SAP eAcademy SCM – Procurement:  TERP41 SAP ERP: Introduction to Processes in Procurement (SAP ERP: Введение в бизнес-процессы закупок)

Это первый курс в электронной Академии, описывающий исключительно процессы и основные данные закупок в SAP ERP. Содержит описание процесса Purchase-to-Pay от заявки до оплаты, поясняются основные данные материала и кредитора, а также рассказывается про два отчета в закупках.

Содержание курса

Курс состоит из одного содержательного раздела, включающего 5 частей: Организационные уровни и основные данные (Organization Levels and Master Data), Заявки на закупку и заказы на поставку (Purchase Requisitions and Purchase Orders), Поступление материала и проводки переноса (Goods Receiptand Transfer Postings), Invoice Verification and Vendor Payment(Контроль счетов и платеж поставщику), Отчетность (Reporting).

В части Организационные уровни и основные данные (Organization Levels and Master Data)объясняются организационные уровни в закупках (Procurement) в SAP ERP(мандант, балансовая единица, завод, склад, закупочная организация / группа закупок) и управлении запасами (Inventory Management) (мандант, балансовая единица, завод, склад).

Мандант (Client) – это наивысший организационный уровень в системе, имеющий собственные основные данные и набор таблиц.

Балансовая единица (Company Code) – организационная единица, на уровне которой ведется план счетов и отчет о прибылях и убытках.

На уровне завода (Plant) ведется учет производства товаров/запасов, их хранения и распределения.

Склад (Storage Locations) используется для дифференциации запасов внутри одного завода.

На уровне закупочной организации (Purchasing organization) ведутся условия закупок материалов у поставщиков для одного или нескольких заводов. Группа закупок (Purchasing group) воплощает в себе закупщика и группу закупщиков, ответственных за определенные закупочные договора.

Закупочная организация может быть присвоена:

• исключительно одному заводу (Plant-Specific Purchasing Organization);
• нескольким заводам внутри одной балансовой единицы (Cross-Plant Purchasing Organization);
• нескольким балансовым единицам (Cross-Company Code Purchasing Organization).

В этой части показано ведение основной записи материала на примере четырех ракурсов: закупок (Purchasing), управления запасами (Inventory Management), бухгалтерского ракурса  (Accounting), Планирования Потребностей (MRP); а также ведение основной записи кредитора на примере трех уровней: общие данные (General Data), данные балансовой единицы (Company Code Data) и данные закупочной организации (Purchasing Organization Data).

Также описано ведение инфо-записи (info-record) материала и другие источники условий закупки.

По окончании данной части слушателю курса предлагается пройти тест.

В части Заявки на закупку и заказы на поставку (Purchase Requisitions and Purchase Orders) описано и показано использование заявок на закупку (Purchase Requisitions, or PRs) и заказов на поставку (Purchase Orders, or POs).

Дается следующее определение: заявка на закупку – это внутренний документ, служащий для сообщения информации департаменту закупок от департамента-пользователя о потребности закупить определённый материал.

Заявки на закупку могут формироваться вручную, автоматически (функционал MRP), с помощью функционала SCM (APO), или с помощью SRM (EBP).

На основе заявки на закупку департамент закупок может сформировать запрос предложения (RFQ), долгосрочный договор (outline agreement) или заказ на поставку (Purchase order).

В данной части вводятся и объясняются понятия: расходного материала (Consumable material, consumable item) и материала, формирующего запас (Stock material). Вводится понятие объекта контировки (Account Assignment Object).

Расходный материал может не формировать запас; при его закупке дебетуется затратный счет с контировкой на один из объектов контировки (МВЗ, контроллинговый заказ и др.)

Материал, формирующий запас, дебетует счет запаса.

Заказ на поставку представляет собой формализованный запрос поставщику на поставку определенного материала. Данный системный документ может формироваться на основе заявки на закупку, запроса предложения, заказа на поставку и без ссылки ни на что. Заказ на поставку может быть создан не только в адрес поставщика, но и в адрес другого завода в системе, если планируется перемещение запаса между различными балансовыми единицами в рамках одной системы.

На основе закупочного документа может быть создано исходящее сообщение в форме факса, печатного документа, электронного сообщения или документа EDI.

Это краткое содержание второй части данного курса. На мой взгляд, содержательная и полезная часть.

В части «Поступление материала и проводки переноса (Goods Receipt and Transfer Postings)» содержится информация о различных типах и видах движения, о свободном запасе и запасе на контроле качества, о перемещениях между запасами, о связанности и независимости логистического и бухгалтерского документа; а также о том, что происходит или может происходить в системе при поступлении материала на склад.

Если кратко, то в части представлено следующее.

В системе различают четыре типа движения материала: поступление материала (Goods Receipt), отпуск материала (Goods Issue), перемещение запаса (Stock Transfer), перемещение между запасами (Transfer Posting).

В случае поступления, отпуска и перемещения запаса между балансовыми единицами создаётся бухгалтерский документ.

Поступление материала со ссылкой на заказ на поставку удобно, так как в системе автоматически обновляется история закупки и достаточно просто собрать аналитику.

В некоторых случаях полезно создавать поступление не сразу в свободный запас, а в запас на контроле качества, чтобы был осуществлен контроль качества.

При совершении того или иного движения важную роль играет код вида движения (трехзначный код; при поступлении по заказу на поставку этот код - 101). Вид движения определяет поля для заполнения на экране и бухгалтерские счета, по которым пройдет проводка.

В системе используется три вида запаса: свободный, на контроле качества и блокированный.

При создании документа поступления материала в системе: создаются два документа (документ материала и бухгалтерский), обновляются запасы, обновляются счета, может создаваться печатный документ, сообщение о поступлении материала, обновляться история заказа на поставку.

В данной части имеется 4 демонстрационных примера и 4 упражнения.

В части Invoice Verification and Vendor Payment(Контроль счетов и платеж поставщику) описывается процедура контроля счетов (Invoice Verification) и оплата кредитору (Vendor Payment).

Контроль счетов представляет собой заключительный этап процесса закупок. После ввода счета-фактуры от кредитора можно осуществлять платеж поставщику. Контроль счетов можно осуществлять со ссылкой на заказ на поставку, на документ поступления материала (для этого должен быть установлен соответствующий признак в заказе на поставку), по уведомлению об отгрузке.

После ввода счета – фактуры система: формирует открытую позицию по кредитору, создаёт бухгалтерский документ, обновляет историю заказа на поставку, в случае