“В нашей компании процесс планирования выполнялся вручную и требовал значительных временных затрат”, – рассказывает Сидни МакКоннелл (Sydnie McConnell), аналитик бизнес-систем в AE. “У нас около 300 мест возникновения затрат, в которых в общей сложности работает более 200 менеджеров. Каждый квартал наш финансовый отдел собирал необходимые шаблоны и рассылал их менеджерам, которые должны были заполнить их и отправить обратно. Затем специалисты финансового отдела открывали каждый шаблон вручную, консолидировали информацию и определяли, требуется ли пересмотр планов менеджеров”.

Этот процесс был неэффективен по целому ряду причин. Поскольку доступ к историческим данным был затруднен, менеджерам МВЗ каждый квартал приходилось формировать бюджеты “с нуля”. Не имея возможности проанализировать прежние тренды, менеджеры не могли достаточно точно прогнозировать требования к будущему бюджету.

Сократить временные затраты на финансовое планирование на сотни часов за каждый квартал позволило внедрение приложения SAP BusinessObjects Planning and Consolidation. Сидни МакКоннел отмечает, что это решение позволяет менеджерам МВЗ просматривать точные данные, получаемые из корпоративной системы SAP ERP 6.0, и выполнять прогнозирование в привычном формате.

Сложности планирования вручную

Как принято во многих компаниях, финансовый отдел AE придерживается квартального графика планирования, а также формирует ежегодный оперативный план (ЕОП), охватывающий весь финансовый год. Для формирования каждого плана специалистам отдела требовалось составить рекомендации по финансовому прогнозированию и предоставить шаблоны менеджерам МВЗ в виде файлов Microsoft Excel.

Ответственные менеджеры в каждом МВЗ заполняли шесть настраиваемых листов, по которым составлялись прогнозы инвестиционных расходов, расходов на амортизацию, оплату труда внештатного и штатного персонала, прочих расходов, а также итоговый прогноз. Пример шаблона Excel для прогнозирования оплаты труда персонала см. на Рис. 1.

Рис. 1	Заполнение прогноза по сотрудникам и заработной плате на листе Excel