Ключевое понятие

Автоматическая оплата поступившего материала (АОПМ) — это процедура автоматического расчета по поступлению материала. При использовании АОПМ вы соглашаетесь с поставщиком, что эта функциональность не будет использоваться для отправки счета-фактуры по транзакции заказа на поставку. Вместо этого система автоматически проводит документа счета на основе данных в заказе на поставку и поступления материала.

   

Тройное сопоставление включает в себя процесс контроля качества счетов-фактур по количеству поступлений материала и проверку цены в счете-фактуре по сравнению с ценой в заказе на поставку. Если установленные в системе пороговые значения не соблюдаются, счет-фактура может быть проведен, но заблокирован для платежей, либо не проведен вообще.

Примечание

Я рекомендую использовать АОПМ только в случае четкого понимания и полного согласия между компанией и поставщиком по вопросу применимых условий и постоянного обновления заказов на поставку в системе.

   

Альтернативным способом обработки счетов-фактур поставщика является автоматическая оплата поступившего материала (АОПМ). Этот способ вместо отправки поставщиком счетов-фактур к оплате предполагает самостоятельное произведение расчета компанией по задолженностям перед поставщиком и представление платежной ведомости. При таком способе оплаты сумма платежа поставщику определяется по данным в заказах на поставку и поставленным количествам. Процесс АОПМ дает оптимальный результат в том случае, если данные расчета цен и поступлений материала соответствуют данным в созданных заказах на поставку. Особенно целесообразно применение АОПМ для создания документов расчета через равные промежутки времени. В этом случае вы получаете следующие преимущества:

• закрытие транзакций закупки выполняется быстрее;
• на обработку счетов-фактур требуется меньше человеческих ресурсов;
• предотвращаются ошибки коммуникации;
• отсутствуют отклонения по счетам-фактурам;
• отсутствуют отклонения по цене и количеству в рамках контроля счетов;
• платежи поставщикам производятся без задержек.

В описываемом процессе для управляемых в системе бизнес-операций должны быть выполнены следующие предпосылки по основным данным:

• активация функций АОПМ для поставщика;
• ведение инфо-записи закупки;
• создание записей условий цены.

Описываемый процесс также включает в себя следующие процессы для транзакционных данных:

• создание заявки;
• создание заказа на поставку;
• проводка поступления материала;
• просмотр проводок АОПМ;
• выполнение фактических проводок АОПМ;
• проверка документов счета, созданных во время расчетов АОПМ;
• печать документов АОПМ.

   

Бизнес-поток АОПМ

Бизнес-поток АОПМ в SAP-системе представлен на диаграмме на рис. 1.

Рис. 1. Бизнес-поток АОПМ в SAP-системе

   

Требования к основным данным

В этом разделе рассматриваются объекты основных данных, релевантные и необходимые для проводки транзакций закупки отделом закупки для продуктов с конфигурацией АОПМ.

   

Активация функций АОПМ для поставщика

На этом шаге отдел основных данных активирует функции АОПМ для поставщика.

Для этого используется код транзакции MK02 или следующий путь по меню: «Logistics > Materials Management > Purchasing > Master data > Vendor > Purchasing > Change (current)» (Логистика > Управление материальными потоками > Закупки > Основные данные > Поставщик > Закупки > Изменить (актуальные)). На первом экране (на рисунке не показан) введите номер счета в поле «Vendor» (Поставщик) и значение в поле «Purchasing Org.» (Закупочная организация). После нажатия клавиши Enter появится экран «Purchasing data» (Данные закупки), показанный на рис. 2. В разделе «Control data» (Управляющие данные) установите индикаторы «GR-Based Inv.Verif.» (Контроль счетов/ПМ), «AutoEvalGRSetmt Del» (Поставка/АОПМ) и «AutoEvalGRSetmt Ret» (Сторно/АОПМ). Для сохранения изменений щелкните по пиктограмме сохранения.

Рис. 2. Активация функций АОПМ для поставщика

  

Примечание

На Рис. 2 индикатор «GR-Based Inv. Verif.» (Контроль счетов/ПМ) активирует опцию контроля счетов на основе поступления материала. Это является предпосылкой для перехода к процессу АОПМ. Индикатор «AutoEvalGRSetmt Del.» (Поставка/АОПМ) активирует процесс АОПМ для поставщика. Индикатор «AutoEvalGRSetmt Ret» (Сторно/АОПМ) активирует сторнирование или счета-фактуры АОПМ.

   

Ведение инфо-записи закупки

Отдел закупки несет ответственность за создание инфо-записи и проверку корректности логистической и финансовой информации в документе (код налога, цена, сроки и условия). Для создания инфо-записи и присвоения условий варианта используется код транзакции ME11 или следующий путь по меню: «Logistics > Materials Management > Purchasing > Master Data > Info Record > Create» (Логистика > Управление материальными потоками > Закупки > Основные данные > Инфо-запись > Создать). На первом экране примите значение по умолчанию в поле «Info Record» (Инфо-запись) после ввода данных в поля «Vendor» (Поставщик), «Material» (Материал), «Purchasing Org.» (Закупочная организация) и «Plant» (Завод).

В ракурсе документа «Purchasing Organization Data 1» (Данные закупочной организации 1) введите VA (код налога для транзакций закупки в стране поставщика, в данном случае DE для Германии) в поле «Tax Code» (Код налога) и установите индикатор «GR-Bsd-IV» (ОтнПМ КСч). Не устанавливайте индикатор «No ERS» (Без АОПМ) незаполненным и введите данные в поля цены нетто.

Обратите внимание на то, что для материалов устанавливать специальные параметры для процессов АОПМ не требуется. Если требуется исключить материал из процессов АОПМ, установите индикатор «No ERS» (Без АОПМ). Эти подробные данные показаны на рис. 3.

Рис. 3. Релевантные данные для процесса АОПМ

Примечание

Релевантные для АОПМ настройки также можно активировать или деактивировать в инфо-записи закупки для комбинации поставщика и материала. Преимуществом такой настройки на уровне инфо-записи закупки является возможность исключения определенных материалов от поставщика из процессов АОПМ. Другими словами, настройки инфо-записи закупки являются приоритетными по сравнению с основными данными поставщика при определении данных по умолчанию в заказе на поставку. Для отдельной позиции заказа на поставку опция АОПМ активирована по умолчанию и может быть перезаписана во время создания заказа на поставку. Если перезаписывать опцию АОПМ для отдельной записи заказа на поставку при его создании не требуется, активируйте программу пользователя для запрета любых изменений на основе настроек инфо-записи.

Создание записей условий цены

Для создания записей условий цены для плановых затрат поставщика отдел закупки может использовать код транзакции MEK1 или следующий путь по меню: «Logistics > Materials Management > Purchasing > Master Data > Conditions > Other > Create» (Логистика > Управление материальными потоками > Закупки > Основные данные > Условия > Прочее > Создать).

В таких случаях плановые затраты на поставку перед созданием заказа на поставку согласовываются с поставщиком, перевозчиком или таможней. Их можно дифференцировать по месту происхождения затрат (фрахтовые и таможенные сборы) и по способу вычисления затрат:

• фиксированная сумма, не зависящая от поставленного количества;
• сумма, зависящая от количества;
• процентное выражение стоимости материала.

Для просмотра подробных данных записей условий выполните транзакцию MEK1. Появится экран, показанный на рис. 4. Здесь необходимо указать соответствующий тип условия фрахта (например, Z01C) и нажать кнопку «Key Combination» (Комбинация ключей).

Рис. 4. Ведение комбинации ключей для записи условий фрахтовых затрат

   

На всплывающем экране выберите комбинацию ключей для инициирования процесса выбора этого условия в отдельных позициях условий цены по заказу на поставку (например, поставщик/завод/материал). Щелкните по пиктограмме ввода (зеленая галочка). Появится экран, показанный на рис. 5.

Рис. 5. Ведение подробных данных условий фрахта

  

На экране, представленном на рис. 5, введите код материала, сумму и другие основные данные для признака упаковки. Для сохранения записей выберите пиктограмму сохранения.

Транзакционные процессы

В следующих шагах можно протестировать весь цикл закупки для конфигурируемых продуктов и проверить связи между релевантными основными данными и предшествующими документами.

Создание заявки

Для создания заявки на конфигурируемый продукт используется код транзакции ME51N или следующий путь по меню: «Logistics > Materials Management > Purchasing > Purchase Requisition > Create > Vendor/Supplying Plant Known» (Логистика > Управление материальными потоками > Закупки > Заявка > Создать > Поставщик/завод-поставщик известен). На первом экране заполните поля «Material» (Материал), «Quantity» (Количество), «Plant» (Завод), «Stor. Loc.» (Склад) и «PGr» (Группа закупки), как показано на рис. 6, а затем выберите пиктограмму сохранения.

Рис. 6. Создание заявки на конфигурируемый продукт (подробные данные позиций)

  

На вкладке «Source of Supply» (Источник поставки) осуществляется поиск соответствующих поставщиков. Далее выводится номер документа заявки, как показано на рис. 6.

Создание заказа на поставку

На этом шаге заявка преобразуется в заказ на поставку. Для создания заказа на поставку для расчетов АОПМ используется код транзакции ME21N или следующий путь по меню: «Logistics > Materials Management > Purchasing > Purchase Order > Create > Vendor/Supplying Plant Known» (Логистика > Управление материальными потоками > Закупки > Заказ на поставку > Создать > Поставщик/завод-поставщик известен). На появившемся экране (рис. 7) из обзора документов выберите заявку, созданную в предыдущем шаге (например, 10013903), и перетащите ее в корзину покупок. Все основные данные логистики из заявки и условий цены определяются по вариантам условий, определенным в инфо-записи на основе значений признака в заявке.