Содержание

1. Глоссарий

2. Почему возникает задача отслеживания поставок сырья

3. Решение задачи на базе системы SAP

4. Бизнес-процессы

4.1. Планирование железнодорожных поставок сырья

4.1.1. Определение квот операторам ПС

4.1.2. Загрузка заявок на перевозку грузов на месяц

4.1.3. Загрузка 4х-дневных заявок поставщиков сырья

4.2. Транспортировка

4.2.1. Загрузка данных по дислокации вагонов

4.2.2. Отслеживание поставок

4.3. Расчеты с операторами ПС

4.3.1. Загрузка карточек операторов ПС

4.3.2. Сверка карточек операторов ПС с данными завода

5. Заключение

Российские заводы, получающие сырье по железной дороге вагонами, зачастую сталкиваются с необходимостью не просто договариваться с партнерами по поставке сырья, но и постоянно контролировать, насколько добросовестно партнеры выполняют свои обязательства. На это уходит много времени и ресурсов. Статья посвящена тому, как на базе системы SAP можно решить комплекс задач по отслеживанию поставок сырья вагонами, от планирования до расчетов с операторами подвижного состава.

1.Глоссарий

2.Почему возникает задача отслеживания поставок сырья

Для обеспечения своего производства сырьем Завод заключает Договор закупки с Поставщиком сырья и Сервисный договор с Оператором подвижного состава об обеспечении Поставщика вагонами для доставки сырья (см. Рисунок 1).

Рисунок 1. Договорные отношения между участниками процесса.

На рисунке 2 представлен упрощенный вариант схемы поставки сырья вагонами, когда у Завода-получателя сырья имеется один Поставщик сырья и один Оператор подвижного состава. В реальной жизни у Завода может быть несколько поставщиков сырья и несколько операторов подвижного состава.

Рисунок 2. Участники процесса поставки сырья вагонами.

На первый взгляд, все просто. Заводом заключены договоры с поставщиками сырья и сервисные договоры с операторами подвижного состава (ПС) по обеспечению поставщиков сырья вагонами. Согласованы все действия: определены квоты операторам ПС по вагоноотправкам, утвержден совместный календарный график поставок и т.д. Остается только партнерам выполнять достигнутые договоренности.

На деле оказывается: все не совсем так.

Постоянно возникают какие-то проблемы - то у поставщиков сырья нет порожних вагонов, то даже если вагоны подогнали, они могут где-то стоять невостребованные, то в запланированное время у поставщиков не оказалось сырья... В итоге завод не получает в срок заказанный объем сырья. Конечно, к виновникам завод может применить штрафные санкции, но производственный ритм-то уже нарушен! Вот и получается, чтобы производство своевременно обеспечивалось необходимыми объемами сырья, завод вынужден постоянно отслеживать ситуацию по поставкам, для того чтобы вовремя выяснять, что "не так" у партнеров.

3.Решение задачи на базе системы SAP

Задачу отслеживания железнодорожных поставок сырья решить качественно и в полном объеме сходу у завода обычно не получается. Как правило, завод не имеет связанных между собой процессов планирования и исполнения поставок. Есть только разрозненная информация в виде Excel-файлов, телефонных переговоров и e-mail переписки с партнерами. Хотя при этом зачастую у завода уже имеются все предпосылки для решения этой задачи на базе системы SAP:

Во-первых, завод уже получает (или может получать) следующую информацию:

• от операторов ПС:
  • данные по транспортировке - дислокация вагонов:
    • порожних - в адрес поставщиков сырья,
    • груженых - до станций завода;
  • карточка оператора ПС как подтверждение выполнения обязательств по сервисному договору по обеспечению вагонами за месяц;
• от поставщиков сырья плановые данные:
  • заявки на перевозку грузов (по форме ГУ-12) в адрес завода на месяц;
  • 4х-дневные заявки поставщика сырья (к договору между поставщиком и заводом) с датами погрузки сырья.

Во-вторых, завод уже использует систему SAP в качестве учетной.

При наличии вышеназванных предпосылок напрашивается интеграция всех разрозненных данных, получаемых от операторов ПС и от поставщиков сырья, в одно комплексное решение на базе заводской системы SAP.

В результате Завод будет иметь возможность получать отчеты для отслеживания железнодорожных поставок сырья:

• по подходу порожних вагонов на станции погрузки сырья;
• по простоям порожних вагонов на станциях отправления сырья;
• по отслеживанию подхода груженых вагонов с сырьем.

В качестве комплексного решения специалист завода получает инструмент (одну или несколько транзакций системы SAP), с помощью которого он сможет:

• заводить/изменять квоты операторам ПС;
• видеть загруженные в систему данные:
  • по заявкам на перевозку грузов (по форме ГУ-12),
  • 4х-дневные заявки на перевозку,
  • данные по дислокации вагонов;
• получать все необходимые отчеты по отслеживанию поставок сырья;
• работать с карточками операторов ПС в рамках сверки данных для расчетов по сервисному договору.

На рисунке 3 показан информационный обмен в рамках предлагаемого комплексного решения задачи отслеживания железнодорожных поставок сырья на базе системы SAP Завода-получателя сырья. Схематично показано, какие данные передаются в рамках бизнес-процессов внутри заводской системы, и какими данными обмениваются в режиме АСУ-АСУ система Завода-получателя сырья с системами Поставщика сырья и Оператора ПС.

Рисунок 3. Инфообмен в рамках отслеживания поставок сырья.

Следует отметить, что готового стандартного решения по отслеживанию сырья в системе SAP нет, поэтому предлагается следующий перечень разработок:

1. Загрузка получаемых от поставщиков сырья данных по заявкам на перевозку грузов (по форме ГУ-12) в адрес завода на месяц (без дат погрузки), согласованных с РЖД.
2. Создание инструмента ввода/изменения заявок на месяц (квот операторам ПС). Передача данных по квотам в систему оператора ПС.
3. Загрузка получаемых от поставщиков сырья 4х-дневных заявок на перевозку (к договору между поставщиком и заводом) с датами погрузки сырья, в разбивке количества вагонов по грузоотправителям (поставщикам сырья), станциям отправления сырья, операторам ПС и суткам, с подбором ранее загруженной действующей заявки на перевозку грузов (по форме ГУ-12). Отчет по 4х-дневным заявкам.
4. Загрузка получаемых от операторов ПС данных по дислокации вагонов (порожних в адрес поставщиков и груженых вагонов в адрес завода-получателя сырья).
5. Загрузка получаемых от операторов ПС карточек. Отчет по сверке расчетных документов по сервисному договору с оператором ПС. Передача результатов сверки в систему оператора ПС.
6. Разработка отчетов:
   • по подходу порожних вагонов на станции поставщиков;
   • по простоям порожних вагонов на станциях отправки сырья;
   • по отслеживанию подхода груженых вагонов с сырьем;
   • по сверке Карточки оператора ПС.

4.Бизнес-процессы

Решение в системе SAP задачи отслеживания железнодорожных поставок сырья для специалиста завода охватывает следующие бизнес-процессы (см. рисунок 3):

• Планирование железнодорожных поставок сырья.
• Транспортировка.
• Расчеты с операторами ПС.

В рамках каждого бизнес-процесса предусмотрены соответствующие операции, которые выполняет специалист завода. Подробнее они описаны в разделах ниже. 

4.1.Планирование железнодорожных поставок сырья

Специалист завода при планировании железнодорожных поставок сырья на месяц работает в системе SAP с тремя категориями плановых данных:

• Определение квот операторам ПС на месяц;
• Загрузка заявок на перевозку грузов (по форме ГУ-12) на месяц;
• Загрузка 4х-дневных заявок поставщиков сырья.

4.1.1.Определение квот операторам ПС

В рамках заводского месячного планирования железнодорожных поставок оператору ПС определяется своя квота по вагоноотправкам