15 Сбыт

Сбыт – это соединительное звено между бизнесом и его клиентами. Область сбыта отвечает за создание предложений, ввод заказов клиентов и фактурирование поставленных материалов или услуг. В системе SAP задачи области сбыта поддерживает компонент «Сбыт» (Sales and Distribution), который мы будем в дальнейшем обозначать как SAP SD).

В этой главе обсуждаются следующие темы:

• Ключевые задачи области сбыта
• Как вводить и обрабатывать заказы клиентов
• Особые соображения по фактурированию
• Выполнение проверки доступности
• Обработка рекламаций
• ] Опции по созданию аналитических отчетов в области сбыта

15.1 Области задач сбыта

В этой главе описываются все процессы сбыта: от запроса клиента или предложения до ввода заказа клиента и от ввода заказа клиента до фактурирования. На практике многие компании распределяют эти задачи между разными функциональными отделами и, следовательно, разными пользователями SAP. Например, бухгалтерия дебитора (customer accounting) отслеживает обработку платежей.

Перед тем как клиент получит желаемый материал или ему будет оказана желаемая услуга, должно быть выполнено несколько шагов.

1. Запрос клиента и предложение (Customer inquiry and quotation)
В предпродажной фазе (она необязательна) клиент направляет запрос, а поставщик – предложение. Клиент, например, направляет запрос о наличии конкретных материалов на складе и об их стоимости. Предложение представляет собой юридически обязывающее заявление о готовности поставить материал или оказать услугу на установленных условиях. Данные, хранящиеся в запросах и предложениях, ложатся в основу последующих документов в системе SAP.

2. Заказ клиента (Sales order)
Заказ клиента – это отправная точка процесса продажи. Например, клиент звонит и заказывает материал или услугу, а ответственный за сбыт вводит заказ клиента в систему SAP. Это может быть как разовый заказ на поставку, так и долгосрочный договор. В последнем случае в основных записях условий в системе SAP могут быть предусмотрены и определены особые условия.

3. Проверка доступности (Availability check)
Во время ввода заказа ответственный за сбыт проверяет, доступны ли запрашиваемые материалы на требуемую дату поставки. После сохранения заказа клиента в системе SAP – если материал действительно доступен в запрашиваемом количестве в запрашиваемый срок, – может быть создана поставка. Если материал недоступен в запрашиваемый срок, система предложит новый срок поставки. Поставка может быть выполнена частично (partial deliveries) или полностью (full delivery) в более поздний срок.

4. Поставка (Delivery)
Далее запускается поставка клиенту.

5. Запрос на перенос (Transport order)
Запрос на перенос, который создается далее в системе SAP, предполагает перенос материалов к месту комплектования, а не транспортировку материалов в место клиента.

6. Комплектование (Picking)
Здесь материалы упаковываются, и к ним добавляются отгрузочные документы.

7. Отпуск материалов (Goods issue)
После того как в системе SAP выполнена проводка отпуска материалов, они отправляются клиенту.

8. Фактурирование (Invoicing)
Затем поставка фактурируется, а счет дебитора (customer account) дебетуется.

9. Оплата (Payment)
Входящие платежи отслеживаются в области финансов. Дебетованный счет дебитора выравнивается.

Цикл продаж

СПРАВКА. Стандартные заказы. Вид заказа (order type) состоит из параметров управления, управляющих дальнейшей обработкой в системе В системе SAP вид заказа на поставку по умолчанию – это стандартный заказ (клиента).

Клиенты (дебиторы) направляют рекламации, если получают не те или некачественные материалы или если счетCфактура выставлен некорректно. Обработка рекламаций в системе SAP предлагает решение по этим рекламациям: клиент может вернуть материалы и получить замену или кредитовое авизо.

Кроме того, вывод или последующая обработка документов в системе SAP отображается через управление выходными документами (message control) и документы (заказы, счетаCфактур и т. д.). Для упрощения этого процесса транзакции используют специальные интерфейсы.

Цены вычисляются с помощью техники условий и расчета цен; эти методы учитывают особые условия.

SAP SD включает в себя функции, поддерживающие работу сотрудников в процессе продажи. В этой главе основное внимание уделено обработке заказа клиента, проверке доступности и обработке рекламаций. В следующих разделах будет показано, как продажи отображаются с помощью организационных единиц системы SAP.

15.2 Организационные структуры

В системе SAP отдел продаж предприятия отображается с помощью организационных единиц. В дополнение к единицам, использующимся только в сфере продаж, для этого отдела значимы также балансовая единица организационные единицы завода. В сфере продаж в системе SAP завод – это завод-поставщик, т. е. место, откуда клиенты получают продукты. Помимо завода есть и иные организационные единицы, которые ведутся и используются в продажах. Они приведены ниже:

Рынок сбыта (Sales area)
Рынок сбыта отвечает за продажу материалов клиентам. Он присваивается балансовой единице.

Сбытовая организация (Sales organization)
Все торговые документы присваиваются сбытовой организации. Одна или несколько сбытовых организаций могут быть присвоены одному рынку сбыта.

Канал сбыта (Distribution channel)
Канал сбыта – это путь, по которому материалы и услуги приходят к клиентам. Типичным каналом сбыта является оптовая торговля (B2B, или бизнес – бизнес), розничная торговля (B2C, или бизнес – клиент), посылочная торговля или прямой сбыт.

Сектор (Division)
Сходные продукты группируются по секторам, т. е. группировкам материалов и услуг, распространяемых предприятием. Это позволяет распределить ответственность за эти продукты в рамках предприятия. К примерам сходных продуктов (из разных секторов) относятся насосы, мотоциклы и краски.

Склад (Storage location)
На уровне склада материалами управляют на количественной, а не на стоимостной основе. Один или несколько складов присваиваются заводу.

Пункт отгрузки (Shipping point)
В пункте отгрузки выполняется отгрузка. Они могут быть физически удалены от предприятия (например, грузовые платформы или аэропорты). Во время ввода заказа пункт отгрузки можно определять автоматически.

В следующем разделе подробно обсуждаются основные данные.

15.3 Основные данные

Ключевое значение для эффективного процесса продаж имеет актуальная и корректная информация о клиентах, товарах (материалах) и условиях продажи. К числу важных основных данных в SAP SD относятся:

• Основные данные дебиторов
• Основные данные материала
• Основные данные условий

Чтобы понимать операции процесса продаж, вам необходимо знать основные данные. В следующем разделе описано, как создать основные записи дебитора (клиента), материала и условий, заполнив необходимые поля.

Создание основных записей дебитора

Сведениями о клиентах компании управляют в основных записях дебиторов (customer master), где ведется вся информация, значимая для продаж. Основные записи дебиторов создаются в области продаж, а затем становятся доступными всей системе SAP, что позволяет избегать избыточности в представлении информации, а также противоречивости данных. Следовательно, с основными данными дебиторов работают и пользователи компонента «Учет и отчетность». Однако разные подразделения работают с разными ракурсами (или вкладками). В основной записи дебитора есть несколько уровней, на которых определены соответствующие данные. Есть общий уровень, который относится ко всему дебитору, а также ракурсы для учета и отчетности и продаж; каждый из ракурсов подразделен на следующие инфо-разделы:

• Общие данные (данные на уровне дебитора), например, адреса и контактная информация
• Данные учета и отчетности (данные на уровне балансовой единицы), например, банковские реквизиты
• Данные продаж (данные на уровне рынка сбыта), например, места доставки Давайте разберем пример, чтобы получить навык создания основной записи дебитора.

Давайте разберем пример, чтобы получить навык создания основной записи дебитора.

1. Для того чтобы запустить транзакцию, создающую основную запись дебитора (транзакция XD01), введите код транзакции в поле команды или пройдите по пути меню SAP Easy Access: Логистика (Logistics) • Сбыт (Sales and Distribution) • Основные данные (Master Data) • Деловой партнер (Business Partner) • Клиент (Customer) • Создать (Create) • Всего (Complete).

2. В первом экране введите группу счетов, дебитора (номер дебитора), балансовую единицу, сбытовую организацию, канал сбыта и сектор:

• Группа счетов (Account Group): ZK01 (Заказчик)
• Дебитор (Customer): zхcust01
• Балансовая единица (Company Code): 1000 IDES AG
• Сбытовая организация (Sales Organization): 1000 Germany Frankfurt
• Канал сбыта (Distribution Channel): 12 Перепродажа
• Сектор (Division): 00 Разные секторы

3. Для того чтобы покинуть первый экран, нажмите на клавишу (¢). Система перенесет вас в ракурс Создать дебитора: Общие данные (Create Customer: General Data).

4. Теперь вы можете ввести оставшиеся данные в соответствующих вкладках. Щелкая по кнопкам Данные по БЕ (Company Code Data) и Данные рынка сбыта (Sales Area Data), вы перейдете к соответствующим вкладкам.

5. Вы ведете адрес дебитора и другие подробности во вкладке Адрес (Address) общих данных дебитора. В этом примере воспользуйтесь следующими данными:

• Обращение (Title): Фирма
• Имя (Name): Special Machinery Inc. (или любое другое имя)
• Критерий поиска 1/2 (Search Term 1/2): ZXCUST01
• Улица/номер дома (Street, House Number): Mainstreet 1 (или любой другой адрес)
• Пиндекс/Город (Postal Code, City): 91056 Erlangen
• Страна (Country): DE
• Регион (Region): 09 Bavaria
• Транспортная зона (Transportation Zone): 90000 Region South

6. В этом примере введите Регналогномер-1 (Tax ID) DE47110815 во вкладке Управляющие данные (Control Parameters).

7. В данных балансовой единицы (доступных при нажатии кнопки «Данные по БЕ») во вкладке Ведение счетов (Account Management) введите 140000 в качестве значения поля Контрольный счет (Reconciliation Account) (за описанием функции контрольного бухгалтерского счета обратитесь к главе 16 «Финансы»).

8. В данных рынка сбыта (доступных при нажатии кнопки «Данные рынка сбыта») во вкладке Продажа (Sales) введите 02 в качестве значения поля Группа клиентов (Customer Group).

9. Введите следующий пример данных во вкладке Отгрузка (Shipment):

• Условие отгрузки (Shipping Condition): 10 немедленно
• Завод-поставщик (Develering Plant): 1000 Hamburg

10. Во вкладке Фактура (Invoice) вы ведете данные, необходимые для выпуска счетаCфактуры. В этом примере используйте следующие данные:

• Инкотермс (Incoterms): CFR (Затраты+фрахт)
• Условие платежа (Terms of Payment): ZB00 немедленно к оплате без удержания
• Налоговая классификация (Tax Classification): 1 облагаемый налогом

11. Наконец, сохраните основную запись дебитора, щелкнув по кнопке Сохранить (Save) (комбинация клавиш (Ctrl)+(S)).

Не забывайте сохранить основные записи дебиторов после заполнения всех необходимых полей.

Создание основной записи материала

Вам нужен материал, заготавливаемый отделом закупок