← Предыдущая статья

1. Введение

1.1. Почему бизнес опасается новых технологий?

Глаза боятся — руки делают. Так я начну свою очередную статью цикла публикаций про Process Mining. Любое серьёзное изменение в компании начинается с первого шага, и внедрение новой технологии — не исключение. Однако именно этот первый шаг часто вызывает наибольшие сомнения и опасения. Владельцы бизнес-процессов зачастую ясно осознают существующие проблемы, но не решаются приступить к изменениям. Причин множество: страх перед неопределённостью, нежелание открыто признавать ошибки или опасение оказаться некомпетентными в глазах коллег и руководства. Часто отсутствует конкретная информация, необходимая для обоснования инвестиций, или возникают сложности с расчётом финансовой выгоды от внедрения новой технологии.

Тем не менее, всегда находятся те, кто готов двигать изменения. Активные владельцы процессов и новые руководители смело идут вперёд, несмотря на внутренние «политические игры» и объективные сложности, характерные для крупных корпораций. Именно такие люди становятся инициаторами перемен и успешно применяют технологии, превращая слабые места компании в её конкурентные преимущества. На рынке уже есть проверенные решения Process Mining, такие как решение от СБЕРа, которые позволяют компании быстро запустить анализ бизнес-процессов и протестировать технологию без значительных затрат на внедрение.

В этой статье мы вместе разберёмся, как правильно организовать пилотный проект Process Mining, чтобы он не стал формальностью, а реально изменил ваш бизнес к лучшему. Давайте сделаем этот первый шаг вместе.

1.2. Что такое пилотный проект Process Mining и почему стоит начать именно с него?

Пилотный проект Process Mining — это пробный запуск технологии анализа бизнес-процессов в ограниченных масштабах, на реальных данных вашей компании. Цель такого пилота — максимально быстро и с минимальными затратами понять, какой эффект можно получить от внедрения этой технологии.

Почему стоит начинать именно с пилота? Потому что это наилучший способ познакомиться с возможностями технологии без крупных инвестиций и рисков. Например, Сбербанк, внедряя собственную платформу Process Mining, сначала запустил пилотный проект. Уже на этапе пилота были выявлены существенные узкие места и сформированы рекомендации по оптимизации. В итоге внедрение платформы обеспечило Сбербанку экономию свыше 21 миллиарда рублей.

Пилотный проект позволит вашей компании:

• Проверить сформулированные гипотезы и получить первые реальные результаты.
• Оценить применимость технологии именно к вашим задачам и условиям.
• Сформировать убедительное экономическое обоснование для полномасштабного внедрения.
• Сформировать в команде уверенность и доверие к новым решениям.

Таким образом, начиная цифровую трансформацию именно с пилотного проекта Process Mining, вы минимизируете риски и получаете надёжный фундамент для дальнейших стратегических решений и инвестиций. Главное — это начать. Сделайте свой первый шаг, и возможно, именно ваш пилотный проект станет новым успешным кейсом для всей отрасли.

2. Предпосылки проведения пилотного проекта

2.1. Когда компании стоит запускать пилотный проект Process Mining?

Запуск пилотного проекта Process Mining имеет смысл в тех случаях, когда компания сталкивается с непрозрачностью процессов, длительными циклами операций, высокими затратами или сложностями в управлении бизнес-процессами. Однако не всегда очевидно, когда именно стоит делать этот шаг. Ниже рассмотрим основные факторы, которые сигнализируют о необходимости запуска пилота. Если ваша компания сталкивается хотя бы с одной из перечисленных проблем, пилотный проект станет правильным первым шагом на пути к их решению.

Непрозрачность процессов компании и невозможность точной оценки их эффективности

В компании присутствует сложная, многоуровневая система бизнес-процессов, но реальная картина их исполнения остаётся скрытой. Это приводит к повышенной операционной нагрузке, ошибкам в принятии решений и неспособности точно измерить потери или зоны роста.

Признаки проблемы:

• Бизнес-процессы формально описаны, но их реальное исполнение не соответствует ожиданиям.
• Руководители и сотрудники сталкиваются с несогласованностью действий между подразделениями.
• Решения принимаются интуитивно, а не на основе данных.

Высокая стоимость операций и потеря прибыли из-за неэффективности

Если в компании существуют процессы с избыточными ресурсными затратами, но отсутствуют точные данные для их оптимизации, запуск пилота поможет найти узкие места и оценить потенциал их устранения.

Признаки проблемы:

• Низкая рентабельность отдельных направлений бизнеса.
• Высокий уровень операционных затрат, не подтверждённый конкретными данными.
• Повторяющиеся ошибки в процессах, требующие значительных усилий для исправления.

Частые задержки и пробелы в исполнении бизнес-процессов

Длительные сроки исполнения заказов, медленная обработка заявок или сложность контроля поставок — всё это негативно влияет на клиентский сервис и прибыль.

Признаки проблемы:

• Длительное время обработки внутренних или внешних запросов.
• Очереди в бизнес-процессах из-за несогласованных действий сотрудников.
• Проблемы с логистикой, поставками или цепочками поставок.

Необходимость подготовки данных для цифровой трансформации

Process Mining — это инструмент, который помогает оценить готовность компании к цифровой трансформации. Он позволяет собрать первичные данные о работе процессов, на основе которых можно разрабатывать стратегию цифровизации.

Признаки проблемы:

• Руководство компании планирует автоматизацию или внедрение BPM/ERP, но отсутствует ясная картина процессов.
• Ожидания от цифровых инициатив не подкреплены измеримыми показателями.
• Невозможно оценить экономическую эффективность будущих изменений.

Неудовлетворенность результатами предыдущих проектов по улучшению процессов

Необходимо проверить гипотезы, которые ранее выдвигались в рамках Lean, Six Sigma или других инициатив по улучшению процессов. Если предыдущие проекты по оптимизации не дали ожидаемых результатов, анализ на основе данных может помочь выявить истинные причины неэффективности.

Признаки проблемы:

• Компания проводила реорганизацию или оптимизацию процессов, но не получила ощутимого эффекта.
• Инвестиции в улучшение процессов не привели к ожидаемой экономии или росту прибыли.
• Бизнес-процессы продолжают работать со сбоями, несмотря на внедрение новых методологий.

2.2. Что необходимо подготовить для успешного старта?

Успешный пилотный проект Process Mining начинается с правильной подготовки. Ошибочно полагать, что достаточно просто загрузить данные и получить полезные выводы. На практике, подготовительный этап определяет, насколько быстро и эффективно удастся достичь ожидаемых результатов. Рассмотрим ключевые шаги, которые необходимо выполнить перед запуском пилота.

Определение целей пилотного проекта

Перед запуском пилота необходимо чётко сформулировать, какие проблемы бизнеса предстоит решить. Это могут быть:

• Снижение операционных затрат.
• Оптимизация скорости выполнения процессов.
• Повышение прозрачности операций.
• Улучшение клиентского опыта и качества сервиса.

Важно!

Не стоит пытаться решить сразу все проблемы компании. Лучший подход — сконцентрироваться на 1-2 ключевых процессах, анализ которых принесёт осязаемые финансовые эффекты.

Формирование гипотез и ключевых метрик

Гипотезы определяют направление анализа и позволяют связать результаты Process Mining с реальными бизнес-целями. Например:

• Гипотеза: в процессе закупок наблюдаются избыточные циклы согласования, что увеличивает длительность операций.

Метрика: время выполнения процесса закупки (дни).

• Гипотеза: существует скрытый запас материалов, неиспользуемых в производстве.

Метрика: доля запасов, не востребованных более 6 месяцев.

Важно!

Гипотезы должны быть проверяемыми и измеримыми. Не стоит формулировать гипотезы в виде абстрактных утверждений.

Подготовка и доступ к данным

Process Mining строится на анализе логов информационных систем (ERP, BPM, CRM и других платформ). Без качественных данных успешный анализ невозможен.

Что нужно проверить перед стартом:

• Какие системы хранят нужные данные?
• В каком формате ведётся журналирование операций?
• Доступны ли идентификаторы заявок, заказов, клиентов?
• Логируются ли временные метки для построения хронологии событий?

Если данные недостаточно детализированы, может потребоваться дополнительная настройка логирования в IT-системах.

Важно!

Чем качественнее данные, тем быстрее можно получить достоверные выводы. Недостаточное логирование может привести к необходимости перезапуска пилотного проекта.

Определение команды проекта

Для успешного проведения пилота потребуется сформировать рабочую группу, включающую специалистов из разных подразделений.

Ключевые роли:

• Бизнес-заказчик — определяет цели проекта, принимает решения о его масштабировании.
• Владелец процесса — эксперт, знающий детали процесса «как есть».
• IT-специалист — отвечает за выгрузку данных и настройку интеграций.
• Консультанты/аналитики Process Mining — проводят анализ и формируют рекомендации.

Важно!

Чем активнее вовлечённость команды, тем выше шансы на успех. Без заинтересованности владельцев процессов пилот может остаться на уровне эксперимента без реальных выводов.

Подготовка инфраструктуры

Перед запуском пилота необходимо определить, где и как будет проводиться анализ:

• Используется облачная или локальная платформа Process Mining?
• Требуется ли установка дополнительного ПО или коннекторов?
• Какие инструменты визуализации будут использоваться?

Обычно пилот проводится с использованием облачных решений, так как они позволяют быстрее приступить к анализу.

Согласование сроков и формата итогового отчёта

На старте важно договориться о сроках пилота (обычно 1-2 месяца) и о том, какие результаты будут считаться успешными.

• Какие отчёты и дашборды ожидаются?
• Какие показатели важны для принятия решения?
• Кто будет