SAP eAcademy SCM – Procurement:  TSCM50 – Procurement I (Курс TSCM50 – Закупки, часть1), колонка 3

Данная колонка является продолжением описания курса TSCM50 – Procurement I. Начало описания находится http://sapland.ru/blogs/bashkatov/?post=7233.

Курс адресован, прежде всего, консультантам, выполняющих настройку процессов закупки с помощью SAP ERPи SAP SCM.

Содержание курса

В данной колонке будет рассказано о последующих 4 разделах данного курса: Источники поставки (Sources of Supply), Выбор источника поставки (Source Determination), Оптимизированный план закупок и фактурирования (Optimized Purchasing and Invoicing Plan), Процедура деблокирования документов (Document Release Procedure).

В разделе Источники поставки поясняется ведение цен для поставщика. Это может быть осуществлено с помощью инфо-записей, контрактов, соглашениях о поставках.

В части «Закупочная инфо-запись» содержит информацию о ведении инфо-записи и аттестации поставщиков (bueyr’s negotiation sheet).

Источником поставки материала может служить: завод, рамочное соглашение и инфо-запись. Инфо-запись содержит в себе условия поставки определенного материала от определенного поставщика на уровне закупочной организации и завода (чтобы использовать уровень завода должна быть сделана соответствующая настройка по пути Закупки -> Условия -> Определение управления условиями на уровне завода ). Инфо-запись может создаваться не только для одного материала, но и для группы материалов. В инфо-записи можно массово изменить условия (например, увеличить цена на 10%). В ведомости переговоров о закупках ведется информация о поставщике и товарах, которые он поставляет.

Часть «Контракт» было для меня очередным открытием курса.
В системе можно создавать контракты (в дальнейшем можно создать заказ со ссылкой на контракт) и соглашения поставках. Контракт в свою очередь может создаваться как со ссылкой на заявку, так и независимо от другого документа. Когда по контракту создаётся заказ на поставку, то количество из контракта отзывается (из контракта можно увидеть, какое количество было отозвано); также напрямую из контракта можно создать заказ на поставку. Контракты различают: количественные и стоимостные (указывается общая стоимость). Контракт можно создавать в привязке к заводу, а можно без привязки к заводу, а только к закупочной организации. Контракт можно создать без указания кода материала и даже цены, используя контировки M и W.
В части также показано использование и настройка отчетности по контрактам.

В части «Соглашение о поставках» даётся пояснение различным типам соглашений о поставках.

Соглашение о поставках может создаваться без ссылки на какой-либо документ, а может со ссылкой на контракт, заявку, запрос/предложение, а также с помощью функционала MRP (нужны соответствующие признаки в ОЗМ). Данный документ может создаваться без кода материала с указанием контировки.

Различают соглашение о поставках без документации по отзывам и с документацией. В 1ом случае, документ после сохранения приобретает официальный характер и отправляется после сохранения поставщику. В случае соглашения о поставках с документацией до отправки документа поставщику он может изменяться; отправляется в момент создания прогнозного (forecast) или срочного (JIT) отзыва. Прогнозные соглашения о поставках используются для краткосрочных периодов (менее недели), а прогнозные – для среднесрочных (более недели).

При ведении соглашений о поставках можно использовать лимиты; в случае превышения лимита создаётся еще одно соглашение о поставках.

В разделе Выбор источника поставки поясняется, как работать с источниками поставки, чтобы выбрать наиболее подходящий источник. Раздел состоит из 3х частей.

Часть «Книга источников поставки» явилась для меня очередным поводом поблагодарить данный курс. В части рассматривается работа с книгой источников поставки в связи с процессами MRP и созданием заявки на закупку, а также оценкой поставщиков по инфозаписям.

Использование книги источников поставки может быть обязательно для завода и/или материала.

В книге источников поставки мы можем указать запись, откуда будет поставка, содержащая код поставщика, материал, или группу материалов, период, когда данная запись действительна; индикатор блокирования (запрещает использование) и фиксации (используют только данную запись при ручном вводе), индикатор использования в MRP (Планирование потребности в материалах).

Книга источников поставки может вестись вручную, с помощью соглашений о поставках, с помощью инфо-записей, и автоматически (полезно, когда в системе несколько инфо-записей на один материал и требуется обновить книгу источников поставок).

Из части «Квотирование» я узнал, как можно использовать квоты по источникам поставки и как рассчитывается рейтинг квотирования.

Перед использованием квотирования необходимо определить документ (заказ на поставку или заявка), для которого будет применимо квотирование. Затем в основной записи материала, необходимо обозначить «Использование квотирования» в ракурсе «Закупки».

Потом можно переходить к назначению квот источникам поставки (может быть как поставщик, так и завод). Квота определяет долю из общей закупки материала, которую данный поставщик/завод может занять. Квота определяется в процентах. При выборе источника поставки, поставщик/завод определяется на основе квотного рейтинга, или квотативного числа (quota rating) – чем ниже данной число, тем предпочтительнее поставщик. Квотативное число равно отношению суммы квотированного количества (quota-allocated quantity) и базисного количества квотирования (quota base quantity).

Разумеется, квоты разумно применять при закупке товара больше определенного количества – и это количество для материала можно установить. Оно называется минимальное количество для разделения (minimum quantity for splitting). Также мы можем настроить количество для однократной закупки и обозначить, что если данное количество превышено, то следует выбрать другого поставщика.

Для меня узнать о данном функционале было очень полезно, так ранее не видел его применения на практике и, соответственно, не проектировал бизнес-процесс с учетом квотирования в закупках и не производил настройку.

Часть «Прочая информация о выборе источника поставки» (Further Aspects of Source Determination) содержит описание работы системы при автоматическом выборе источника поставки, а также тонкости работы с источниками и заявками на закупку.

При автоматическом выборе источника поставки с помощью MRP система анализирует записи квотирования, а затем записи книги источников поставки, помеченные индикатором для MRP. Приоритетность анализа при автоматическом выборе источника поставки следующая: записи квотирования, записи книги источника поставки, соглашения о поставках, инфо-запись.

Из данной части я узнал о возможности ведения постоянного поставщика для материала с помощью инфо-записи, о кнопке в заказе на поставку и заявке «Каталог», позволяющей задавать материалы с помощью внешнего каталога материалов; возможность блокирования поставщиков, определенных источников поставок и контрактов; а также возможность обмена данными с системой SAP SRM с модулем Sourcing.

Рис. 1 Кнопка "Каталог" в заявке на закупку - позволяет сделать связь с внешним порталом

Раздел Оптимизированный  план закупок и фактурирования содержит информацию о создании заказов на поставку с помощью заявок; ведение параметров пользователя, касающихся закупок; настройках сообщений в закупках и подтверждений в заказе на поставку; рассматриваются виды фактурирования. Состоит из 5 частей.

В части «Обработка заявок на закупку без источника поставки» описана работа с транзакцией ME57. На основе заявки на поставку мы можем создать заказ на поставку, запрос/предложение, соглашение о поставках. С помощью транзакции ME57 в режиме ALV мы можем и присвоить источник поставки и создать последующий документ.

Рис. 2 Создание заказа на поставку на основе заявки с помощью транзакции ME57

В части «Обработка заявок на закупку с источниками поставки» поясняется создание заказов на поставку тремя способами: вручную, массово и автоматически.

С помощью транзакции ME58 (Составление заказов по присвоенным заявкам) мы можем поочередно обрабатывая заявки создавать один или несколько заказов на поставку.

С помощью обзора документов в заказе на поставку и специально созданного варианта мы можем отобрать несколько заявок (или позиций заявок с сортировкой по поставщикам) и создать заказ на поставку.

А вот с помощью транзакции ME59A (Автоматически через заявки) и предварительно указанных индикаторов в основной записи материала и кредитора мы можем автоматически создать заказы на поставку.

Рис. 3 Индикатор автоматического создания заказа на поставку в основной записи кредитора

Рис. 4 Индикатор автоматического создания заказа на поставку в основной записи материала

В части «Тонкости настройки» поясняются три параметра пользователя: MSV, EVO и EFB.

MSV позволяет выбрать версию сообщений в закупке. EVO содержит параметры для закупок: тип обновления инфо-записи, отображение экрана «Обзор документов» в заявке и заказе на закупку, а также автоматическая простановка галочки «Выбор источника поставки». EFB определяет полномочия пользователя на ссылочное создание документов и изменение условий в документах закупки.

В части «Отслеживание заказа на поставку» показана работа с подтверждениями в заказе на поставку.

Подтверждения можно использовать для отслеживания статуса и дат поставки заказа на поставку. Подтверждения могут содержать информацию о том, что поставщик подтвердил заказ, погрузил и/или отправил товар. Схема подтверждения может предполагать последовательность подтверждений.

Рис. 5 Вкладка "Подтверждения" в данных позиции заказа на поставку

В части «План фактурирования» показаны использование и настройка периодических и частичных планов фактурирования в закупках, а также автоматическое создание счетов-фактур на основе периодических планов фактурирования.

Периодический план фактурирования применим, когда осуществляются проводки через фиксированный промежуток времени, например, арендная плата или оплата связи.

Частичное фактурирование связано с разбиением всей работы на части и обозначение дат выставления счетов-фактур.

В случае использования периодического плана фактурирования и установки соответствующего индикатора в основной записи кредитора, можно использовать транзакцию MRIS (Расчет плана фактурирования).

Рис. 6 Индикатор в основной записи кредитора, позволяющий использовать расчет плана фактурирования

Раздел Процедура деблокирования документов описывает деблокирование для заявок на закупку и внешних документов закупки (заказов на поставку, соглашений о поставках, запросов предложений).

В части «Процедура деблокирования» описаны процедуры деблокирования для заявок и заказов на поставку. Если документ не деблокирован, то по нему невозможно осуществлять дальнейшие операции: создавать последующие документы, выдавать сообщения. Документы можно деблокировать как по отдельности, так и массово.

Различают процедуру деблокирования без классификации (доступна для заявок на поставку и может проводиться на уровне позиции) и с классификацией (доступна для заказов на поставку, проводится исключительно на уровне заголовка).

Для стратегии деблокирования доступно 8 шагов; кому из пользователей доступен тот или иной шаг - регулируется с помощью полномочий.

В части «Настройка процедуры деблокирования» пояснено как использовать и понимать транзакции деблокирования заявок на закупку и заказов на поставку: ME55 – групповое деблокирование заявок, ME54N– групповое деблокирование заявок по отдельности, ME28 – групповое деблокирование заказов на поставку.

При настройке стратегии деблокировании мы можем определить: группу и коды деблокирования, когда данная стратегия применимее (завод, контировка,