Опыт использования электронной торговой площадки в ОАО «Сургутнефтегаз»

Материалы круглого стола SAP «Обмен опытом проведения конкурсных закупок»
Москва
12 ноября 2009

А.В. Пирогов

Заместитель начальника отдела
разработок и внедрения технологии закупок
ОАО «Сургутнефтегаз»

Я расскажу об использовании электронной торговой площадки в компании СургутНефтеГаз. В состав компании входит 57 структурных подразделений, это не только нефте-газо добывающие, буровые подразделения, но и автотранспортные, строительные, дорожно-строительные и др. Географически – это Западная Сибирь и Восточная Сибирь – добыча нефти и газа, и Европейская часть – переработка и сбыт нефтепродуктов. 57 структурных подразделений подразумевают очень широкую номенклатуру, у нас происходит закупка по 25-30 тыс. позициям материалов. География вносит сложности в процесс доставки материалов, что в Сургут, что в Якутию.

Структура закупок компании Сургутнефтегаз с точки зрения выбора поставщика следующая. 43% всех договоров осуществляется в виде очных тендеров: при приезде поставщиков непосредственно в Сургут, 15% - по техническим условиям, когда из нескольких поставщиков по сложному оборудованию определяется один поставщик в связи с техническими требованиями нашей компании к оборудованию. С поставщиками-монополистами мы взаимодействуем по 22% закупок, и здесь конкурсные процедуры не задействованы.

20% закупок осуществляется путем выбора поставщика по критерию минимальной цены. Каждый договор по результатам закупки имеет небольшую сумму, небольшие объемы закупки, поэтому поставщикам приезжать на очный тендер невыгодно. Ранее, закупка осуществлялась следующим образом. Специалист-закупщик готовил коммерческий запрос, отправлял его по факсу или по электронной почте, получал коммерческое предложение, обрабатывал его вручную, при необходимости отправлял запрос на снижение цены по коммерческому запросу, формировал конъюнктурный обзор, на основании которого формировал предложение по определению поставщика. У закупок по минимальным ценам есть своя особенность. Номенклатура очень большая, порядка 23000 позиций материалов в год, небольшие объемы партии закупки, незначительная сумма закупок, в общей сумме закупок материалов и оборудования – это не более 2%, и большое количество участников конкурса, по объему договоров – это порядка 20% от общего объема. Бумажная работа достаточно серьезная. Была поставлена задача перевести закупку по минимальным ценам на электронную торговую площадку. Если сравнивать с компанией ТНК-BP: мы не «первый» список, а «четвертый» обрабатываем в первую очередь. Закупка по минимальным ценам и так была на основе конкурса, но по сравнению с очными тендерами снижение было гораздо ниже.

Сейчас в системе SRM организовано два больших модуля: регистрация поставщиков и конкурсные закупки. Регистрация – это заполнение анкеты, доступ в систему свободен, любой поставщик через интернет может зайти в систему и определить категорию продукции, по которой он готов работать с нами. После этого поставщик передает электронные копии документов по факсу или по электронной почте, после проверки соответствия переданных документов и анкеты, специалист Сургутнефтегаза делает регистрацию поставщика в системе. После этого поставщик полностью авторизуется в системе и может принимать участие во всех конкурсах системы. Регистрация занимает от 1 часа до 1 дня. Для поставщиков-партнеров регистрация еще более короткая за счет сокращения перечня предоставляемых документов. Система эксплуатируется в продуктивном режиме с 1 ноября 2007 года. Процедура регистрации поставщиков позволила довольно быстро набрать необходимую базу данных поставщиков для проведения конкурса. На сегодняшний день в системе зарегистрировано более 4200 потенциальных поставщиков, для которых зарегистрировано 6000 пользователей, которые могут заходить в систему и принимать участие в конкурсе. Ежемесячно в системе регистрируется около 100 новых поставщиков.

Компания Сургутнефтегаз отличается высокой степенью централизации закупок. Большинство закупок производится через два управления: управление внешне-экономической деятельностью, управление по материально-техническому обеспечению производства, которое занимается закупками внутри российской федерации. Система SRM используется сейчас только для закупок управления материально-техническим обеспечением производства. Используется для закупок материалов и оборудования.

Потребность в материально-технических ресурсах формируется в корпоративно-информационной системе R3 – там происходят все процедуры согласования-утверждения, на основании утвержденной потребности справочника материалов системы R3 формируется конкурс в системе SRM. Эти процедуры автоматизированы. Все действия выполняют непосредственно специалисты-закупщики. При формировании конкурса и публикации на основании информации из справочника деловых партнеров происходит автоматическое уведомление поставщиков о начале конкурса. Перед регистрацией деловые партнеры указывают категории продукции, по которым готовы работать с Сургутнефтегазом. Именно по номенклатуре конкурса происходит поиск поставщиков по этим категориям и рассылаются уведомления в автоматическом режиме по электронной почте. Кроме того, к конкурсу может быть приложена любая конкурсная документация (опросные листы, формы типовых договоров, техническая документация, требования), определяются условия поставки, сроки, объемы и прочее.

В системе публикуются только открытые конкурсы. Любой участник, зарегистрированный в системе, может зайти в любой опубликованный конкурс и оставить свое предложение. Для повышения эффективности проведения конкурсов нами была проведена многоэтапная процедура конкурса. Конкурс открывается на несколько дней, чтобы поставщики могли приготовить свои коммерческие предложения, зайти в систему, создать их в системе. После завершения приема предложений специалист закупщик формирует конъюнктурный обзор, полностью видит всю картину, может оценить все предложения поставщиков, принимает решение по публикации следующего этапа. Количество этапов не лимитировано, последующие этапы идут до тех пор, пока не зафиксированы минимальные цены, когда поставщики цены уже не снижают.

Конъюнктурный обзор, на основании которого производится анализ конкурса, включает в себя не только текущее предложение поставщиков, но также и исторические данные о ценах на закупку данной номенклатуры по действующим договорам, по более ранним поставкам, и в том числе динамику изменения цен в процессе конкурса. Все это фиксируется в виде отчета и данный документ (конъюнктурный обзор цен) по результатам конкурса является основанием