2.1. Состав бизнес-сценариев (подсистем) ТОРО

Собственная практика проектирования различных систем управления ТОРО и анализ опыта проектирования других консалтинговых компаний показывает, что в большинстве случаев систему управления можно разбить на следующие функциональные подсистемы:

Рис. 7

2.2. Связный поток документов ТОРО – основа эффективного функционирования системы

Система управления ТОРО базируется на целостном потоке документов, формируемых и обрабатываемых различными модулями SAP ERP (Рис. 8). В отдельных случаях этот поток может видоизменяться, и некоторые документы могут вообще не использоваться, например, «Контракты» или «Заказы на закупку услуг ТОРО». Но, в общем случае, нарушения в связности документов или исключение отдельных цепочек в документообороте существенно снижают аналитические возможности системы и иногда делают бессмысленным выполнение отдельных действий в системе. Наиболее часто встречающимся нарушением на практике является разрыв взаимосвязей между заказами ТОРО и заказами на закупку услуг ТОРО.  Заказы на закупку услуг являются компонентом системы управления материальными потоками (MM), а потому зачастую рассматриваются только как средство бухгалтерского учета затрат и их необходимость обуславливается необходимостью осуществления расчетов с поставщиком услуг. При нарушении взаимосвязи между заказами ТОРО и заказами на закупку услуг становится невозможным установление адресной связи затрат на ТОРО и техническими объектами ТОРО. Но встречается и другая ошибка – когда заказ ТОРО создается «задним числом» по факту выполнения работ и используется только для того, что бы формально выполнить заданную настройками SAP ERP последовательность создания заказов MM.

Рис. 8

Еще одним важным условием эффективности работы системы управления ТОРО является обязательность взаимосвязи между заказами ТОРО и сообщениями, на основании которых инициируется создание заказа. При этом не имеет значения, связано это с реакцией на какие-либо отклонения в работе оборудования или мероприятие ТОРО является плановым. Общий принцип таков: «Любой Заказ ТОРО должен иметь связанное с ним Сообщение, однако не каждое Сообщение должно влечь за собой создание Заказа ТОРО». Далее будут рассмотрены различные варианты использования Сообщений.  Поток документов SAP ERP может так же зависеть от формы организации ТОРО. При выполнении работ персоналом собственных структурных подразделений владельца оборудования, цепочка «Заказ ТОРО» => Заказ MM => Акт приема/передачи услуг» отсутствует, вместо нее появляется цепочка «Заказ ТОРО => Подтверждение => Расчет внутренних тарифов работ ТОРО».

2.3. Подсистема оперативного производственного учета оборудования

2.3.1. Иерархическая структура данных об объектах ТОРО – информационная основа системы

Построение рациональной иерархической структуры технических объектов ТОРО – не тривиальная задача. В принципе, сама по себе система SAP ERP не накладывает каких-либо ограничений на число уровней иерархии, но здесь нельзя переусердствовать. При построении структуры объектов нужно, прежде всего, исходить  из принципа «разумной достаточности». На нижних уровнях иерархии следует создавать только те объекты, которые и являются и объектами технического обслуживания и ремонта и объектами отнесения затрат (Рис 9). Чрезмерная детализация структуры и попытки воспроизвести конструкторские чертежные  спецификации с помощью системы кодирования объектов типа «Техническое место» не имеют никакого экономического смысла.

Рис. 9

Зачастую чрезмерная детализация структур объясняется заказчиками необходимостью облегчения поиска объекта, но достичь максимальной скорости и удобства поиска объектов можно и другими средствами, предоставляемыми в SAP ERP. Те же подходы применимы и к построению справочника (реестра) единиц оборудования.

Рис. 10

Структурирование единицы оборудования имеет смысл в тех случаях, когда в процессе ремонта  производится полное разукомплектование, например, для электроцентробежных насосных установок (Рис. 10).

Далее будет показано, каким образом следует оптимально структурировать объекты до уровня запасных частей и комплектующих изделий с помощью системы узловых спецификаций. В данном конкретном случае такое структурирование объекта  оправдано и дает значительные преимущества при организации процесса учета наличия и перемещений УЭЦН.

Пример избыточной детализации при построении иерархии объектов ТОРО показан на Рис. 11. На снимке экрана видно, что в качестве технического места указан фактически измеряемый параметр, а не реальный технический объект.  Совершенно очевидно, что «Температура нефти в сепараторе» не может быть ни объектом ремонта, ни объектом учета затрат. Ничего кроме разрастания глубины иерархического дерева это не дает, хотя заказчик, настаивавший на таком структурировании, конечно же, руководствовался благими намерениями  и доказывал, «что ему так удобней находить месторасположение объектов». Подходы по принципу «так удобней» всегда отражают частные вкусовые предпочтения отдельного специалиста и ничего общего с целями обеспечения эффективного управления системой ТОРО не имеют. Иерархическая структура объектов в SAP не может и не должна заменять технологические схемы, схемы размещения и прочие технические документы.

Рис. 11

2.3.2.  Связь реестра оборудования со справочником материалов

Любое оборудование в момент его приобретения представляет собою товарно-материальный объект системы управления материальными потоками и в момент его поступления на склад обладает в системе SAP ERP только идентификатором (кодом) материала. Для обеспечения преемственной взаимосвязи единицы оборудования как  объекта ТОРО с источником ее возникновения в форме объекта управления материальными потоками крайне желательно использовать такую характеристику в основной записи реестра (справочника) ЕО как «Тип конструкции».  Несмотря на весьма неудачное наименование этого поля, его необходимо использовать для получения доступа к некоторым данным, характеризующим стоимостные оценки оборудования на момент его приобретения, но самое главное - для получения доступа к спецификациям запасных частей, ремонтных комплектов. В системе SAP ERP есть возможность прямого связывания спецификаций запасных частей с  единицами оборудования, но недостаток такого способа в том, что для каждого экземпляра записи оборудования необходимо создавать свой экземпляр спецификации. Такой подход приемлем только для уникального оборудования, имеющегося в малом количестве. Для основной массы оборудования наиболее оптимальным является создание спецификаций  к оборудованию, представленному в системе как товарно-материальный объект. В этом случае, все экземпляры единиц оборудования, ссылающиеся на один и тот же код основной записи ТМЦ, имеют ссылку на одну и ту же спецификацию (см. Рис. 12, Рис. 13). Такой подход существенно упрощает и процесс создания спецификаций, и процесс отслеживания их изменений. Для случаев когда имеются альтернативные варианты поставки запасных частей (от другого изготовителя, аналогичных по конструктивно-техническому исполнению), могут использоваться либо варианты к спецификации, либо  цепочки вариантов замены.

Рис. 12

Рис. 13

Еще одной задачей, которая должна решаться при рассмотрении взаимосвязей между реестром (справочником) оборудования и справочником материалов, является  инициация процедур создания новой записи ЕО при приемке на склад МТО вновь поступающего оборудования. Это одно из наиболее слабых мест во взаимодействии модуля управления материальными потоками и модуля ТОРО. Факт поступления на склад нового оборудования далеко не всегда становится известным специалистам, осуществляющим эксплуатацию и обслуживание оборудования, поэтому заявка на создание новой записи в справочнике ЕО о поступившем оборудовании возникает с очень большим опозданием. Не редки случаи, когда единица оборудования уже установлена, эксплуатируется и требует технического обслуживания, а соответствующих данных о ней в системе управления ТОРО – нет. Хотя в стандартной реализации SAP ERP имеется  возможность автоматического создания новой записи ЕО в момент поступления ее на склад МТО, но при укрупненном методе учета основных средств (ОС) возникают определенные трудности.  Для преодоления этих трудностей и возможности автоматизированного создания, вновь поступивших единиц оборудования при приемке новых материалов, даже в случае укрупненного учета ОС, в системе SAP ERP следует внести ряд изменений, которые позволят автоматически создавать новые единицы оборудования при проводке документа поступления материала. Изменения состоят в том что, в основную запись материала (ОЗМ) добавлены дополнительные аналитические признаки:

• признак релевантности материала понятию «единица оборудования»;
• номер ЕО, которая служит образцом при создании новой единицы оборудования.  Заполняется в том случае, если  в справочнике ЕО имеется запись для данной ОЗМ с аналогичными техническими и эксплуатационными характеристиками.

При формировании заявок на закупку материалов признак релевантности ЕО и номер ЕО-образца автоматически копируются из данных ОЗМ в позиции заявок. Кроме того, в случае отсутствия необходимых данных в ОЗМ, предусматривается возможность заполнения значения признака релевантности ЕО и номера ЕО-образца непосредственно в заявке на закупку.

Для обеспечения возможности автоматического определения технического места-площадки хранения, на котором автоматически будут смонтированы вновь создаваемые ЕО, ведется вспомогательная таблица соответствия завода, складов и технических мест-площадок хранения (складов).

При проводке документа поступления материала для каждой позиции, релевантной единицам оборудования, на соответствующем указанному складу техническом месте автоматически создаются новые единицы оборудования. Количество создаваемых единиц оборудования равно количеству в позиции документа материала. Для обеспечения возможности связи между документами поступления материалов, документами закупки  и дальнейших движений единиц оборудования в основной записи каждой создаваемой единицы оборудования автоматически заполняется системный номер документа материала («Тип конструкции»).

При автоматическом  создании единиц оборудования в документах поступления материалов могут отсутствовать следующие ключевые данные:

• серийные или заводские номера производителя;
• принадлежность классу и классификационные характеристики, если при создании не указана единица оборудования – образец;
• инвентарный номер и номер основного средства;

Специалист ТОРО-получатель оборудования со склада должен самостоятельно доопределить недостающую информацию во вновь созданных единицах оборудования перед их перемещением с технического места – площадки хранения оборудования на технологические объекты.

2.3.3.  Связь технических объектов ТОРО со справочником основных средств

В тех случаях, когда объект ТОРО является объектом системы учета основных средств в модуле  FI, для связи этих систем используется поле «ОснСредство» в основной записи реестра технических объектов (справочник ТМ или  справочник ЕО). (Рис. 14)

Рис. 14

Наличие такой взаимосвязи позволяет решать задачи оценки целесообразности продолжения эксплуатации, объекта путем сопоставления балансовой и остаточной стоимости объекта с совокупными затратами на ТОРО.  Кроме того, в ряде случаев в документах ТОРО, по требованиям бухгалтерского учета, необходимо указывать номер основного средства  (или его инвентарный номер).

2.3.4. Система классификации   объектов в ТОРО

Система классификации в рамках системы SAP ERP – универсальный инструмент наделения любых объектов дополнительными характеристиками, обладающими свойством наследования. Система классификации строится как многоуровневая иерархическая структура, у которой каждый нижестоящий уровень наследует свойства (характеристики) вышестоящего.  В рамках системы управления ТОРО система классификации объектов используется, прежде всего, для того, чтобы обеспечить описание всего многообразия свойств и характеристик объектов ТОРО, значимых как для оценки технического состояния, так и для оценки текущего состояния парка оборудования в самых различных ракурсах. 

Основная запись в реестре (справочнике) технических мест или реестре (справочнике) единиц оборудования обладает фиксированным и единым для всех набором полей для описания свойств и характеристик объекта. Использование системы классификации позволяет практически неограниченно расширить набор данных об объекте. Однако не следует эту свободу воспринимать как свободу расширения объема данных по принципу «на всякий случай» или пытаться занести все данные, которые могут быть получены из конструкторско-технологической документации изготовителя.  Практика показывает, что в большинстве случаев используется относительно небольшое число характеристик, а созданные «на всякий случай» так и остаются не заполненными.

Рис. 15

Основным назначением системы классификации должно быть оказание практической помощи при формировании отчетов и экранных форм для однородных и сопоставимых по своим свойствам групп объектов ТОРО. Классификационные признаки служат так же хорошим средством описания унифицированных алгоритмов обработки данных для однородных групп оборудования. Этого зачастую не удается  добиться, используя разделение оборудования по признаку «Вид оборудования», т.к.  справочник видов не структурирован и представляет собой одноуровневый линейный список, в котором могут быть смешаны различные уровни группирования объектов. Весьма полезным решением является такое построение классификатора, что бы он в какой-то части (хотя бы на первом уровне) пересекался со списком видов оборудования. Это облегчает пользователям процедуры поиска и агрегирования, не прибегая к более сложным процедурам поиска по классификатору. При этом в случаях использования классификатора для объектов, отобранных по видам оборудования, на экранных формах не будет происходить перемешивание технических характеристик разнородных объектов.

Систему классификации целесообразно так же использовать для автоматической унификации наименований оборудования в основной записи справочника оборудования. Поскольку наполнение справочника происходит непрерывно и на основании данных, предоставляемых разными людьми, то, как правило, различные экземпляры одного и того же объекта имеют разные наименования. Это затрудняет аналитику данных, извлекаемых из системы. С одной стороны, различные кодовые обозначения не несут смысловой нагрузки, а с другой стороны, из-за различий в наименованиях, однотипные объекты  размещаются в отчетных формах в различных местах, да сами наименования так же часто некорректны с технической точки зрения. Для автоматического образования имени объекта используются наименования класса и некоторые значения его технических характеристик. Пример такого способа наименования единиц оборудования описан в разделе «Оперативный учет ГНО». При этом первоначальное, неформализованное наименование, введенное при первичном наполнении базы данных, будет автоматически приводиться к унифицированному виду при любых изменения и сохранении основной записи об объекте.

Пример построения классификатора для единиц оборудования, характерный для нефтедобывающего предприятия:

Рис. 16

Замечание к примеру: если планируется использовать наименования классов для формирования унифицированных наименований оборудования – наименования классов должны грамматически указываться в единственном числе.

2.3.5.  Перемещение оборудования – основа оперативного учета наличия оборудования

Задачи и цели оперативного учета наличия оборудования, как в местах эксплуатации, так и в местах ремонта и  временного хранения, существенно отличаются от задач и целей бухгалтерского учета.  Во-первых, нет полного соответствия по номенклатуре между объектами учета, а во-вторых, ряд перемещений объектов в процессе эксплуатации и ремонта не представляет интереса для бухгалтерского учета, но имеет существенное значение для оперативного управления процессами ТОРО. Оперативный учет оборудования строится на выполнении таких системных операций (транзакций) SAP ERP как «демонтаж» и «монтаж» единиц оборудования. Стандартным решением SAP для отслеживания перемещений оборудования является просмотр периодов использования, которые автоматически изменяются после каждого исполнения операций «демонтажа/монтажа» (Рис. 17). Такой анализ может быть произведен как по определенной единице оборудования («история жизни оборудования»), так и по отдельному техническому месту («история замены оборудования»).

Рис. 17

Выполнение операций перемещения должно сопровождаться изменением статуса (состояния) оборудования, которое он приобретает, изменив свое местонахождение.

Используя стандартный прием выгрузки  отчета о периодах пребывания в формате Excel, можно легко построить сводную аналитическую таблицу, позволяющую  оценить  количество единиц оборудования на различных площадках хранения, абсолютное и среднее время пребывания оборудования в той или иной стадии ремонта и многие другие параметры, характеризующие организационный уровень системы ТОРО. На Рис. 18 приведен пример отчета о среднем времени «пролеживания» УЭЦН на ремонтных площадках сервисного предприятия и времени пребывания отремонтированного оборудования в «холодном» резерве. Устанавливая предельные сроки хранения и используя условное форматирование цветом, легко увидеть нарушения в организации процесса ремонта оборудования.

Стандартное решение SAP ERP требует исполнения последовательности трех действий: демонтаж=>монтаж=>смена статуса. На практике эта последовательность выполняется с ошибками, не своевременно и не в полном объеме. Особенно это касается изменения статусов оборудования. В итоге оперативный учет становиться недостоверным и не дает надежной основы для принятия управленческих решений.

Рис. 18

Решение этой проблемы лежит в применении специальной разработки интерфейса, позволяющего выполнять перемещения объектов в системе SAP ERP «выделением» и «перетаскиванием» перемещаемого объекта на экранной форме, подобно тому, как это делается при перемещении файлов в обычных браузерах (Рис. 19). Пользователю остается только указать дату физического перемещения и в некоторых случаях количественные характеристики перемещаемого объекта.  По сути дела, эта разработка представляет собой программную оболочку, выполняющую ту же самую последовательность транзакций, что и стандартное решение, но делает это «скрыто» от пользователя. Цветовая окраска объектов позволяет видеть объекты, которые не могут быть перемещены, объекты которые только, что были перемещены, а преднастроенная фильтрация объектов по техническим местам сокращает набор видимых на экране перемещаемых объектов.  Возможно так же и массовое перемещение путем предварительного выделения всех однородных перемещаемых объектов (например, манометры или трубы НКТ) и «перетаскивания» их на техническое место типа «Площадка».

Рис. 19

Применение описанных выше стандартных решений для оперативного учета глубинно-насосного оборудования (ГНО) встречается с рядом трудностей. Глубинно-насосное оборудование скважин (электроцентробежные насосные установки, трубы НКТ, насосные штанги, кабели ЭЦН и их компоненты) – наиболее активная часть основных фондов нефтегазодобывающих предприятий. Закупки нового оборудования, оценка его наличия в различных стадиях эксплуатации и хранения, подбор оборудования в соответствии с технологическими требованиями добычи требуют оперативного и, главное, достоверного учета всех компонентов ГНО. Данные такого учета должны быть доступны широкому кругу специалистов, быть сопоставимыми во времени и по источникам данных.

Стандартные решения SAP по учету перемещений оборудования не учитывают некоторых особенностей ГНО.  Реализации задачи учета ГНО не является тривиальной по сравнению со стандартными решениями в SAP, обеспечивающими учет обычного оборудования. Помимо общего количественного учета по местам эксплуатации и местам хранения, большой интерес для специалистов добывающего предприятия представляет учет ГНО по его состоянию (в эксплуатации, на комиссионном обследовании, в ремонте, отремонтировано и готово к использованию и т.д.).  Здесь основные проблемы учета носят чисто организационный характер. Отслеживание и фиксация изменения  состояния учетного объекта при каждом его перемещении достаточно трудоемкая работа при использовании стандартных методов учета в SAP ERP.

Решение проблемы учета ГНО требует выполнения ряда доработок в системе и в отдельных случаях отхода от применения стандартных вариантов транзакций «демонтаж-монтаж».

В целях оперативного производственного учета УЭЦН в системе SAP вводятся объекты:

a.    «Установка УЭЦН в сборе» (УЭЦН), относящаяся к подклассу «Насосы погружные электроцентробежные» и обладающая ограниченным набором технических параметров (классификационных признаков): «Габаритная группа», «Теоритическая производительность», «Текущая дата начала эксплуатации», «Напор насоса». Значение этих  признаков обновляются автоматически при перемещении/монтаже УЭЦН на скважину. Наименование установки формируется автоматически и состоит из постоянного текстового значения «УЭЦН», цифрового значения габаритной группы первой секции, цифрового значения производительности секции с наименьшей производительностью и цифрового значения суммарного напора всех секций смонтированных на установке. Все отдельные части обозначения разделяются дефисом. В тех случаях, когда по технологическим соображениям на установку монтируются секции с различными значениями по производительности, все эти значения включаются в наименование последовательно по нарастанию от наименьшего значения к  наибольшему