В условиях прогрессирующего кризиса экономики основной стратегией выживаемости бизнеса является снижение эксплуатационных затрат. Это подталкивает как торговлю, так и дистрибуционные компании к снижению нормативов запасов в системах и стремлению к удешевлению эксплуатации логистических процессов. Однако, в своем большинстве имеющиеся складские комплексы низкотехнологичны и затратны в эксплуатации и реализовать такие планы без их весьма проблематично! Эта ситуация осложняется еще и тем, что нарастают тенденции ( даже при общем снижении объемов товаропотоков) роста количества заказов от конечных заказчиков. При этом структура заказа стремительно смещается в область штучного и  малокоробочного отбора. Но подбор и последующая подготовка к отгрузке таких заказов в привычных сегодня технологиях требуют экстенсивного развития склада. Что, в свою очередь, приводит к росту производственного персонала и  все большему использованию ручного труда. А это требует роста фонда оплаты труда, налоговых отчислений, размеров административно-бытового комплекса (АБК), роста потребления тепла, энергии, …. При таком процессе неизбежно резкое увеличение эксплуатационных затрат на складе.

Т.е. нарастают тенденции снижения эффективности склада!

Опыт общения с руководителями складов показывает, что этим тенденциям не уделяется должное внимание. Но, если проанализировать структуру затрат на эксплуатацию склада и построить графики расходных и доходных характеристик экономики склада во времени, то можно убедиться, что к моменту достижения т.н. «точки безубыточности» сумма накопленных эксплуатационных затрат в несколько раз превысит сумму начальных капитальных вложений (см. статью автора «Внутренняя логистика склада в условиях кризиса экономики» в журнале «Склад и техника» № … 2009г).

Из этого можно сделать простой вывод – рост конкурентоспособности компании в значительной степени зависит от грамотного похода к анализу ситуации со складом и разработке программы его модернизации. Учитывая, что складской комплекс – это сложный организм, требующий при реконструкции системного подхода и тонкой увязки составляющих его элементов, на передний план выходит знание методологии реализации таких инновационных проектов, современных технологий обработки товаропотоков и самого современного оборудования для их реализации.

Крайне важно понимать методологию (суть и последовательность шагов) разработки проекта строительства или же модернизации (реконструкции) складского комплекса. Результатом этих шагов станет технологическая и конструкционная концепция склада. 

Колоссальное влияние на обеспечение качества выполняемых на складе работ и на общую эффективность технологии оказывает грамотный выбор типа и модели системы управления складом – WMS (Warehouse management system). Занимая в капитальных затратах долю, не превышающую 10 - 12% при модернизации существующего склада (или же 4 – 6% при строительстве нового), эта система дает более, чем 50%-ое влияние на обеспечение эффективности эксплуатации технологии.

Любые планы модернизации не могут рассматриваться всерьез без анализа их экономических характеристик! Выбор технологии и оборудования для реконструируемого склада должен базироваться на расчете капитальных и, главное (!), эксплуатационных затрат. А, также, на анализе сроков достижении т.н. «точки безубыточности», для чего необходим расчет еще и  доходной части бюджета.

Затронутые выше вопросы отнюдь не исчерпывают весь список проблем, стоящих сейчас перед руководителями логистических служб компаний и, как бы не хотелось дать набор простых рекомендаций для решения этих проблем, которые можно уместить в одной статье, придется признать, что это невозможно.

Поэтому, возникла идея подготовки цикла статей, всесторонне охватывающего процесс строительства нового или же реконструкции существующего склада. При подготовке этого цикла статей использован опыт автора, полученный при выполнении более 100 аудитов действующих складов, эскизно-технологических проектов строительства складских комплексов и  проведении открытых и корпоративных семинаров (тренингов, мастер-классов) в 2001 – 2009 гг в России, Украине, Белоруссии, Казахстане, Азербайджане, Прибалтийских странах. Надо сказать, что фраза «…и опыт, сын ошибок трудных, …» полностью соответствует реалиям. Но в процессе накопления этого опыта вырабатывались весьма нестандартные правила проектирования и взаимоотношений с заказчиками. Более того, в ряде случаев эти правила противоречат существующим традициям управления процессами проектирования и строительства. Но, тем не менее, они показали свою эффективность. Давайте попробуем сформулировать эти правила.

Речь идет о двух параллельных процессах – собственно процессе «выбор концепции реконструкции логистических процессов – проектирование складского комплекса – его строительство – оборудование – запуск в эксплуатацию» и сопровождающих эти шаги специальных проектах, как это показано на рисунке ниже.

Правило №1 – «Не пренебрегайте логистическим аудитом»

К сожалению, выработка концепции создания или же реорганизации логистических процессов, обеспечивающих бизнес, очень часто выполняется без должных обоснований. На основе имеющегося личного опыта или же эмоций. Здравый смысл подсказывает, что на этом этапе до принятия концептуального решения абсолютно необходимо проведение т.н. «Логистического аудита». Для существующего и модернизируемого бизнеса этот процесс имеет следующие шаги:

1. Проведение анализа характеристик товарных потоков, которые обрабатываются в складском комплексе.
2. Изучение планировки, инфраструктуры участка и транспортных магистралей
3. Изучение планировки и конструкции здания склада и его помещений
4. Изучение применяемой  технологии хранения и обработки потоков товаров, используемым оборудованием
5. Разработка 2 – 3 вариантов концепции модернизации технологии, оборудования и выбора необходимой WMS. Оценка необходимости реконструкции здания склада.
6. Разработка укрупненных поточной и экономико-математической моделей для получения  эксплуатационных и экономических характеристик вариантов склада

Причем, анализ потоков является основой для всех дальнейших процессов проектирования, т.к склад – это не здание на участке. Это станок по переработке товарных потоков! Сложность процессов анализа потоков заключается в огромной размерности файлов данных (иногда до нескольких гигабайт), потребности в подробном справочнике товаров и наличии специального программного обеспечения с весьма специфическими алгоритмами. В одной из следующих статей рассмотрим эти процессы подробно. Можно, конечно, попытаться обойтись объемными характеристиками потоков во времени, но это резко снизит качество анализа.

При проведении аудита для вновь строящегося объекта последовательность шагов будет почти такой же.  Если склад строится для нового бизнеса, не имеющегося истории потоков, либо для оказания логистических услуг сторонним заказчикам, то расчетные потоки придется «создать»! Этот процесс основывается на понимании сути планируемого бизнеса и ряде принципиальных договоренностей о типах товаров и условиях их хранения и обработки. Существенную помощь окажет грамотное маркетологическое исследование рынка в регионе. Этапы № 3 и 4 из вышеприведенного перечня придется выполнять исходя из размерности участка под строительство и размерности расчетных потоков. Фактически,  решается т.н. «обратная» задача – определяем максимально возможные для данного участка характеристики склада при данном выбранном варианте технологии. А, затем, сравниваем с потребными.

В любом случае, результатом логистического аудита станет обоснованная концепция модернизации склада. 

Правило №2 – «Не экономьте на математическом моделировании»

Второй критической проблемой как логистического аудита, так и эскизно-технологического проектирования является потребность в двух специальных моделях – т.н. «Поточной» и «Экономико-математической». Поточная модель позволяет описать выбранную для конкретного варианта технологию процессов обработки товаропотоков и оптимизировать количество единиц техники и производственного персонала. Экономико-математическая модель на основании выбранной технологии, типов оборудования и рассчитанном на поточной модели их количестве даст оценку капитальных и эксплуатационных затрат и позволит оценить эффективность технологии. Обычной ошибкой является попытка использовать простые формулы, связывающие куб. метры и тонны товаров с площадью зон склада и потребным количеством техники персонала. Эти характеристики связываются с помощью некоторых коэффициентов, подсчитанных кем-то на каких-то проектах. Однако, вероятность того, что Ваш проект совпадает с тем «старым», по которому были получены эти коэффициенты, весьма мала. Не могу утверждать, что склад, спроектированный с использованием такой «коэффициентной» методики, не будет работать. Но почти наверняка он будет работать не оптимально и потребует значительных дополнительных усилий по его доводке!

Имея разработанную концепцию логистического решения складского комплекса, можно провести разработку «Эскизно-технологического проекта» склада (иначе – ТЗ и ТЭО). Этот этап подробно отражен в соответствующих СНиП-ах, где от владельца склада (заказчика -  застройщика) требуется предоставления ТЗ для проектирования, согласования и строительства. При создании этого документа возникает несколько проблем, опыт решения которых также привел к возникновению набора правил:

Правило №3 – «Не экономьте на консультантах»            

Редкий заказчик может сделать эскизно-технологический проект требуемого состава и качества самостоятельно. Поэтому, осознав тщетность усилий в области самодеятельного проектирования, приглашают консультантов. В качестве таких консультантов чаще всего выступают либо поставщики какой-либо складской техники ( стеллажной, подъемно-погрузочной, …), либо т.н. «Независимые консультанты – проектировщики». Мотивация   принимаемых решений  при этих двух подходах будет весьма различна. Первым надо продать свое оборудование. Поэтому, вся технологическая часть проекта делается под него.  Кроме того, далеко не все поставщики техники (особенно – если это не крупная фирма – производитель) имею специализированные подразделения по проектированию технологической части проекта. Вторым выгодно спроектировать максимально эффективный склад, рекомендуя те типы оборудования (и перечень их возможных поставщиков), которые максимально соответствуют выбранной технологии склада и обеспечат максимальную эффективность его эксплуатации.  А уже дело заказчика проводить тендеры и выбирать.

Правило №4 – «Изучайте методологию проектирования складского комплекса»       

Выбор консультанта сродни выбору врача при тяжелом заболевании. Как правило, мы мало что понимаем в медицине и ищем врача, имеющего опыт в лечении (практика!) и умеющего доходчиво объяснить, что и как он будет с нами делать.

К счастью, рассматриваемый нами предмет все-таки проще человеческого организма и, изучив его в общем виде и поняв методологию процесса его проектирования, можно не только выбрать консультанта, устроив ему маленький экзамен, но и грамотно участвовать в процессе проектирования, контролируя этапы проекта, их результаты и принимая взвешенные решения. Знания методологии проектирования нужны еще и потому, что представители заказчика должны непрерывно общаться с проектировщиками, снабжать их необходимой информацией и принимать участие в оперативных обсуждениях возникающих идей и проблем. Речь не идет о мелочном контроле! Ведь качественный проект – залог эффективной эксплуатации склада, и нет смысла становиться на позицию «Я тебе плачу, вот ты и работай!». Не надо забывать, что склад является сложнейшим объектом, подверженным воздействию большого числа факторов, и абсолютно идеального решения быть не может. Мы всегда ищем компромисс между желаемым и возможным. А это двусторонний процесс!

Остался маленький вопрос – чем воспользоваться для изучения методологии проектирования? Конечно, не помешает прочитать несколько учебников по логистике складов. Сейчас можно найти более двух десятков различного уровня изданий. К сожалению, многие из них ориентированы на учебный процесс в ВУЗах и грешат одним недостатком, который в одной из старинных поговорок сформулирован так: «Из-за деревьев леса не видно!». С «деревьями», т.е. конкретикой по различным видам оборудования и конструкций, все в порядке. А как они связаны между собой в различных типах технологий (т.е. именно «лес» как объект) – непонятно. Это типичное отсутствие системного подхода к построению сложных (и больших!) систем.

Помимо чтения учебников большим подспорьем окажется участие в т.н. «Практическом семинаре по внутренней логистике склада», который организуют различные учебные организации. Хороший эффект дают корпоративные семинары, на которые обычно приглашают практиков – проектировщиков складских комплексов. Это может оказаться особенно эффективно, если совмещать такой корпоратив с аудитом существующего складского комплекса. 

Правило №5 – «Выбирайте поставщика WMS в процессе разработки технологического проекта»    

Одним из важнейших результатов технологического проекта является пошаговое описание технологического процесса обработки товарного потока.  Но, управление операциями технологии в современных складах ведется с использованием автоматизированной системы управления – WMS. Каждой операции спроектированной технологии   должна соответствовать специальная функция, запрограммированная