Введение

Текущее состояние автоматизации процессов управления персоналом

На данный момент более 13 тысяч компаний в мире и более сотни компаний в России успешно используют систему управления персоналом SAP HCM. При этом надо отметить, что самый распространенный вариант использования системы – автоматизация ведения основных процессов:

•  администрирование персонала,
• расчет заработной платы,
• вознаграждений,
• оценка эффективности,
• подбор,
• обучение,
• развитие
• и т.п. 

Все эти процессы традиционно сопровождаются  формированием требуемой законодательством отчётности и «собственных» отчетов. Для составления соответствующих документов могут использоваться:

• преднастроенные формуляры отчетов (Личная карточка сотрудника Т-2)
• оперативные запросы (список сотрудников с двумя детьми),
• табличные отчеты, предназначенные для выгрузки в Excel (список принятых в течение месяца сотрудников).

Кроме того, для составления отчётности многие клиенты SAP используют хранилище данных SAP BW (Business Information Warehouse). В этом случае данные экстрадируются  из транзакционных систем и формируется  агрегированная отчетность.

Однако, недостаточно просто собирать информацию о персонале; принятие эффективных бизнес-решений возможно лишь на основе анализа ключевых индикаторов, оценивающих состояние бизнес-процессов управления персоналом.

Чем аналитическая отчётность отличается от обычной

Существует большое количество коннотаций терминов "аналитика" и "бизнес-аналитика", но я бы хотел обратить внимание на цитату Говарда Дреснера (аналитик Gartner), который в 1989 году определил бизнес-аналитику (Business intelligence) как общий термин для описания "концепций и методов  улучшения бизнес – решений, путём использования фактических данных информационных (поддерживающих) систем".

Как мы видим, бизнес-аналитику можно рассматривать, как деятельность по анализу и моделированию данных, которая используя данные информационных систем, позволяет формировать улучшенные бизнес - решения, что составляет её главную ценность.

Ключевое отличие аналитической отчётности от обычной – использование нетрадиционных инструментов отображения бизнес - данных. Существует очень небольшое количество людей, которым легко  «уловить» динамику изменения показателя, глядя на огромную таблицу, поэтому большая часть инструментов бизнес - аналитики предполагает активное использование инструментов визуализации, таких как графики, диаграммы, деревья и т.д.

Почему немногие используют бизнес-аналитику для управления персоналом?

На рынке существует достаточно большое количество развитых платформ для формирования бизнес-аналитики (например, целый портфель решений SAP Business Objects), которые могут быть использованы для анализа информации из различных информационных систем.

Однако чтобы получить аналитическую информацию, необходимую для  принятия решений, нужна не только платформа, но и ее наполнение:

• настроенные алгоритмы извлечения,
• очистка информации,
• расчет бизнес - показателей.

 Самостоятельная разработка и настройка показателей требует понимания специфики бизнес-деятельности и знаний по настройке программного обеспечения.

Как правило, лишь крупные компании, которые считают целесообразным иметь в штате команду бизнес-аналитиков, готовы прикладывать усилия, необходимые для самостоятельной разработки и настройки показателей. При этом очень часто бизнес-аналитики сосредоточены на задачах анализа и моделирования информации об основной деятельности компании или о финансовых показателях, и до расчёта бизнес-показателей по персоналу у них попросту не доходят руки.

Это - безусловно печальная ситуация, особенно с учётом того факта, что многие компании накопили большое количество исторической информации о персонале, и она лежит в базах данных «мертвым грузом», хотя могла бы быть эффективно использована для моделирования будущих сценариев и принятия решений о персонале. 

Стоит ли овчинка выделки?

Как правило, доказывать пользу от наличия «простой в потреблении» и актуальной информации о персонале нет необходимости, но давайте посмотрим на результаты одного из западных исследований: «высокоэффективные компании в три раза чаще, чем низкоэффективные компании, используют сложную аналитику»  ("Analytics: The New Path to Value", MIT, October, 2010). 

Руководитель компании или HR бизнес-партнер обычно размышляет не в терминах объектов существующей информационной системы, а ищет ответы на определенные вопросы, такие как:

• Каков уровень текучести персонала с разбивкой по менеджерам или филиалам?
• Какова стоимость подбора персонала, с разбивкой по источникам подбора?
• Насколько связаны затраты на обучение и эффективность деятельности персонала?
• Насколько связаны результаты оценки эффективности и уровень вознаграждения сотрудников?
• Каков средний срок нахождения в должности руководителей и каков процент замещения ключевых должностей компании из внутреннего кадрового резерва?

Конечно, отчеты подобного рода могут быть сделаны вручную одним или несколькими сотрудниками по запросу руководителя в течение пары недель, но это будет неэффективно. Ответы на вопросы бизнеса, касающиеся персонала компании, могут быть быстрыми и подробными, и в настоящей статье мне хотелось бы обсудить различные  аналитические инструменты SAP по управлению персоналом, которые позволяют достичь этих результатов.

Обзор различных инструментов

Встроенные информационные панели по управлению талантами

В течение нескольких последних лет система управления персоналом SAP HCM постоянно развивалась и получала новые бизнес-функции и возможности в рамках пакетов расширений. Особое внимание в последних пакетах (EhP5 и EhP6) уделялось улучшению интерфейсов конечных пользователей, участвующих в процессах управления персоналом, а также предоставлению простой в использовании наглядной аналитической информации для HR-специалистов и руководителей.

Ключевой идеей является предоставление аналитики прямо в рамках выполняемых процессов, например, в портале самообслуживания менеджера. Визуальная информация о данных сотрудника доступна в его профиле (Рис. 1):

Рис.1 Профиль таланта сотрудника со встроенной аналитикой

В  профиле визуализирована информация о количестве дней неиспользованного отпуска, обзор совокупного вознаграждения сотрудника и история его изменения, результаты оценки эффективности, потенциала сотрудника, степень соответствия знаний сотрудника должностным требованиям.

Некоторые бизнес-процессы, например, «Управление вознаграждениями» требуют детального анализа постоянных и переменных выплат сотруднику в процессе планирования и распределения премий и ежегодного повышения заработной платы. Чтобы решить задачу детального анализа, вы можете использовать аналитические инструменты, встроенные в рабочее место по планированию вознаграждений (Рис. 2):

Рис. 2 Встроенная аналитика в планировании вознаграждений

Рабочее место позволяет выбрать различных сотрудников из списка и:

• увидеть аналитические отчеты по динамике изменения их совокупного вознаграждения,
• увидеть уровень сотрудников в «вилке зарплат»,
• откалибровать уровень вознаграждений в соответствии с результатами оценки эффективности.

Аналогичные возможности доступны и для других процессов, включая процесс управления эффективностью персонала. Панель (Рис. 3) позволяет руководителю увидеть распределение итоговых оценок своих подчиненных, тренд изменения оценки по отдельным сотрудникам, отследить статусы исполнения задач.

Рис. 3 Аналитика по управлению эффективностью деятельности

Кроме встроенных в процессы графических отчетов, в новые пакеты расширения были добавлены полнофункциональные