Предыдущая глава >>

В процессе создания и обновления документированной информации организация должна определить применяются  ли  соответствующие  механизмы  управления,  которые  гарантируют  соответствие информации; такие механизмы управления необходимы для обеспечения использования одобренной, точной,  своевременной  информации  персоналом,  осуществляющим  поддержку  деятельности  по управлению активами. 
ISO 55001-2014 «Управление активами. Системы менеджмента. Руководство по применению»

Система документооборота является информационной основой для организации по техническому обслуживанию. Без принятия решения об обязательной фиксации всех видов деятельности по техническому обслуживанию в наряде (заказе), организация не имеет данных для выполнения любого значимого анализа своей политики и практики, или что еще более важно состояния оборудования, за сохранность которого она несет ответственность. Кроме того, без системы документооборота, невозможно планировать и строить график работы по техническому обслуживанию.

На протяжении многих лет использовались различные похожие системы управления данными и документооборотом для учета работ, но наиболее применимой является система заказов на работы. Этот заказ передает плановые данные по труду, материалам и ресурсам оборудования во внутренние документы компании. Без ресурсного планирования производства и построения календарных планов отделом обслуживания, попытки удовлетворить заявки разных клиентов с различающимися приоритетами приводят к хаосу. Тот же самый процесс происходит, когда возникает соблазн жестко планировать, и выполнять все работы по обслуживанию строго в соответствии с запланированными графиками. Без управления документами (заказы ТОРО), деятельность по техническому обслуживанию быстро переходят к хаосу.

Следующие показатели обеспечивают мониторинг системы документооборота. Второй набор показателей отслеживает ход процессов ресурсного планирования и календарного планирования.

Показатели документооборота

1. Полнота данных по трудозатратам, отраженным в заказе

Этот показатель контролирует достоверность отчетных данных по трудозатратам при техническом обслуживании. Он сравнивает записи о трудозатратах, сделанные отделом технического обслуживания, с записями в бухгалтерской отчетности по  оплате труда за тот же период времени. Это позволяет обслуживающему персоналу, увидеть, есть ли пробелы в их записях данных. Хотя эта информация имеет важное значение с ведомственной точки зрения, она также имеет важное значение с точки зрения оборудования. Если расходы на оплату труда не заносятся в заказы, то трудоемкость обслуживания оборудования на протяжении всей истории является сомнительной.

Этот показатель определяется путем деления общей стоимости затрат на оплату труда по техническому обслуживанию отраженной в заказах, на общую стоимость оплаты труда по обслуживанию по данным бухгалтерского учета. При анализе показателя возникает ряд вопросов:

• Если показатель менее 100%, то некоторые из расходов на содержание трудовых ресурсов не отражены в заказах.
• Если показатель более 100%, то, следовательно, имеет место некоторая переплата обслуживающего персонала.
• Если показатель равен 100%, то записи о трудозатратах в заказах ТОРО можно считать точными. Полученная информация в истории эксплуатации оборудования также точна.

Этот показатель может быть рассчитан на еженедельной или ежемесячной основе. Маловероятно, что расчеты за пределами этих диапазонов будут эффективными. Для оценки тренда точности можно отслеживать изменения показателя на скользящем 12-месячном периоде времени.

Достоинства

Этот показатель имеет большое значение для любой организации, стремящейся к точности данных. Если он не контролируется, люди по обыкновению приобретают плохую привычку и не записывают всех необходимых данных. Этот показатель рекомендуется для всех организаций.

Недостатки

Единственная слабость данного показателя является возможность неправильного толкования его как инструмента мониторинга со стороны "Большого брата", за тем, что люди на самом деле делают. Показатель должен быть использован только для мониторинга точности отчетности. Если люди испытывают трудности при ведении записей данных, то методы записи должны быть реализованы, таким образом, что бы сделать сбор данных как можно проще. Обучение сотрудников процедурам записи данных и выбор более легких в использовании систем отчетности может оптимизировать процесс сбора данных.

2. Затраты на материалы  для технического обслуживания отраженные в заказах

Этот показатель аналогичен показателю по трудозатратам. Он сравнивает материальные затраты отраженные в заказах на обслуживание со списанием стоимости материалов отслеживаемых по бухгалтерскому учету. Эта информация будет отражать достоверность сбора и представления данных по материальным затратам в общей стоимости обслуживания. Как и в предыдущий показатель, он позволяет отделу технического обслуживания, обнаружить есть ли какие-либо пробелы в сборе данных и отчетности. Кроме того, как упоминалось ранее, он влияет на достоверность исторических данных по затратам на обслуживание оборудования.

Показатель выводится путем деления общей суммы материальных затрат отслеживаемых отделом обслуживания на общую сумму материальных затрат, отслеживаемых по бухгалтерскому учету. Результат выражают в процентах. Ниже показаны возможные выводы из анализа результатов:

• Если процент ниже 100%, то есть некоторые пробелы в сборе данных предоставляемых обслуживающим персоналом, которые должны быть исправлены
• Если процент более 100%, то отделу МТО возможно, потребуется проверить свои записи, чтобы обеспечить правильное отнесение расходования материалов по бухгалтерским счетам. Кроме того, отделу технического обслуживания, так же возможно, потребуется проверить свои данные, чтобы обеспечить правильное отнесение материальные затраты на счета бухгалтерского учета.
• Если процент составляет 100%, то записи в истории оборудования о расходах на материалы, должны рассматриваться как точные.

Достоинства

Этот показатель имеет большое значение для любой организации, стремящейся к точности данных. Если он не контролируется, люди по обыкновению приобретают плохую привычку и не записывают всех необходимых данных. Этот показатель рекомендуется для всех организаций.

Недостатки

Единственная слабость данного показателя является возможность неправильного толкования его как инструмента мониторинга со стороны "Большого брата", за тем, что люди на самом деле делают. Показатель должен быть использован только для мониторинга точности отчетности. Если люди испытывают трудности при ведении записей данных, то методы записи должны быть реализованы, таким образом, что бы сделать сбор данных как можно проще. Обучение сотрудников процедурам записи данных и выбор более легких в использовании систем отчетности может оптимизировать процесс сбора данных.

3. Затраты по подрядным договорам технического обслуживания отраженные в заказах

Этот показатель используется для проверки точности отражения в отчетности затрат обслуживания подрядчиком. Он сравнивает записи отдела технического обслуживания по затратам на услуги подрядчика с записями о закупках услуг подрядчиков по данным бухгалтерского учета (как правило, по закупочным заказам или по отдельным позициям) за один и тот же период времени. Показатель позволяет обслуживающему персоналу, выяснить, есть ли пробелы в их записях данных. Хотя это важно с ведомственной точки зрения, это также имеет большое значение и с точки зрения оборудования. Если затраты на подрядчика (труда и материалов) не отражаются в заказе, то такая важная составляющая часть истории обслуживания оборудования является сомнительной.

Показатель вычисляется путем деления общей стоимости услуг подрядчиков, отраженных в заказах ТОРО на общую стоимость оплаченных услуг подрядчиков по данным бухгалтерского учета. Результат выражается в процентах. Ниже показаны возможные выводы из анализа результатов:

• Если процент ниже 100%, то это означает, что некоторые затраты на услуги подрядчиков не отражены в заказах.
• Если процент более 100%, то возможно, по некоторым подрядчикам произведена переплата.
• Если процент составляет 100%, то записи в истории оборудования о расходах на услуги подрядчиков, должны рассматриваться как точные.

Показатель может быть рассчитан на еженедельной или ежемесячной основе. Маловероятно, что расчеты за пределами этих диапазонов будут эффективными. Для оценки тренда точности можно отслеживать изменения показателя на скользящем 12-месячном периоде времени.

Достоинства

Показатель важен для любой организации, стремящейся к точности данных. Если он не контролируется, люди по обыкновению приобретают плохую привычку и не записывают всех необходимых данных. Этот показатель рекомендуется для всех организаций. Данные могут быть использованы для мониторинга загрузки и эффективности использования подрядчика. Если затраты оплату услуг подрядчика на выполнение некоторых видов работ начинают превышать затраты на выполнения той же работы собственным персоналом, то следует инициировать переговоры по ценообразованию, или может быть принято решение передать выполнение таких работ собственному  обслуживающему персоналу.

Недостатки

У этого показателя нет недостатков. Если данные, используемые для его расчета точны, то это эффективный инструмент управления для оценки подрядчика.

4. Общее время простоя в связи с выполнением работ ТОРО, отраженное в заказах

Этот показатель используется для проверки точности отчетности о простоях. Он сравнивает цифры простоя, показанные отделом технического обслуживания с записями о простоях, по данным  производственных или оперативных отчетов (чаще всего диспетчерских) за тот же период времени. Это позволяет обслуживающему персоналу, выяснить, есть ли пробелы в их записях данных о простоях. Хотя эта информация важна с ведомственной точки зрения, это также важно с точки зрения оборудования. Если статистика простоя не отражается в заказах, то эта составляющая истории оборудования является сомнительной. Недостаток информации создает конфликты при попытке использовать такие данные для принятия решения о ремонте или замене оборудования.

Показатель выводится путем деления суммарного времени, затраченного на обслуживание и отраженного в заказах на общее время простоев, зафиксированных в оперативной или производственной отчетности. Показатель отслеживается по каждой единице оборудования, с данными выраженными в часах или долях. В результате анализа результатов можно сделать следующие заключения:

• Если процент ниже 100%, это означает, что некоторые простои оборудования, связанные с ТОРО не отражены в заказах
• Если процент более 100%, то это означает, что некоторые данные о простоях, связанных с инцидентами - завышены.
• Если процент составляет 100%, то записи о простоях оборудования в связи с инцидентами соответствуют данным о простоях отраженных в заказах ТОРО и эти данные должны рассматриваться как точные.

Показатель может быть рассчитан на еженедельной или ежемесячной основе. Маловероятно, что расчеты за пределами этих диапазонов будут эффективными. Для оценки тренда точности можно отслеживать изменения показателя на скользящем 12-месячном периоде времени. Расчет следует выполнять по каждой единице оборудования по всей базе данных об оборудовании. Нет никакого реального смысла свертывать (агрегировать) этот показатель.

Достоинства

Показатель важен для любой организации, стремящейся к точности данных. Если он не контролируется, люди по обыкновению приобретают плохую привычку и не записывают всех необходимых данных. Этот показатель рекомендуется для всех организаций. Кроме того, данные могут быть использованы для мониторинга проблемных элементов оборудования. Общие отчеты позволяют посмотреть на десятку объектов с самым высоким уровнем простоя оборудования. Это позволяет отделу технического обслуживания, сосредоточить свои усилия на наиболее проблемном оборудовании.
Недостатки

Этот показатель может быть использован как "дымящийся пистолет" (явная улика) во взаимоотношениях между отделом технического обслуживания и эксплуатационным подразделением, в попытках переложить вину за плохую работу оборудования. Если показатель используется для этого, то будет страдать точность данных и совместная работа служб, необходимые для успешной работы оборудования.

5. Трудовые затраты на техническое обслуживание, списанные на общий или постоянный заказ

Этот показатель оценивает объем трудозатрат на техническое обслуживание, которые отнесены на обобщенные заказы. Это важно, поскольку многие компании, стремясь, сократить свои затраты времени на выполнение учетных работ, создают серию постоянных заказов. Если эти заказы создаются с кодом затрат или затраты относятся на отдел (вместо оборудования), то затраты и связанная с ними информация собраны таким образом, что дальнейший их анализ делается трудным. Кроме того, информация о затратах и ремонтах не связана с соответствующей единицей оборудования и возможность анализировать эти данные применительно к оборудованию теряется.

Показатель определяется путем деления общей суммы затраты на оплату труда на техническое обслуживание, отнесенных на общие заказы к общей стоимости трудовых затрат на обслуживание. Результат выражают в процентах. Показатель можно отслеживать по региону, профессии или производственному подразделению. Этот показатель может быть рассчитан на еженедельной или ежемесячной основе. Маловероятно, что расчеты за пределами этих диапазонов будут эффективными. Для оценки тренда точности можно отслеживать изменения показателя на скользящем 12-месячном периоде времени.

Достоинства

Этот показатель важен для предотвращения чрезмерного отнесения затрат на обобщенные заказы. Рекомендуется для всех организаций. Когда процент работ, относимых на обобщенные или постоянные заказы,  слишком высок, то способность организации управлять данными теряется. Этот показатель полезен для выявления, ситуаций, когда в организации начинают развиваться тенденции к поиску  коротких (обходных) путей по сбору данных.

Недостатки

У этого показателя нет реальных слабостей. Он полезен для страхования правильного уровня сбора данных.

6. Материальные затраты на техническое обслуживание, списанные на общий или постоянный заказ

Этот показатель оценивает объем материальных затрат на техническое обслуживание, которые отнесены на обобщенные заказы. Это важно, поскольку многие компании, стремясь, сократить свои затраты времени на выполнение учетных работ, создают серию постоянных обобщенных заказов. Если эти заказы создаются с кодом затрат или затраты относятся на отдел (вместо оборудования), то затраты и связанная с ними информация собраны таким образом, что дальнейший их анализ делается трудным. Кроме того, информация о затратах и ремонтах не связана с соответствующей единицей оборудования и возможность анализировать эти данные применительно к оборудованию теряется.

Показатель определяется путем деления общей суммы материальных затрат на техническое обслуживание, отнесенной на общие заказы к общей стоимости материальных затрат на обслуживание. Результат выражают в процентах. Показатель можно отслеживать по региону, профессии или производственному подразделению. Этот показатель может быть рассчитан на еженедельной или ежемесячной основе. Маловероятно, что расчеты за пределами этих диапазонов будут эффективными. Для оценки тренда точности можно отслеживать изменения показателя на скользящем 12-месячном периоде времени.

Достоинства

Этот показатель важен для предотвращения чрезмерного отнесения материальных затрат на обобщенные заказы. Рекомендуется для всех организаций. Когда процент затрат, относимых на обобщенные или постоянные заказы,  слишком высок, то способность организации управлять данными теряется. Этот показатель полезен для выделения, ситуации, когда в организации начинают развиваться тенденции к поиску  коротких (обходных)  путей по сбору данных.

Недостатки

У этого показателя нет реальных слабостей. Он полезен для страхования правильного уровня сбора данных.

7. Процент работ постоянных или обобщенных заказов отнесенных на  определенный элемент оборудования

Этот показатель оценивает количество данных об обслуживании записываемых в обобщенных (постоянных) заказах, привязанных к отдельному элементу оборудования. Эта информация важна, потому что многие компании, в целях облегчения учета, создают постоянные (обобщенные) заказы на выполнение работ ТОРО для того чтобы на них накапливать небольшие работы или материальные расходы. Пытаясь сэкономить время, обслуживающий персонал иногда использует обобщенные заказы в качестве некоей "кредитной карты". Они начинают заносить почти все работы в такие постоянные заказы, чтобы избежать написания индивидуальных заказов на работы. Эта практика препятствует накоплению конкретной информации о трудовых или материальных затратах и серьезно затрудняет будущий анализ данных.

Показатель определяется путем деления общей суммы всех затрат на техническое обслуживание (трудовых, материальных, подрядных услуг), отнесенной на общие заказы, связанные с определенным оборудованием, к общей стоимости всех затрат на обслуживание по этому же объекту. Результат выражают в процентах. Этот показатель может быть рассчитан на ежемесячной основе. Маловероятно, что расчеты за пределами этого временного диапазона будут эффективными. Для оценки тренда точности можно отслеживать изменения показателя на скользящем 12-месячном периоде времени.

Достоинства

Этот показатель важен для предотвращения чрезмерного отнесения затрат на обобщенные заказы. Рекомендуется для всех организаций. Когда процент затрат, относимых на обобщенные или постоянные заказы,  слишком высок, то способность организации управлять данными теряется. Этот показатель полезен для выделения, ситуации, когда в организации начинают развиваться тенденции к поиску  коротких путей по сбору данных.

Недостатки

У этого показателя нет реальных слабостей. Он полезен для страхования правильного уровня сбора данных.

8. Процент распределения работы по типу заказа

Показатель отслеживает распределение работ по способам их организации. Он показывает доминирующий способ организации ТОРО и то где потребляется большинство ресурсов. Несмотря на различия в терминологии, используемой в организациях, наиболее типичный набор категорий (типов) включает в себя заказы по ликвидации чрезвычайных ситуаций (отказы, аварии), заказы на профилактические работы и заказы на корректирующие мероприятия. Некоторые организации могут дополнительно использовать еще одну или две дополнительные категории (например, диагностика или капитальный ремонт), но количество должно быть небольшим. Эти цифры рассчитываются и должны укладываться в распределение 20/40/40. Реактивное обслуживание должно составлять менее 20% общего объема работ, доля профилактического обслуживания должна быть в диапазоне 40%, а плановое обслуживание и еженедельные корректирующие работы должна составлять около 40%.

Эти показатели получены путем деления общей стоимости (рабочей силы, материалов и услуг подрядчиков) для определенного вида работ на общую стоимость для всех видов работ. Существует большое разнообразие в использовании формата этого показателя. Категории работ могут быть использованы для изучения следующих соотношений:

• Трудозатраты по трем категориям
• Материальные затраты по трем категориям
• Услуги подрядчиков по трем категориям
• Три категории по департаменту
• Три категории по региону завода
• Три категории по типу оборудования
• Три категории по производителю оборудования (для оценки будущих закупок)

Этот показатель более эффективен, когда он представлен  в графической форме и сначала в виде круговой диаграммы на еженедельном диапазоне, а затем в формате гистограммы на скользящем годовом диапазоне.

Достоинства

Этот формат показателя имеет существенное значение для анализа распределения работ по техническому обслуживанию по способам организации. В зависимости от приоритета, руководитель имеет возможность  управлять  организацией обслуживания. Этот формат достаточно гибок, чтобы внимательно проанализировать тенденции, выявить проблемы на ранних стадиях и принять активные шаги для предотвращения от сползания организации к несбалансированному распределению работ.

Недостатки

Реальная слабость этого показателя в том, что он бесполезен, если система заказов на работы не позволяет отслеживать виды работ в необходимых категориях. Для того чтобы показатель был полезен, данные, поддерживающие расчеты должны быть точными. Если руководство не способно принимать решения, основываясь на данных, предоставленных для расчета показателя, то он не имеет смысла.

Планирование и диспетчеризация

Как только система заказа начинает правильно функционировать, то для достижения максимальной эффективности и результативности работы могут планироваться и для них могут строится календарные графики (диспетчеризация). Планирование деятельности по техническому обслуживанию и формирование календарных графиков обслуживания так же важно, как и  планирование, и составление графиков для основного производства или операционной деятельности. Уже более десяти лет, системы планирования производственных ресурсов (MRPII) были направлены на повышение эффективности производства за счет улучшения ресурсного и календарного планирования и координации ресурсов. Тем не менее, оборудование или его надежность, а также доступность активов зачастую не учитываются. В конечном счете, компания не может планировать производственные ресурсы, не учитывая доступность оборудования для производства.

С переносом акцента на бережливое производство, необходимость учета надежности оборудования стала критической для оценки способности достижения проектной производственной мощности. Планирование и диспетчеризация работ по техническому обслуживанию и интеграции этих видов деятельности с производственным графиком приобретают новый акцент. Следующие показатели помогают оценить и контролировать, насколько эффективна организация планирования и диспетчеризация работ.

9. Процент плановых заказов на обслуживание

Этот показатель учитывает количество планируемых работ по техническому обслуживанию. Планируемая работа требует меньших затрат, чем незапланированная, потому что там меньше потерь, так как работа находится под контролем. Если работа незапланированная, то возникают логистические задержки, приводящие к простоям оборудования, из-за необходимости организации доставки трудовых ресурсов, поиска и доставки всех необходимых запасных частей, и, возможно, даже координации работы с подрядчиками. Чем меньше уровень планирования всех этих элементов, тем к большим потерям в использовании рабочей силы это приводит. Кроме того, время простоя, необходимое для выполнения ремонтных работ увеличивается, что еще более уменьшает производственные возможности завода.

С другой стороны, это не означает, что нужно планировать все работы по техническому обслуживанию, поскольку цель состоит в том, чтобы уменьшить количество времени, затрачиваемое выполнении работы.

Например, если планировщик затрачивает час, на то чтобы спланировать работу и экономит только час труда на рабочем месте (и не снижает допустимый простой), то планирование не стоило затраченных