2.6.6.     Организация ТОРО посредством закупки услуг сервисных и подрядных организаций

Деблокирование заказов автоматически влечет за собою создание заявки на закупку услуг ТОРО (компонент модуля управления материальными потоками – MM). Условием срабатывания этого механизма является наличие в заказе ТОРО данных о закупаемой услуге. Зачастую пользователи системы не выполняют это условие, что приводит к необходимости создавать вручную заявки и, соответственно, заказы на закупку.

К работе по созданию заказов MM (закупка услуг) следует подходить вдумчиво и осторожно. С точки зрения системы SAP ERP, возможны разнообразные подходы к созданию заказов MM. Для сложных видов работ, выполняемых одним поставщиком услуг ТОРО, может создаваться цепочка – один заказ ТОРО=>один заказ MM.  Для несложных работ или работ, выполняемых без идентификации конкретных единиц оборудования, может создаваться один заказ MM на несколько заказов ТОРО. Если в одном заказе ТОРО предусмотрены работы, требующие привлечения разных поставщиков услуг, то возможно создание нескольких заказов ММ на основе отдельных позиций одного заказа ТОРО. При выборе любой комбинации и вариантов следует исходить из соображений минимизации трудозатрат специалистов, создающих в системе SAP ERP эти документы. При любом варианте, ссылочная связь между объектами ТОРО и затратами на работы ТОРО обеспечивает все необходимые аналитические возможности для расчета показателей эффективности и оценки результативности мероприятий ТОРО.

Рис. 91

Как правило, договорами поставки услуг ТОРО не оговариваются  конкретные наборы работ и тем более точные сроки их исполнения. Все подобные договоры обуславливают только виды оказываемых услуг, тарифы на выполнение различных видов работ и конечный срок оказание всех услуг по договору.

Конкретный перечень объектов обслуживания, виды, объемы и сроки исполнения обслуживания всегда определяются на краткосрочную перспективу (месяц, квартал) и направляются исполнителю работ либо в форме письменной заявки (Рис. 92), либо в виде отдельных нарядов-заказов (Рис. 93). Формирование таких документов производится на основе заказов ТОРО.

Рис. 92

Рис. 93

Формальный подход к созданию заказов ТОРО и заказов MM, когда они создаются по факту выполнения работ и предоставлению подрядчиком в конце месяца платежных документов, лишает работу по их ведению в системе всякого смысла. Если создание цепочки документов заказ ТОРО=>заказ MM всего лишь дань бухгалтерскому учету затрат, то это абсолютно бесполезная работа с точки зрения управления бизнес-процессами ТОРО. Помимо обеспечения функций закупки услуг, заказ ТОРО выполняет и организационные функции при оперативном управлении процессами ТОРО.  С точки зрения управленческого учета, создание заказа ТОРО – это выдача разрешения на выполнение работ, а создание заказа MM – отражает возникновение у заказчика работ ТОРО обязательств по оплате услуг. Если эти документы создаются «задним числом», то это прямо свидетельствует об отсутствии оперативного планирования ТОРО и управления денежными потоками.

Система SAP ERP может быть настроена таким образом, что бы контролировать и предупреждать превышение планируемых затрат, связанных с ТОРО,  относительно тех финансовых ограничений, которые устанавливаются исходя из сценарных условий по себестоимости продукции. Для этого определяются позиции финансового менеджмента (ПФМ) - структурные подразделения, которые осуществляет контроль и регулирование определенного набора статей бюджета, и финансовые позиции (ФП) - элемент структурированного бюджета  затрат на отдельные виды работ ТОРО. На основании ресурсных планов ТОРО экономическая служба ежемесячно формирует в системе SAP ERP матрицу лимитов затрат для каждой ПФМ и по каждой ФП (бюджетному адресу),  по которой и производится автоматический контроль планируемых затрат. При деблокировании заказов ТОРО (т.е. фактическом принятии решения о проведении работ в планируемом периоде) в системе SAP осуществляется проверка на соответствие суммарной стоимости деблокированных заказов сумме затрат по соответствующему бюджетному адресу. При превышении лимита выдается предупреждающее сообщение о превышении. Специалист, получивший такое предупреждение, должен принимать решение либо о получении разрешения на такое превышение, либо ходатайствовать  перераспределении лимита между ПФМ, либо о переносе планируемой работы на другой период, либо об уменьшении стоимости деблокируемого заказа. При создании заказов на закупку услуг ТОРО в системе SAP снова осуществляется проверка на соответствие суммарной стоимости созданных заказов сумме затрат по соответствующему бюджетному адресу. При превышении лимита процедура создания заказа на закупку принудительно блокируется. В этом случае специалист, создающий заказ на закупку, должен принимать либо ходатайствовать  о перераспределении лимита между бюджетными адресами, либо ходатайствовать об увеличении лимита, либо решать вопрос о переносе сроков работ или  оплаты на другой период. Таким образом, исключаются несанкционированные изменения бюджета на обслуживание оборудования.  Отсутствие такого контроля часто приводит к неуправляемому возникновению непредвиденных задолженностей перед поставщиком и с большой долей вероятности к дополнительным издержкам, связанным с обслуживанием этих задолженностей.

2.6.7.     Организация приемки работ ТОРО у сервисных и подрядных организаций

Фиксация в системе результатов выполнения работ ТОРО – важная и ответственная часть системы управления. Как уже отмечалось выше, все задания на выполнение работ подрядными организациями представлены в системе в форме заказов на поставку услуг ТОРО. По мере выполнения заказа в   системе должны создаваться ведомости приемки работ. В общем случае  работа может приниматься либо по частям, либо сразу полностью.  Статус ведомости (не принята, принята частично, принята окончательно) отражается в виде светофора (Рис. 94).

Рис. 94

С точки зрения разделения зон ответственности, наиболее целесообразно предоставление прав и возможности исполнителю работ создавать самостоятельно  в системе ведомости приемки работ. Это действие эквивалентно подготовке документа о приемке в бумажном виде, необходимость в котором все равно не отпадает, так как приемочный документ является юридически значимым первичным документом, регулирующим взаимоотношения между заказчиком и поставщиком услуг. Однако передача исполнителю прав на создание ведомости приемки в системе SAP ERP, позволяет снизить затраты времени персонала заказчик, оставляя за ним лишь функцию акцептования (подтверждение) данных записанных в ведомости. Исполнитель по мере завершения работ оперативно формирует в системе ведомости, а заказчик, в лице цехового специалиста, осуществляющего физическую приемку работ, производит только подтверждение или корректировку данных в ведомости. Такое разделение зон ответственности повышает качество информации и снижает