Счёт-фактуру также можно провести напрямую в финансовом учёте. Именно этим мы и займёмся в этом разделе.
Результат: 20 материала(ов)
Для модулей финансового учёта и контроллинга сначала следует установить ряд значений по умолчанию. Это позволит вам существенно сократить в будущем объём работы по вводу значений вручную.
В 1972 году — году основания компании SAP — бывшие соотрудники IBM создали компанию, не подозревая, что однажды она станет ведущим в мире поставщиком стандартного программного обеспечения для компаний. И начиналось тогда всё с программ для учёта.
В модуле сбыта документ фактуры, т. е. исходящий счёт, создаётся со ссылкой на исходящую поставку. Вам ничего не нужно вводить, в счёт-фактуру данные переносятся из исходящей поставки. И это замечательно! Если исходящих поставок несколько, документ фактуры можно, разумеется, создать со ссылкой на несколько документов исходящих поставок.
Чтобы подготовить материалы к поставке на склад, теперь можно создать для заказа исходящую поставку. Обратите внимание на то, что сразу же после создания исходящей поставки доступен документ исходящей поставки, но не отпуск материала. Исходящая поставка — это просто сообщение персоналу склада о необходимости подготовить материал к отгрузке.
Если вы добросовестно выполнили ведение основных данных и значений по умолчанию, то при вводе заказа клиента вам не придётся вводить много данных вручную.
Перед созданием первого заказа вам необходимо найти сведения о материале, который вы через этот заказ продаёте.
Мы уже рассматривали основную запись делового партнёра. Теперь подробнее изучим данные делового партнёра.
Из вводного раздела «Структура компании в системе SAP» нам уже известно понятие балансовой единицы, которая соответствует компании, а также сбытовой организации. Если имеется несколько регионов сбыта, их можно разделить по сбытовым организациям.
Итак, рассмотрим сценарий, на который мы будем опираться в следующих разделах. Наша компания в ответ на своё предложение получила контракт. Клиент разместил письменный заказ.
Если в предыдущей главе вы внимательно изучили процесс «от закупки до платежа», вам будет намного проще освоить процесс от заказа до оплаты (для его обозначения часто используется сокращение O2C), рассматриваемый в этой главе. Это точно такой же процесс, но в зеркальном отражении. Вместо заказа на поставку вводится заказ клиента, вместо поступления материала вводится отпуск материала, вместо входящего счёта-фактуры создаётся исходящий счёт.
Внимание! Сейчас речь пойдёт о деньгах. Счёт поставщика (другой термин: входящий счёт-фактура) поступил и прошёл проверку. Теперь необходимо ввести его в систему. SAP S/4HANA помогает вам выполнить проверку, учитывая уже сохранённый заказ на поставку или поступление материала. Эта ссылка гарантирует, что оплачено будет только то, что было заказано и поставлено.
Заказ на поставку можно сначала просмотреть в списке, а затем щёлкнуть соответствующий номер заказа и изучить его подробные данные. А при поступлении материала выполняется проводка поступления материала от внешнего поставщика или с производства.
В нашем заказе на поставку данные клиента и номер материала введены вручную. Это не потребуется, если у вас есть другой документ, например, заявка, из которого эти данные можно скопировать. Копирование в SAP S/4HANA иногда называется созданием со ссылкой.
Доверие — это хорошо, но контроль ещё лучше! Прежде чем разместить заказ, проверьте запас материала. Для этого используется транзакция MMBE («Обзор запасов» (Stock Overview)) в SAP GUI. В SAP Fiori эти функции реализованы в прежнем приложении «Запас: один материал» (Stock — Single Material). Однако здесь мы рассмотрим процесс в актуальном приложении «Запас: один материал» (Stock — Single Material).
В компании основная запись материала (material master) является центральным источником для извлечения специфичной для материала информации (размер, вес или единицы измерения). Основная запись материала определяет особенности закупки, хранения, производства, и распределения продукта, а также калькуляции соответствующих затрат. Основная концепция та же, что и для деловых партнёров: данные всех материалов из всех отделов хранятся и используются вместе в единой основной записи материала под соответствующим номером. В следующих разделах мы расскажем, как получить доступ к основной записи материала, как осуществлять навигацию внутри неё и как пользоваться этими сведениями.
Вернёмся к ситуации, о которой мы говорили в начале главы. Коллега обращается вам, потому что осталось совсем мало запасов в отделе шин и камер. Запас материала необходимо срочно пополнить. Для этого вы собираетесь позвонить поставщику и спросить, сможет ли он поставить материал немедленно. Вам нужно узнать номер телефона и минимальное количество заказа из данных делового партнёра-поставщика. В следующих разделах рассмотрим основные данные делового партнёра и способы получения доступа к ним.
Во введении к этой книге мы уже говорили о базовых организационных единицах (раздел «Структура компании в системе SAP»). Мы обещали подробнее рассказать о них в этой части книги. С удовольствием выполняем своё обещание. Первое, что вам нужно, это балансовая единица (company code), поскольку каждый заказ на поставку должен быть присвоен компании. Кроме того, здесь используются организационные единицы из логистики. Об этом подробнее в следующих разделах.
Процесс закупки состоит из набора операций. Эти операции называются частичными процессами. В результате выполнения этих частичных процессов создаются документы.
Вы уже прочитали первые две части книги? Надеемся, вам было всё понятно. Или что-то по-прежнему остаётся не до конца ясным? Мы уже рассмотрели наиболее важные правила и инструменты для выполнения общих операций. Все они являются кусочками пазла, которые вскоре сложатся для вас в единую картину. Далее нам важно разобраться с процессами и практическими навыками выполнения конкретных процедур в сфере закупки, продажи и финансов. В третьей части книги рассматриваются практические процессы и шаги для их выполнения в системе.