Эта информация будет полезна для консультантов/архитекторов, кто будет автоматизировать процессы учета работы внешнего персонала. Это также поможет представителям от бизнес-компаний, использующих внешний персонал, узнать о дополнительных возможностях автоматизации. Такие решения можно адаптировать не только для ритейла.

Содержание                                               

Предпосылки бизнес-процесса

Краткое описание реализации бизнес-процесса

Ведение контрагентов поставщиков временного персонала (ПВП)

Ведение закупаемых услуг ПВП и продаваемых услуг (штрафов)

Ведение цен на услуги ПВП и цен на штрафы

Ведение договоров на закупку услуг ПВП и на продажу услуг (штрафов)

Создание и согласование поставщиками заявок на временный персонал

Фиксирование фактической деятельности временного персонала

Определение итоговых взаиморасчетов с поставщиками ВП

Предпосылки бизнес-процесса

В ритейле существуют сезонные или связанные с другими причинами всплески активности работы. Это может быть как общий всплеск покупательской активности перед праздниками, так и локальный, например из-за проведения массового мероприятия в определенном районе. Кроме того, в определенном магазине могут возникнуть временные кадровые проблемы. Как правило, для оптимизации издержек, каждый магазин использует минимум штатного персонала. Для решения подобных проблем центральный офис ритейловой компании имеет договоры с несколькими поставщиками временного персонала. Ритейловая компания планирует потребность во временном персонале с учетом вида бизнеса, торговой сети, типа персонала, локации. Заявки на персонал согласовываются с поставщиками персонала. Затем фиксируется фактическая деятельность привлеченного временного персонала. При взаиморасчетах с поставщиками временного персонала учитываются не только начисления, но и удержания.

Особенностью данного решения является интеграция процессов HR, ERP логистики и портала. Все это вместе позволило детально и гибко планировать, и учитывать работы временного персонала. Оперативно взаимодействовать с несколькими взаимозаменяемыми поставщиками. Детально и точно учитывать оценку персонала с учетом действий каждого сотрудника. Производить расчет с поставщиками временного персонала с глубокой аналитикой и с гибкими ценовыми условиями.

Краткое описание реализации бизнес-процесса

Для технической реализации бизнес-процесса были использованы отдельно система HCM и ERP, а также WEB портал для общения с поставщиками персонала и каждым отдельным магазином. Между ними обмен был обеспечен применением PI/RFC. В данной статье описываются процессы в части ERP. Краткий список процессов:

• Ведение контрагентов поставщиков временного персонала (ПВП).
• Ведение закупаемых услуг ПВП и продаваемых услуг (штрафов).
• Ведение цен на услуги ПВП и цен на штрафы с детальной классификацией.
• Ведение договоров на закупку услуг ПВП и на продажу услуг (штрафов).
• Создание и согласование поставщиками заявок на временный персонал.
• Фиксирование фактической деятельности временного персонала.
• Определение итоговых взаиморасчетов с ПВП.

В части ERP логистики параллельно используется основные данные и цепочки документов по закупке и продаже услуг. На каждом этапе происходит обмен данными с HR и порталом. На рисунке 1 показана схема реализации бизнес-процесса.

Рисунок 1 Схема реализации бизнес-процесса

Ведение контрагентов поставщиков временного персонала (ПВП)

Из системы ERP в систему HR должны регулярно автоматически передаваться данные о поставщиках временного персонала. Такие контрагенты должны отличаться от остальных. В системе SAP ERP кредиторы и дебиторы велись в разных каталогах. Для данного процесса кредитор и дебитор должны иметь одинаковый номер. Передается только та часть информации из основных данных, которая требуется для учета в HR. Для определения принадлежности контрагента к ПВП достаточно использовать классификацию только кредиторов. Был создан класс ZPVP вида 010. К нему определен один признак. Для признака используется одно допустимое значение «1 Поставщик внешнего персонала». Класс определяется для одной из групп счетов кредиторов. Определение значения признака является технически необязательным и определяется только для необходимых кредиторов.

Для передачи данных о контрагентах в HR в ERP была создана структура, включающую передаваемые поля и связи между ними. Класс ZPVP с признаком были созданы также в HR. Передавались основные данные кредитора, данные о присвоении класса для кредитора и данные о значении признака для передаваемого кредитора. При получении данных в HR, производятся следующие действия:

• Проверяется наличие основной записи кредитора ракурс «Общие данные, адрес», если она отсутствовала, то создается;
• Проверяется наличие присвоения класса «ZPVP» для данного кредитора, если отсутствует, то делается привязка;
• Изменяется значение признака для класса, в соответствии с полученными данными.

Пользователь в HR может находить кредиторов «ПВП» по стандартному средству поиска – классификации.

Процесс ведения контрагентов ПВП производится при заключении договора на привлечение услуг внешнего персонала с контрагентом. Ответственный за заключение договора проверяет наличие в SAP ERP соответствующего контрагента. Для контрагентов, которые уже были введены в систему, проверяется наличие признака «ПВП», при отсутствии признака, отправляется заявка в службу НСИ на изменение контрагента.

Ведение закупаемых услуг ПВП и продаваемых услуг (штрафов)

Должностям внешнего персонала соответствуют услуги из стандартного каталога услуг ERP MM SRV (транзакция AC01, таблица ASMD). Для ведения услуг по внешнему персоналу используется отдельная группа материалов «Должности внешнего персонала». Из HR в ERP регулярно автоматически передается таблица HRP1000 со списком всех должностей, включающая код должности HRP1000-OBJID (HRP1000-OTYPE=C). Каждая услуга, соответствующая должности ПВП имеет ссылку на должность из HR. Для обеспечения ссылки используется Z-таблица «Связь должности и услуги», которая связывает данные из таблиц ASMD и HRP1000, а также период действия. Для редактирования такой таблицы используется ракурс ведения и Z-транзакция настройки. При сохранении услуги из группы материалов «Должности внешнего персонала». система будет предлагать внести изменения в таблицу «Связь должности и услуги».

Кроме услуг, соответствующих должностям, также используются несколько обобщенных услуг по сдельной работе. Такие услуги ведутся только в ERP.

Данный шаг проводится при появлении в договоре на привлечение внешнего персонала новой услуги (новой должности) или расширении ее использования для новых торговых сетей, видов бизнеса, типов персонала.

Претензии ведутся как основные записи материалов вида DIEN (реализуемые услуги). В системе SAP ERP претензиям могут соответствовать такие ОЗМ:

• «Оценка поставщика»,
• «Материальный ущерб»
• «Утеря тележек»
• «Невыход».

Эти ОЗМ должны иметь расширения на все сбытовые организации и каналы сбыта, соответствующие магазинам. Все перечисленные ОЗМ входят в специальную группу материалов «Штрафы, прочие». Имеют единицу измерения «ЕР». Имеют существующую группу контировки материала «Штрафы-аутстафф.перс.». Класс оценки «Штрафы по Хоз.Договорам».

Ведение цен на услуги ПВП и цен на штрафы

Цены на закупку услуг временного персонала могут подразделяться, например:

• По периодам действия.
• По заводам.
• По регионам.
• По тарифным зонам.
• По торговым сетям (гипермаркеты, супермаркеты, дискаунтеры).
• По видам бизнеса (торговля, логистика, производство).

Для ведения цен на уровнях завода и региона используются стандартная функциональность условий. Для каждого сочетания вид бизнеса/торговая сеть создается вид условия с соответствующим названием. Дополнительные признаки принадлежность к торговой сети и к виду бизнеса определяются на уровне заголовка договора, что позволяет автоматически выбирать эти условия в заказе на поставку.

Тарифная зона завода ведется в HR. В ней содержится привязка к определенным заводам. Из системы HR информация о тарифной зоне передается в Z-таблицу ERP, где указан код завода, а также код и имя тарифной зоны.

Была использована схема калькуляции учитывающая последовательность доступа: сначала выбираются цены непосредственно для магазина, если она не указана, то потом выбирается цена для региона с учетом торговой сети и вида бизнеса, если цена для региона с учетом деления не указана, то выбирается цена для тарифной зоны с учетом деления на торговую сеть и вид бизнеса.

Условия цен ведутся технически независимо от договора. При изменении цены, в условия вводится новая цена для следующего периода действия. Цена на прошлый период остается в истории.

Для продаваемых услуг (удержаний)