Ключевое понятие

Для организации важно периодически измерять показатели производительности поставщиков, предоставляющих услуги со стороны. Такие измерения дают богатую информацию о возможных рисках, качестве поставляемых услуг, соблюдении сроков их поставки и связанных с ними затратах. Аттестация поставщиков услуг со стороны — основной процесс в компоненте аттестации поставщиков модуля закупок в SAP ERP (MM-PUR).

Процесс предоставления услуг со стороны является важнейшей частью процесса заготовки в управлении материальными потоками в SAP ERP (MM). Для обеспечения высокой производительности бизнес-процесса заготовки по всем показателям требуется полная прозрачность всех операций или бизнес-отношений с поставщиками, в том числе с теми, которые предоставляют услуги со стороны.

К услугам со стороны относится обучение персонала, выполняемые сторонними поставщиками задачи по монтажу электрооборудования или ремонту, текущее техобслуживание или ремонт машин, выполняемые сторонними поставщиками задачи по поставке и инвентаризации запасов. Подобные услуги заготовки влекут за собой увеличение затрат и при недостаточной эффективности управления могут стать богатым источником необоснованных расходов.

Например, некачественный монтаж электрооборудования может стать причиной пожара в офисе или на складе с гибелью сотрудников или потерей имущества компании. Длительная задержка по ремонту производственных машин по вине поставщика услуг со стороны непременно скажется на целях производства самым отрицательным образом. Цена услуги, предоставляемой поставщиком, может быть неоправданно высокой вследствие скрытых факторов. При отсутствии должного контроля за уровнем бизнес-производительности возникают потенциальные риски.

Автоматизированная функциональность аттестации поставщиков в SAP ERP не включает в себя расчет баллов за услуги со стороны, поэтому для оценки сторонних поставщиков услуг SAP предоставляет другие способы. Эти способы расчета оценки применяются в полуавтоматическом или ручном режимах. В данном случае реализованы функциональные возможности ведомостей учета услуг и инфозаписей закупки.

Рассмотрим следующие области:

• Релевантность оценки поставщиков услуг со стороны.
• Выявление и устранение скрытых затрат на услуги со стороны с помощью аттестации поставщиков.
• Настройка аттестации поставщиков для оценки производительности поставщиков услуг со стороны.
• Определение баллов и сквозной процесс вычисления.
• Настройка ведомости учета услуг для аттестации поставщиков.
• Настройка инфозаписи закупки для аттестации поставщиков.
• Рекомендации по эффективной оценки поставщиков услуг со стороны с помощью функции аттестации поставщиков.

Также рассмотрим использование инфозаписи закупки для оценки поставщиков по критерию цены, что не предусмотрено в стандартном процессе полуавтоматической аттестации поставщиков в системе SAP.

Релевантность оценки поставщиков услуг со стороны

Помимо заготовки материалов организации также осуществляют заготовку широкого спектра услуг со стороны, что помогает им эффективно выполнять бизнес-операции. Вследствие этого эффективность услуг со стороны может в значительной степени влиять на бизнес-операции — как положительно, так и отрицательно.

Таким образом, для обеспечения оптимального воздействия услуг со стороны на бизнес-операции организации должны по мере необходимости применять процедуры для измерения и контроля поставки таких услуг. Компонент аттестации поставщиков в закупке модуля Управления материальными потоками SAP (MM-PUR) предоставляет решение для оценки поставщиков по качеству и соблюдению сроков поставки услуг со стороны посредством стандартной процедуры в системе SAP. Помимо оценки качества и соблюдения сроков поставки услуг со стороны в статье рассматривается обходное решение для оценки цен на поставляемые услуги, которые обычно предоставляются в стандартной системе SAP.

В системе SAP ERP функциональность аттестации поставщиков услуг со стороны для данного типа оценки поставщиков выполняется в полуавтоматическом и ручном режиме.

При полуавтоматическом способе оценки применяются дополнительные критерии, баллы по которым вводятся вручную на уровне инфозаписи закупки для материалов и на уровне ведомости учета услуг для услуг. Эти баллы вводятся вручную и вычисляются системой для получения оценки по дополнительным критериям, относящимся к основному критерию «Услуга со стороны». Такой подход отличается от автоматического выполнения, при котором все баллы генерируются автоматически без вмешательства пользователя. К стандартным дополнительным критериям основного критерия «Услуга со стороны» при полуавтоматическом выполнении в SAP ERP относятся качество обслуживания и соблюдение сроков поставки услуг.

При оценке вручную пользователи присваивают баллы по дополнительным критериям самостоятельно. Далее на основе этих баллов определяются общие оценки.

Выявление и устранение скрытых затрат на услуги со стороны с помощью аттестации поставщиков

Рассмотрим сценарий, в котором компания выявляет скрытые затраты в размере $29 664 в год в сумме общих ежегодных затрат на техобслуживание машин, применяемых для производства. Обслуживание этих машин осуществляется ежемесячно внешним поставщиков, который организует перелет четырех инженеров с размещением в гостинице на пять дней. Общие затраты на каждого инженера в день составляют $200, за исключением стоимости авиабилетов туда и обратно, которые обходятся еще в $236 (в среднем). С точки зрения качества и соблюдения сроков техобслуживание машин этим поставщиков не вызывало никаких нареканий. После внедрения и применения компонента аттестации поставщиков был получен результат, представленный в табл. 1. Обратите внимание на то, что общий балл составляет 59 (риск).

Табл. 1. Результат аттестации

Примечание.

Основной критерий цены в рамках стандартной процедуры аттестации поставщиков в системе SAP не оценивается в баллах, но в этой статье ниже предлагается обходное решение.

Согласно методологии аттестации поставщиков по циклам заготовки (PI) это сигнализирует о риске, что и было сообщено группе. Последующий анализ выявил, что, несмотря на высокое качество обслуживания у этого поставщика, его балл был низким по критерию цены. На этом этапе покупатели обратились с запросом. С поставщиком связались по электронной почте, после чего было проведено совещание. На совещании со стейкхолдерами было установлено, что основным фактором, определяющим цену услуги, были затраты на доставку и размещение четырех инженеров. Компания решила, что для выполнения этой технической работы фактически достаточно двух опытных инженеров, а остальные два являются, по сути, их помощниками. Однако такая помощь является необходимой, поскольку для выполнения задач техобслуживания требуется не менее двух сотрудников для выполнения мелких операций по техобслуживанию и работы с документацией. Кроме того, такой опыт позволял инженерам получить дополнительные технические навыки. (С точки зрения поставщика услуг такая схема предоставляла способ передачи знаний молодым инженерам, о чем было неизвестно компании-заказчику.)

Примечание.

В 2014 году я разработал методологию, которая использовалась группой для внедрения и применения функциональности аттестации поставщиков в SAP ERP. Это методология аттестации поставщиков PI. Аббревиатура PI означает «цикл заготовки». Схема применения данной методологии представлена на рис. 23 в статье базы знаний SCM Expert Оптимизация оценки производительности поставщиков с помощью автоматической аттестации поставщиков.

Решение: Было решено, что в течение недельного периода техобслуживания в качестве помощников двум опытным инженерам будут предоставлены два собственных инженера компании. Это означало, что только два инженера поставщика будут прилетать на ежемесячное техобслуживание, что позволит сэкономить на авиабилетах и размещении двух других инженеров. Данный фактор затрат был устранен ($24 000 на размещение и $5 664 на перелет двух инженеров ежегодно). Общая стоимость данной услуги сократилась на сумму расходов в $29 664 на двух помощников инженеров. Передача знаний также сохранилась, поскольку в помощники двум опытным инженерам назначались два собственных инженера компании методом случайного выбора.

Это только один сценарий, который демонстрирует возможности выявления и, возможно, устранения скрытых факторов роста затрат на услуги от внешних поставщиков с помощью функции аттестации поставщиков.

Настройка функциональности аттестации поставщиков для оценки поставщиков услуг со стороны

Способ расчета баллов при оценке поставщика услуг со стороны отличается от способа, применяемого при автоматической аттестации поставщиков. Таким образом, важно знать особенности настройки аттестации поставщиков услуг со стороны в SAP ERP.

Определение критериев

Первым шагом является определение критерия «Услуга со стороны» (основной критерий и дополнительные критерии). В меню SAP IMG выберите Materials Management ▶ Purchasing ▶ Vendor Evaluation ▶ Define Criteria (Управление материальными потоками ▶ Закупка ▶ Аттестация поставщиков ▶ Определить критерии).

В данном случае были определены ключи взвешивания. Для получения дополнительной информации о ключах взвешивания прочитайте мою предыдущую статью Оптимизация оценки производительности поставщиков с помощью автоматической аттестации поставщиков.

В системе SAP необходимо определить не менее пяти стандартных основных критериев. Это цена, качество, поставка, поддержка/обслуживание клиентов и услуга со стороны. Для определения этих основных критериев выберите пиктограмму выполнения  рядом с узлом Define Criteria (Определить критерии). Появится экран, показанный на рис. 1. Здесь можно определить основной критерий «Услуга со стороны», если он не определен по умолчанию.

Рис. 1. Список определенных основных критериев

Нажмите кнопку New Entries (Новые записи) или выберите пиктограмму копирования. Введите основной критерий External Service (Услуга со стороны), как показано на рис. 1. Присвойте ему значение 05, поскольку это пятый критерий в списке. После ввода значений выберите пиктограмму ввода (зеленый кружок с белой галочкой) или нажмите клавишу Enter на клавиатуре.

Следующим шагом является определение дополнительных критериев для основного критерия External (Услуга со стороны). Выберите основной критерий External Service (Услуга со стороны) и щелкните по папке Subcriteria (Дополнительные критерии) на панели слева. Откроется экран, представленный на рис. 2. Для критерия External Service (Услуга со стороны) определите дополнительные критерии Quality Service (Качество обслуживания) и Service Timeliness (Соблюдение сроков предоставления услуги), по которым в ведомости учета услуг будут начисляться баллы.

Рис. 2. Список определенных дополнительных критериев и способов оценки

Для каждого способа расчета баллов, кроме способа вручную, указаны определенные ключи. Для способа вручную это значение не установлено. Функция автоматической аттестации поставщиков использует способы 2–9, а также ключи A и B, а при полуавтоматическом выполнении используется способ подсчета баллов 1 с ключами C и D. В этом и заключается разница между ними.

Примечание.

Если ключи C и D не присвоены дополнительным критериям услуги со стороны, вкладка Vendor Evaluation (Аттестация поставщиков) в ведомости учета услуг не отображается.

Присвойте способ расчета баллов C (определение по качественному рейтингу услуги) дополнительному критерию «качество обслуживания) и D (определение по рейтингу соблюдения сроков для услуги) дополнительному критерию «соблюдение сроков предоставления услуги».

Выберите пиктограмму продолжения  (рис. 2) или нажмите клавишу Enter после присвоения способов расчета баллов. Появится дополнительные критерии для услуги со стороны, определенные на экране, который показан на рис. 3.

Рис. 3. Список дополнительных критериев для услуг со стороны

Выберите пиктограмму сохранения (не показана) для сохранения настроек определенных критериев.

Ведение организационных данных закупки

Следующим шагом является присвоение критериев релевантной закупочной организации или организациям. На этом этапе также присваивается коэффициент взвешивания. Для ведения данных закупочной организации для услуги со стороны в меню SAP IMG выберите Materials Management ▶ Purchasing ▶ Vendor Evaluation ▶ Maintain Purchasing Organization Data (Управление материальными потоками ▶ Закупка ▶ Аттестация поставщиков ▶ Ведение данных закупочной организации).

Щелкните по пиктограмме выполнения рядом с опцией Maintain Purchasing Organization (Ведение данных закупочной организации). Откроется экран, показанный на рис. 4. Здесь можно присвоить основной критерий External Service (Услуга со стороны). В своем примере я использую закупочную организацию 1000.

Рис. 4. Список закупочных организаций для аттестации поставщиков, для которых выполнено ведение

Выберите закупочную организацию 1000 (Pur. Org 1000) и щелкните по папке Main Criteria (Основные критерии) на панели слева. На следующем экране (рис. 5) представлен список основных критериев, уже присвоенных закупочной организации 1000. Для присвоения основного критерия по услуге со стороны используется кнопка New Entries (Новые записи) или пиктограмма копирования.

Рис. 5. Список определенных основных критериев

Выберите 05 (Услуга со стороны) в качестве основного критерия, а затем щелкните по пиктограмме продолжения или нажмите клавишу Enter. На следующем экране появится список присвоенных основных критериев (рис. 6).

Рис. 6. Список присвоенных основных критериев

Выберите основной критерий External Service (Услуга со стороны) и щелкните по папке Subcriteria (Дополнительные критерии) на панели слева для корректного присвоения дополнительных критериев услуги со стороны на следующем появившемся экране (рис. 7).

Рис. 7. Список дополнительных критериев по услугам со стороны, для которых выполнено ведение

Присвойте дополнительные критерии 01 (качество обслуживания) и 02 (соблюдение сроков предоставления услуги) путем перетаскивания списка дополнительных критериев в столбец дополнительных критериев, см. Рис. 7. Выберите дополнительные критерии в раскрывающемся списке и нажмите клавишу Enter на клавиатуре или щелкните по пиктограмме продолжения. Такое присвоение дополнительных критериев подразумевает, что баллы по основному критерию услуги со стороны будут рассчитаны на основе этих двух дополнительных критериев (качество обслуживания и соблюдение сроков предоставления услуги) согласно присвоенным коэффициентам взвешивания.