Если вы твердо решили отказаться от печати бумажных документов и перейти на электронный документооборот со своими контрагентами, то вам придется, в первую очередь себе, ответить на следующие вопросы:

• С каким/с какими операторами работать?
• Как передавать документы оператору – через его универсальный интерфейс или из рабочего места ERP-системы?
• Где и как хранить ЮЗД?
• Как применять ЭП (электронную подпись) – на сервере или рабочем месте сотрудника?
• Как внедрять – самостоятельно или с помощью интегратора?

От ответов на эти вопросы зависит и архитектура целевой системы, и состав мероприятий по подготовке к ее внедрению.

Выбор оператора

Сегодня в России действующим законодательством предусмотрено обязательное использование информационных каналов провайдеров или операторов ЭДО для передачи электронных счетов-фактуры. Всего по стране услуги по передаче электронных документов осуществляют более ста операторов. Программное обеспечение каждого оператора, даже при соблюдении определенных стандартов, имеет свою специфику.

Получается, что для осуществления приема/передачи документов вам придется использовать не только каналы, но и программное обеспечение выбранного оператора. Для этого каждый оператор предусматривает передачу своим пользователям соответствующего клиентского обеспечения для установки в его вычислительной сети, или на сервере оператора. Фактически речь идет об облачной модели использования программного обеспечения оператора.

Но даже облачная модель, не говоря уже о клиентской, не всегда устраивает крупный бизнес, и без того перегруженный использованием целого «зоопарка» приложений и систем. Появление нового приложения означает дополнительные затраты на его сопровождение, поддержку и обучение пользователей. А если придется устанавливать и использовать интерфейсы сразу нескольких операторов, то очевидно, что ни к чему, кроме возрастания количества ошибок и снижению эффективности работы организации, это не приведет.

Ещё беда: вы сможете обмениваться документами только с теми контрагентами, которые также являются абонентами этого оператора. И это в наибольшей степени не устраивает крупный бизнес, производителей товаров народного потребления и других пользователей, которые нуждаются в более широком охвате контрагентов. Рассмотренная ситуация является прямым следствием существующей операторской схемы работы, однако пока никаких изменений в этой области не предусматривается.

Передача документов: интерфейс оператора или ERP-системы?

Вне зависимости от того, будете ли вы работать с одним оператором или несколькими, немаловажен вопрос о выборе рабочего места пользователя. Понятно, что вся необходимая информация для ЮЗД находится в ERP-системе и должна быть оттуда извлечена перед формированием документа, равно как и загружена в систему после его получения.

Однако работа через интерфейсы оператора (как было рассмотрено выше) предполагает, что обмен документами между ERP-системой и интерфейсом оператора будет происходить в ручном режиме, что в корне противоречит идее автоматизации. Крупные компании, естественно, предпочтут встраивание функций ЮЗД в интерфейс ERP.

Возможно, принятие решения будет еще более непростым, если окажется, что у вас в компании учет ведется в нескольких системах, в т. ч. устаревших и/или нестандартных и разработанных самостоятельно.

Наличие нескольких учетных систем в организации создает дополнительные сложности при их интеграции с ПО оператора, поскольку возникают риски повторной обработки входящих документов. Чтобы избежать дублирования, интегратор должен позаботиться о диспетчеризации потоков документов между системами, что не очень просто, особенно если разработчик не имеет опыта подобной работы.

Что, где и как хранить?

В приказе Министерства Финансов РФ от 25.04.2011 № 50н «Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи» сказано: «Участники электронного документооборота обеспечивают хранение документов, подписанных электронной цифровой подписью, составление и выставление которых предусмотрено настоящим Порядком, совместно с применявшимся для формирования электронной цифровой подписи указанных документов сертификатом ключа подписи в течение