Введение в проблему

Особенности управления рисками в ИТ-проектах

Задача управления рисками остаётся самой противоречивой областью в методологии управления большими ИТ-проектами. Особенно это касается проектов внедрения сложного программного обеспечения, например ERP-систем.

С одной стороны, методика управления рисками в вышеуказанных проектах давно известна и доступна. Но, с другой стороны, рекомендуемые способы управления рисками в этих проектах не всегда срабатывают и риски остаются неуправляемыми.

Рассмотрим это на примере нескольких наиболее существенных проектных рисков:

• Риск недооценки необходимого количества ресурсов Подрядчика.
• Риск недооценки необходимого количества ресурсов Заказчика.
• Риск медленного согласования проектных документов.
• Риск значительного изменения объёма в ходе проекта.
• Риск возникновения необходимости в значительной кастомизации внедряемой стандартной ИТ-системы.

Влияние этих рисков на проект, в случае их срабатывания, очевидно – сдвиг вперёд сроков проекта, снижение качества продукта (внедряемой ИТ-системы), увеличение проектных затрат и стоимости владения продуктом проекта. Также известны и мероприятия по управлению вышеуказанными рисками. Их можно ослабить, применив в проекте следующие подходы:

• Гибкое управление ресурсами Подрядчика, обеспечивающее возможность быстрого наращивания команды при необходимости.
• Выделение достаточного количества ресурсов Заказчика на проект.
• Создание системы мотивации для участников проекта со стороны Заказчика.
• Чёткое управление объёмом проекта.
• Управление продуктом проекта.

Но часто в реальных проектах эти мероприятия либо игнорируются, либо не работают. Одна из коренных причин этого – использование договора fix price для проектов.

Коллизия fixed price contract

Fixed price contract – это контракт, в котором размер вознаграждения не зависит от количества затраченного времени или ресурсов для достижения бизнес-цели и жёстко фиксируется в суммовом выражении. Возможно разбиение суммы такого контракта на этапы и поэтапный расчёт.

Договор fix price имеет ряд, казалось бы, очевидных преимуществ, например:

• Легко бюджетировать.
• Легко проводить тендеры.
• Понятные сроки завершения проекта (хотя в жизни они часто потом сдвигаются).
• Большая часть ответственности и рисков на Подрядчике.
• Простое взаимодействие Заказчика с Подрядчиком.

Однако договор fix price накладывает жёсткие ограничения на выполняемый в его рамках проект, зачастую является причиной возникновения либо усиления проектных рисков и мешает управлению ими, что можно проиллюстрировать на примере вышеуказанных проектных рисков.

Договор fix price и риски ИТ-проектов

Риск недооценки необходимого количества ресурсов Подрядчика

Ключевые причины возникновения этого риска, на мой взгляд, следующие:

• Минимизация на старте проекта проектной команды Подрядчика для сохранения плановой рентабельности этого проекта.

Для победы в конкурсе Подрядчик может пойти на существенное снижение стоимости контракта.

В конкурсах, предусматривающих заключение договора fix price, стоимость жёстко фиксируется, исходя из стартовых предпосылок (ТЗ), и в ходе конкурса может только уменьшаться. В результате, как правило, побеждает Подрядчик, предложивший самую низкую цену. Поэтому, чтобы сохранить прибыльность проекта, этот победитель пытается снизить свои затраты, в том числе минимизируя команду, и тем самым лишает себя ресурсного резерва, изначально заложенного в смете проекта.

Подрядчик становится более уязвимым в случае любых изменений проекта. Запросы на изменение (ЗНИ), предполагающие увеличение бюджета проекта, часто отклоняются, так как общий бюджет проекта ограничен. В очень редких случаях увеличение бюджета проекта с помощью ЗНИ компенсирует рост затрат Подрядчика на проект.

• Подрядчик не удержал проект в первоначальных функциональных рамках.

Объём, описанный в первоначальном ТЗ, как правило, имеет много неопределённостей, которые в дальнейшем трактуются в пользу Заказчика. В результате в объём «добрасываются» дополнительные задачи, при этом изменить бюджет fix price очень трудно. Запросы на изменения не всегда помогают, как было сказано выше.

Риск недооценки необходимого количества ресурсов Заказчика

Ключевые причины этого риска:

• Заказчик выделил ресурсы на проект формально, не разгрузив свою проектную команду от линейных задач.
• Плохая координация ресурсов на проекте, недостаточный проектный менеджмент со стороны Заказчика.
• Заказчик ошибся в ходе оценки трудоёмкости своей части проекта.

Проект fix price создаёт опасную иллюзию: Заказчик платит и ждёт результата от Подрядчика, выполняя только контрольно-приёмочные функции. Конечно, в жизни это не так, и представители Заказчика вынуждены серьёзно вовлекаться в проектные работы. Но на старте проекта почему-то про это Заказчик забывает, часто умышленно, экономя свои деньги и надеясь «выкрутить как тряпку» Подрядчика.

Соответственно, никто всерьёз не просчитывает ресурсные затраты Заказчика, необходимые для выполнения проекта. В результате сроки растягиваются и страдают обе стороны: Заказчик не получает результат вовремя и надлежащего качества, Подрядчик терпит убытки.

• Изменение бизнеса Заказчика (реорганизация, кризисы и т. п.) не повлияло на объём проекта, но изменило приоритеты Заказчика, отвлекло значительные ресурсы Заказчика на другие, непроектные задачи.

Даже если сотрудники Заказчика в обычном режиме успевают заниматься и линейной работой, и проектной, то в случае серьёзных изменений в бизнесе такие сотрудники полностью поглощаются задачами, связанными с этими изменениями. Часто в таких случаях приоритеты Заказчика меняются. На проект сил и времени не остаётся. Привлечь дополнительные ресурсы на проект fix price или изменить его сроки часто не получается.

Риск медленного согласования проектных документов

Ключевые причины этого риска:

• Конфликт интересов между различными подразделениями Заказчика мешает принимать решения, касающиеся сквозных процессов.
• Проектные задачи не являются приоритетными для сотрудников Заказчика.

Проекты fix price большую часть ответственности за сроки возлагают на Подрядчика. Поэтому Заказчик не уделяет проектным задачам должного внимания и может затягивать согласование документов, отвлекаясь на другие задачи. Если при этом не было формализованного выделения достаточных ресурсов Заказчика на проект, то скорость согласования проектных задач может катастрофически упасть.

Также сотрудники Заказчика могут увлечься внутренними спорами и бесконечными дискуссиями по поводу автоматизируемых бизнес-процессов, что тоже замедляет процесс согласования проектных документов.

Риск значительного изменения объёма в ходе проекта

Ключевая причина:

• Изменение бизнеса Заказчика в ходе проекта повлекло за собой изменение объёма проекта, связанное с появлением новых требований к внедряемой ИТ-системе.

Очень частое явление