Введение

В статье с использованием демонстрационного примера дана пошаговая методика настройки и выпуска обычного и исправительного универсального передаточного документа (УПД) с использованием модуля SD, имеющегося в стандартной поставке SAP ERP. Методика может рассматриваться как сценарий (описание процесса) работы пользователя.

С помощью материалов этой статьи вы сможете:

• настраивать выпуск обычного и исправительного УПД;
• производить оценку объема доработок, необходимых для внедрения УПД в продуктивную эксплуатацию для конкретной системы;
• выпускать исправительный УПД из сбытовой фактуры, также и без ручных операций в журнале фактур.

Общие сведения

В октябре 2013  года ФНС России представила универсальный передаточный документ (далее – УПД), выпустив письмо ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96@ "Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе формы счета-фактуры".

Форма УПД содержит все обязательные реквизиты, предусмотренные для счетов-фактур и первичных учетных документов. Таким образом, организация может применять его либо для расчетов с бюджетом по НДС и подтверждать расходы, либо только как первичный учетный документ. Применение документа определяется значением поля Статус: 1 – счет-фактура и передаточный документ (акт), 2 – передаточный документ (акт).

Как и в случае счета-фактуры, к исходному УПД может быть выпущен исправленный (исправительный) УПД, в заголовочной части формы имеются поля для указания номера и даты исправления.

Также по аналогии с корректировочным счетом-фактурой ФНС представила форму универсального корректировочного документа (УКД). Порядок применения данного документа разъяснен в письме от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86@ «О корректировке универсального передаточного документа».

Версии, SAP Ноты и справочная информация

В стандартной поставке системы SAP ERP реализован УПД, применение данного решения было описано в ноте  2052911 - Unified Transfer Document print form (UTD), выпущенной 10.11.2014. Также в рамках данного решения может быть выпущен исправительный УПД. По состоянию на 01.07.2016, SAP не представил решение для УКД.

УПД присутствует в системе для следующих версий.

В соответствии с описанием решения SAP, предусмотрены три варианта применения УПД:

1. Продавец выпускает УПД со статусом 1 вместо счета-фактуры и акта выполненных работ, на основе FI-фактуры, документ отражается в журнале фактур и в книге продаж (не рассматривается в данной статье).
2. Продавец выпускает УПД со статусом 1 вместо счета-фактуры и ТОРГ-12 или акта выполненных работ, на основе SD-фактуры, документ отражается в журнале фактур и в книге продаж.
3. Продавец выпускает УПД со статусом 2 вместо ТОРГ-12, на основе исходящей поставки в SD, документ не отражается в журнале фактур и в книге продаж.

Информация об УПД размещена в соответствующих нотах:

2052911 - Unified Transfer Document print form (UTD)

2057292 - 4-digit OKEI codes in VAT invoice, Corrective VAT invoice, UTD, TORG-12 forms

2121610 - Seller name at Unified Transfer Document form

2190888 - Unified Transfer Document form: Material code is cut

2174742 - Russian VAT invoice form: incorrect trade type, missing messages, sender's email address

Некоторая информация об УПД размещена на Help.sap.com

В документации SAP нет специальных указаний касательно выпуска исправительного УПД. Функционал исправительного УПД совпадает с функционалом исправительного счета-фактуры. Выпуск исправительного УПД может быть произведён из журнала счетов-фактур. Также выпуск исправительного УПД может быть произведен непосредственно из SD-фактуры с помощью способа, описанного для счета-фактуры в ноте 1943455 - Revision of Invoices from billing documents output, registration in journal .

Настройка УПД фактуры

Для настройки выходного документа УПД необходимо предпринять следующие действия:

• выбрать или настроить последовательность доступа
• создать вид выходного документа для УПД и исправительного УПД
• включить созданные виды выходного документа в схему выходных документов
• настроить регистрацию УПД в журнале фактур
• создать записи условий для вывода УПД

Выбор последовательности доступа

Применение подходящей последовательности доступа имеет важнейшее влияние на применяемые сценарии и удобство работы пользователей. В настраиваемой системе вполне может найтись подходящая последовательность доступа. Также необходимо учитывать, что настройки таблиц условий и последовательностей доступа считается архитектурно значимыми и их изменение может потребовать продолжительных согласований. По этим причинам процедура изменение последовательности доступа не будет подробно разобрана в рамках данной статьи. Далее будет приведен пример анализа и подхода к настройкам в демонстрационном примере.

Для анализа применяемых в конкретной системе последовательностей доступа удобно воспользоваться транзакцией NACE (транзакция NACE -> приложение V3 Фактурирование -> ПоследовДоступа, Рис. 1, рис 2.).

Рис. 1 Транзакция NACE, V3, Последовательности доступа

Рис. 2 Последовательности доступа фактурирования

В системе, используемой для демонстрации, присутствуют настройки из стандартной поставки. Когда организация использует единственный вариант печатной формы счета-фактуры, можно использовать стандартную последовательность V3 0002 СбытОрг/ВидФактуры. Но если использовать ту же последовательность для УПД, в фактуру будет отбираться и УПД, и счет-фактура, и пользователь, в случае печати вручную, будет вынужден выбирать тип документа. Это неудобно и может приводить к ошибкам. Также можно применить стандартную последовательность доступа V3 0005 СбытОрг/Клиент/ВидФактуры. В этом случае в доступе 001 Сбытовая организация/Номер клиента можно вести записи для клиентов, которым необходим УПД, а с помощью доступа 011 Сбытовая организация/Вид фактуры выпускать счет-фактуру для всех остальных клиентов. Недостатком доступа 001 Сбытовая организация/Номер клиента является отсутствие вида фактуры и, следовательно, УПД будет выбираться для сторнирующих фактур и выпускаться при сохранении, если для УПД настроен момента отправки 4 Немедленная отправка.

Т.к. в стандартной поставке нет доступа СбытОрг/ВидФактуры/ПолучательСчета, при настройке в системе, используемой для демонстрации, такой доступ был создан. Для этого создана таблица условий B905 СбытОрг/ВидФактуры/ПолучСчета (транзакция V/63), затем доступ включен в последовательность доступа V3 005 СбытОрг/Клиент/ВидФактуры (Рис. 3).

Рис. 3 Последовательность доступа V3 005 СбытОрг/Клиент/ВидФактуры

Создание вида выходного документа для УПД и исправительного УПД

Для создания новых видов выходных документов удобно воспользоваться транзакцией NACE. (транзакция NACE -> приложение V3 Фактурирование -> ВидыВыходныхДокумент, Рис. 4, рис 5).

Рис. 4 Транзакция NACE, Виды выходных документов V3

В режиме редактирования создаем новый вид выходного документа ZUTD Универс Передат Док.

Рис. 5 Виды выходных документов V3. Создание новой записи

Заполняем общие данные для создаваемого вида (Рис. 6).

Рис. 6 Общие данные вида выходного документа ZUTD (V3)

  Заполняем значения по умолчанию для вида выходных документов. Эти данные не обязательны, но их заполнение упростит работу и уменьшит количество ошибок при последующей эксплуатации (Рис. 7).

Рис. 7 Значения по умолчанию для вида выходного документа ZUTD (V3)

Создаем новую запись настройки подпрограммы обработки (Рис. 8).

Рис. 8 Создание подпрограммы обработки для вида выходного документа ZUTD (V3)

Для УПД используется программа печати счета фактуры J_3RV_INV_A и указываются специальное Имя вызываемой подпрограммы ENTRY_UTD_1 и PDF-формуляр J_3R_UTD (Рис. 9).

Рис. 9 Настройка подпрограммы обработки для вида выходного документа ZUTD (V3)

 Затем создаем запись роли партнеров (Рис. 10).

Рис. 10 Создание роли партнеров для вида выходного