Управление материальными потоками

Управление материальными потоками находится в начале логистической цепочки (supply chain). Управление материальными потоками обеспечивает доступность необходимых предприятию материалов и услуг в нужное время и в нужном месте и их заготовку у лучшего поставщика по разумной цене. В этой публикации представлен обзор компонента «Управление материальными потоками» (Materials Management) в SAP ERP (далее мы будем называть этот компонент SAP MM).

Вы узнаете:

• О задачах управления материальными потоками
• Какие организационные единицы используются в закупках
• Как создавать основные записи поставщика материала и инфо-записи закупки
• Как создавать заказ на поставку
• Как осуществляется управление запасами и контроль счетов
• Какие оценки можно использовать в стандартной версии

1. Области задач управления материальными потоками

Задача, стоящая перед отделом закупок (purchasing department) – обеспечить предприятие материалами и услугами, необходимыми для бизнесCпроцесса, но не производимыми или не оказываемыми на самом предприятии. В эту область входят и дополнительные стратегические задачи; все возрастает роль закупок, поскольку именно в этой области возникают высокие затраты и, таким образом, существует значительный потенциал для экономии.

В следующем разделе представлен обзор основных процессов закупки (а именно заказ на поставку, поступление материала и контроль счетов). Этот раздел будет предварять более подробное обсуждение процесса закупки в системе SAP. Часто заказ на поставку инициируется соответствующей заявкой (purchase requisition).

Справка. Закупка или заготовка? Понятия закупка (purchasing) и заготовка (procurement) часто используются как синонимы. Если бы вам нужно было как-то их различить, то заготовку следовало бы трактовать как область стратегических закупок, в которой определяются стратегии заготовки, осуществляется выбор и оценка поставщиков, проводятся исследования рынка и ведутся переговоры о долгосрочных соглашениях. Область оперативных закупок отвечает за текущие заказы на поставку (purchase orders).

Однако полностью разграничить понятия закупки и заготовки невозможно, поскольку материалы можно заготавливать и в рамках внутренней заготовки. Для простоты мы будем пользоваться термином «закупка»

Справка. Заявка. Функциональный отдел (user department) выпускает заявку (purchase requisition, PReq), чтобы заявить о своей потребности в закупке материала или услуги. Заявка еще не представляет собой заказа на поставку, но инициирует его создание. Обычно сотрудники функционального отдела размещают онлайн-формуляр, который передается в отдел закупок. Заявка должна быть деблокирована руководителем места возникновения затрат (МВЗ) в зависимости от затрат и соответствующих директив предприятия.

В этот процесс вовлечено по меньшей мере три разных отдела: отдел закупок, место поступления материала (goods receiving department) и отдел, выполняющий контроль счетов (в некоторых предприятиях это делается не отделом закупок, а бухгалтерией кредиторов).

Рис.1. Базовый процесс закупки

Далее процесс закупки можно подразделить на следующие фазы:

1. Определение потребности. Определение потребности – это исходная точка. Функциональный отдел может проинформировать отдел закупок о потребности в материале или ввести заявку в систему (транзакция ME51N) Затем этот документ будет передан в отдел закупок. Определение потребности может выполнить даже сама система SAP в рамках процесса, который называется автоматическим планированием потребности в материалах (automatic material requirements planning).

Справка. Автоматическое планирование потребности в материалах. Автоматическое планирование потребности в материалах отвечает за своевременную и точную заготовку материалов. В этом процессе в центре внимания находятся оптимальное календарное планирование заказов, определение потребности и своевременное планирование потребности в материалах. Выигрыш заключается в снижении обязательств инвестиционного характера, более коротком времени выполнения (lead time), более строгом соблюдении сроков поставки и большей гибкости производственного процесса.

Рис. 2. Расширенный цикл закупок

2. Выбор источника поставки. При выборе поставщика (т. е. источника поставки) может оказаться полезным учитывать предыдущие заказы. Перед тем как принять решение о новом источнике поставок, убедитесь в том, что потребность нельзя удовлетворить с помощью уже имеющихся источников. В системе SAP источник поставки может быть выбран автоматически.

3. Выбор поставщика. В процессе выбора поставщика пользователь должен получить и сравнить различные предложения от поставщиков и выбрать самое предпочтительное.

4. Обработка заказ на поставку. Настоящий заказ на поставку обрабатывается на следующем шаге, когда вы должны будете определить количества, сроки и место поставки и передать эти данные поставщику в заказе на поставку. Письменный заказ на поставку придает юридическую силу рамочным условиям.

5. Контроль за заказами на поставку. На предприятии заказ на поставку может использоваться