Практика конкурсных закупок в ОАО "МОЭК"

Материалы круглого стола SAP «Обмен опытом проведения конкурсных закупок»
Москва
12 ноября 2009

М.П. Дудко

Заместитель начальника отдела
организации конкурсов Аппарата управления
ОАО «МОЭК»

Открытое акционерное общество «Московская объединенная энергетическая компания» занимается производством, транспортировкой и распределением тепла, электрической энергии на территории Москвы. Штат компании насчитывает более 21 тыс. сотрудников, которые обслуживают 9 017 центральных и индивидуальных тепловых пунктов (ЦТП/ИТП), 72 районных и квартальных тепловых станции, 122 малых котельных и 10,4 тым. км тепловых сетей. Структура компании включает в себя 10 эксплуатационных филиалов – по числу административных округов города Москвы, и 8 сервисных филиалов, выполняющих функции сбыта, снабжения, обеспечения транспортом и т.д.

В ОАО «МОЭК» принята централизованная система снабжения. Снабжением занимается Филиал № 13 «Энергокомплект», который осуществляет консолидацию потребностей производственных и других филиалов в сырье, оборудовании, запчастях, распределяет ресурсы среди внутренних заказчиков. Источники снабжения определяются путем проведения конкурсных процедур, основные решения по проведению конкурсных процедур принимает конкурсная комиссия.

Советом директоров было принято решение с 2007 года перенести проведение конкурсов на Электронную торговую площадку и обеспечить прозрачность проводимых конкурсов. Рассматривались различные варианты, в том числе электронные площадки B2B-Энерго, но выбор был остановлен на программном обеспечении SAP, модуль SRM, т.к. это решение соответствовало требованиям по критерию минимального времени внедрения и устраивало по ценовым характеристикам. Также эта система в дальнейшем позволит интегрироваться с действующей в ОАО «МОЭК» корпоративной системой на базе SAP при формировании заявок и исполнении контрактов.

Решение о внедрении системы было принято в июле 2007 года, в августе была создана рабочая группа и началось внедрение, на тестовый режим система вышла к сентябрю 2007 года, а уже в октябре 2007 года она была введена в промышленную эксплуатацию.

Первоначально система была запущена в аппарате управления компании: с ее помощью проводились централизованные конкурсы. В декабре решение было тиражировано на филиалы МОЭК, которые теперь также проводят конкурсы с использованием электронной торговой площадки. За 2008-2009 годы проведено порядка 800 конкурсов в аппарате управления и более 500 конкурсов в филиалах.

Конкурсы проводятся на поставку товаров, выполнение работ в соответствии с производственной программой или бюджетом предприятия на текущий год. Для того, чтобы система успешно функционировала, было проведено обучение сотрудников ОАО «МОЭК»: обучение прошли работники отдела организации конкурсов и сотрудники, отвечающие за материально-техническую комплектации в филиалах - всего было обучено около 100 сотрудников. Для облегчения работы на площадке потенциальным поставщикам были разосланы оповещения и приглашения пройти обучение, к обучению были привлечены представители разработчика, были обучены более 300 человек. Также была организована горячая линия для проведения консультаций.

Работа поставщиков на электронной торговой площадке начинается с саморегистрации, она очень упрощена. Для организатора торгов эта площадка позволяет принять поставщика, присвоить ему статус участника и допустить его до участия в конкурсе, а также устраивать торги различного назначения: открытые и закрытые. Система позволяет рассылать сообщения, приглашать к участию в конкурсе.

Основные процессы конкурса: формирование корзины закупок, разделение этой корзины на лоты. Формированием корзины занимается внутренний заказчик. Заказчик готовит техническое задание для проведения конкурса и указывает различные параметры проведения конкурса: сроки, требования к участникам, параметры оценки предложений. На основании технического задания готовится конкурсная документация, которая утверждается в разных службах компании: юридической, финансовой. Конкурсная документация выкладывается на корпоративном сайте, информация о конкурсе публикуется. По окончании срока подачи заявок в присутствии участников конкурса происходит вскрытие заявок, оглашение результатов, происходит сравнение конкурсных предложений и выбор победителя. Составляется протокол заседания конкурсной комиссии, который передается заказчику для заключения договора.

Сама корзина покупок и лотов может формироваться как вручную, так на основании информации о ранее сформированных корзинах в модулях, не связанных с электронной торговой площадкой. Формирование лотов происходит по номенклатурному признаку.

Система позволяет объявить конкурс очень несложным способом: указывается дата открытия, параметры оценки предложений, подгружается конкурсная документация. Информация доступна как на корпоративном сайте www.oaomoek.ru, так и в системе SRM.

Система позволяет организатору торгов осуществлять поиск по уже проведенным конкурсам, группировать их по различным признакам, осуществлять поиск участников, менять статус конкурса, выгружать отчеты, выбирать победителя. Участники могут также осуществлять поиск среди опубликованных и проводимых конкурсов, могут до определенного срока вносить изменения.

При внедрении системы в МОЭК столкнулись с проблемами по работе потенциальных участников в этой системе. Первый шаг, на который пошли в компании - это отказ от бумажного носителя при предоставлении заявок на участие в конкурсе, была также упрощена процедура регистрации участников, проводится регулярное обучение потенциальных участников, разработана подробная инструкция по работе с электронной торговой площадкой (что сократило количество вопросов), существует горячая линия по консультации поставщиков совместно с разработчиками. Также в отделе конкурсов выделено специальное рабочее место для помощи поставщикам, куда поставщик может приехать и создать заявку.

В ОАО «МОЭК» двухуровневая система проведения конкурсов: первый уровень - это централизованные закупки, второй - закупки филиалов. У филиалов есть ограничения по сумме и по номенклатуре закупаемой продукции. Аппарат управления осуществляет проверку корректности подготовки конкурсной документации, контроль итогов конкурсов (иногда пересматриваются итоги конкурса), производит контроль заключения договоров и оказывает помощь при проведении конкурсов.

Внедрение системы дало следующие преимущества: упрощение процесса проведения конкурсов, значительное сокращение бумажного документооборота, сокращение количества ошибок в отчетах для руководства, сокращение времени подготовки и проведения конкурса. К недостаткам системы можно отнести неинтуитивный интерфейс, что приводит к большому количеству вопросов; негибкость системы при различных настройках вынуждает чаще обращаться к разработчику за консультациями.

В результате использования системы в МОЭК увеличили количество потенциальных поставщиков и сократили затраты на закупку товаров и услуг. Если сравнивать итоги конкурсов без использования электронной торговой площадки и с ее использованием, то разница составляет 3-5% дополнительной экономии.

Компания также оказывает услуги своим дочерним предприятиям и организует для них конкурсы. В МОЭК действует Положение, согласно которому филиалы готовят техническое задание на проведение конкурса, передают в отдел конкурсов, который готовит документацию и проводит конкурсы на электронной торговой площадке. Также компания готова предложить свою электронную площадку в аренду другим компаниям и может оказать услуги во внедрению аналогичной системы в других компаниях.