SAP eAcademy SCM – Procurement:  TSCM50 – Procurement I (Курс TSCM50 – Закупки, часть1), колонка 4

Данная колонка является продолжением описания курса TSCM50 – ProcurementI. Начало описания находится http://sapland.ru/blogs/bashkatov/?post=7233.

Курс адресован, прежде всего, консультантам, выполняющим настройку процессов закупки с помощью SAP ERPи SAP SCM.

Содержание курса

В данной колонке будет рассказано о последующих 2 разделах данного курса: Ввод счета-фактуры (Invoice Entry), Отклонения и блокировка счетов-фактур (Variances and Invoice Blocks).

Раздел Ввод счета-фактуры поясняет контроль счетов со ссылкой на заказ на поставку и на поступление материала; также поясняются тонкости ввода счета-фактуры: указание налога, скидок, иностранной валюты и другие.

В части «Ввод счета-фактуры» рассказывается про сущность счета-фактуры с точки зрения бизнеса, а также про работу с интерфейсом транзакции MIRO.

Счет-фактура обычно содержит в себе: информацию о кредиторе (наименование, адрес), дату, перечень материалов/услуг с указанием количества и сумм, информацию о налогах, условии платежа, банке, а также другую информацию.

В части пояснен интерфейс транзакции MIRO: переход к просмотру кредитора, переход к другому документу счета-фактуры, выбор ссылочного документа, удаление невыделенных позиций с помощью кнопки  в нижней части экрана.

Пояснен ввод счета-фактуры на основе заказа на поставку, а также ввод счета-фактуры на основе ПМ. Если в заказе на поставку стоит галочка «ОтнПМ КСч», то в фактуру будет подтянута такая строчка (по количеству и сумме), какая указана в поступлении материала (а не в заказе на поставку); если их несколько, то будет несколько строк. При этом ссылаться нужно в MIRO не на номер заказа на поставку, а на номер накладной, обозначенной в ПМ.

Рис. 1Индикатор "Контроль счетов по поступлению материала"

Из данной части я также узнал про два полезных параметра IVFIDISPLAY и IVAMOUNTADJUST

Рис. 2Параметры для транзакции MIRO: отображение фин.документа и автоматический пересчет сумм по количеству

Отмеченный параметр IVAMOUNTADJUST дает системе указание автоматически пересчитывать суммы в зависимости от количества в транзакции MIRO (до того, как она будет исправлена руками).

Отмеченный параметр IVFIDISPLAY дает системе указание, что в строке сообщений при выводе номера счета-фактуры, еще нужно выводить и номер бухгалтерского документа.

Рис. 3Сообщение с номером документа счета-фактуры в MIRO при «включенном» параметре IVFIDIPLAY.

Рис. 4Развернутое сообщение с номером документа счета-фактуры в MIRO при «включенном» параметре IVFIDIPLAY

Также в части поясняется использование вариантов в транзакции MIRO.

В целом, часть весьма информативна.

В части «Предварительная регистрация документа» пояснены статусы документа счета-фактуры и настройка оплаты по предварительно сохраненным документам.

Документ контроля счетов, создаваемый через транзакцию MIRO, может быть создан в различных статусах: временно сохранен (hold), предварительно зарегистрирован (park), полностью сохранен (saveascomplete) и проведен (post). Временно сохраненный документ создаёт MM-документ без FI-документа. Предварительно зарегистрированный и полностью сохраненный документы порождают памятную позицию по счету кредитора, т.е. создают FI-документ, но не создают проводку.

В системе также возможно настроить, чтобы было возможно делать платеж до того, как будет сделана проводка, то есть по предварительно сохраненному документу – среди прочего, нужно установить индикатор в основной записи кредитора.

В части «Налоги, сконто, и иностранная валюта» описано, как вводить и устанавливать налог по умолчанию, учитывать скидки при нетто и брутто проводках, а также работать с иностранной валютой при вводе входящего счета.

При вводе входящего счета-фактуры пользователь должен установить код налога. Код налога может быть установлен на уровне заголовка и на уровне позиции. Код налога определяет ставку и налоговый счет. В настройках можно обозначить, чтобы код налога для определенной БЕ или страны подтягивался по умолчанию: Управление материальными потоками -> Контроль счетов логистики -> Входящий счет -> Ведение значений по умолчанию для кодов налога (OMR2).

Рис. 5Экран ведения кода налога по умолчанию для MIRO

Условие платежа может подразумевать, что поставщику в случае выставления счета-фактуры в течение определенного времени будет предоставляться определенная скидка. Различают две схемы проводок скидок: нетто и брутто. При брутто-проводке скидки счет-фактура не порождает дополнительных проводок – проводки делаются при прогоне платежей в модуле FI. В случае нетто-проводки система делает проводку по кредиту счета запаса и по дебету  перерасчетного счета со счетом платежей; затем при прогоне платежей делается проводка по кредиту перерасчетного счета. Какая будет проводка  (нетто или брутто) определяет вид документа фактуры, задаваемый на вкладке «Подробно» в данных заголовка счета-фактуры.

Рис. 6Вид документа счета-фактуры

Счет-фактуру можно провести и в иностранной валюте – для этого необходимо обозначить курс. Курс может быть обозначен в заказе на поставку и непосредственно в счете-фактуре с помощью поля «Курс» (см.Рис.6) на вкладке «Подробно». Курс может быть фиксированным – для этого нужно поставить специальный индикатор в заказе на поставку.

Рис. 7Индикатор "Курс фиксирован" в заказе на поставку

В части «Счета-фактуры для контированных заказов на поставку» описывается указание объектов контировок в транзакции MIRO.

Объект контировки указывается в заказе на поставку и подтягивается на экран при вводе счета-фактуры. В случае, если не было стоимостного поступления материала и настройки типа контировки предполагают изменения при вводе счета, то в транзакции MIROможно изменить объект контировки.

В случае частичного ввода есть две схемы распределения затрат на объекты контировки: когда суммы распределяются пропорционально по всем контировкам (distributeproportionally) и когда сумма распределяется последовательно (distributeinsequence).

Рис. 8Выбор распределения при вводе счета-фактуры на часть позиции заказа на поставку

При вводе счетов-фактур по общим заказам на поставку возможность работать с контировками (указывать, изменять, рассчитывать пропорционально) является важной.

Раздел Отклонение и блокировка счетов-фактур описывает ввод фактур с количественными и стоимостными отклонениями, а также описывает случаи блокировки фактур.

В части «Отклонения и причины блокировки» описаны причины блокировки фактур, а также настройка границы допуска (tolerancelimit).

В системе возможны следующие причины блокирования:

1. При отклонении количества или цены (как за единицу, так и в общем итоге) в счете-фактуре от количества в заказе на поставку или от количества или цены поступления материала.
2. При вводе счеты-фактуры датой раньше, чем дата плановой поставки в заказе на поставку.
3. Когда поступившие на склад материалы не прошли контроль качества (либо решение отклонено либо еще не сделано).
4. При превышении определенной суммы: можно сделать настройку, что все фактуры, в которых есть позиции с суммой более X, должны быть блокированы для платежа.
5. Стохастическое блокирование: блокирование происходит в случайном порядке. В системе можно указать, насколько часто должна происходить выборочная блокировка фактур. Цель подобной блокировки: установить дополнительный контроль.
6. Ручное блокирование – пользователь сам может установить соответствующий индикатор.

Нужно иметь ввиду, что если фактура заблокирована на уровне заголовка, то ни по какой позиции нельзя провести платеж; в системе также возможна и блокировка позиций счета-фактуры.

Для того, чтобы система определила, при каком отклонении производить блокировку необходимо сделать настройку границ доступа. Настройка делается в меню SPRO для каждой БЕ:  Управление материальными потоками -> Контроль счетов логистики -> Блокирование счетов-фактур -> Определение границ допуска

Рис. 9Настройка границ доступа для Отклонения цены в документе счета-фактуры.

В части «Сокращение суммы счета» показаны различные бухгалтерские схемы при сокращении суммы счета.

В случае, если поставщик выставляет фактуру на сумму или количество большую, чем нужно (например, по ошибке), то сумму/количество можно сократить, указав при этом причину и реальное значение суммы/количество, а также сумму/количество от поставщика. В этом случае система создаст два бухгалтерских документа: один на сумму/количество, указанные поставщиком, а другой документ будет кредитовым авизо на сокращенную сумму.

Также показано использование и настройка причин сокращения суммы в счете-фактуры.

В целом, часть содержит больше схем бухгалтерских проводок, нежели практических упражнений.

В части «Отклонения без ссылки на позиции» показаны бухгалтерские схемы и настройки для проводок отклонений без ссылки на конкретную позицию счета-фактуры.

Первая схема проводок отклонений