18.4 Администрирование персонала

В сферу администрирования персонала входят все операции, выполняемые в рамках сферы управления сотрудниками, в том числе – создание, ведение и присвоение основных данных персонал. Качественное ведение основных данных персонала имеет первостепенное значение для эффективного выполнения задач, связанных с управлением персоналом.

Совет. Качественное ведение основных данных. Сотрудники отдела кадров отвечают за поддержание полноты, актуальности и корректности основных данных персонала. Изменения всегда должны вноситься незамедлительно. Кроме того, в SAP ERP HCM очень важно не удалять данные за прошлые периоды, а сохранять их в системе SAP.

В качестве примеров ключевых основных данных в администрировании персонала можно привести табельный номер (personnel number), по которому вы можете однозначно идентифицировать сотрудника и статус занятости (employment status), указывающий на то, работает ли данный человек на предприятии в данный момент.

NB! Управление персоналом и защита данных. Основные данные в HCM – это высокоуязвимые личные данные, которые предприятие и его ответственные работники должны обрабатывать с должной тщательностью. Нарушение нормативов, регулирующих защиту данных, может привести к правовым последствиям для предприятия и виновного сотрудника отдела кадров. Конечно, это относится не только к информации, которая хранится в HCM, но и к общим личным данным. В системе SAP концепция роли гарантирует, что только уполномоченные сотрудники имеют доступ к данным и транзакциям. В главе 13 представлена более подробная информация о ролях и полномочиях.

Управление данными сотрудников основано на предварительно определенных процессах, которые называются мероприятиями по персоналу. К процессам по ведению данных персонала относятся прием на работу (или повторное поступление на работу), организационные изменения (при переходе сотрудников из отдела в отдел) и увольнение (например, в связи с расторжением договора или выходом на пенсию).

Данные сотрудников хранятся в инфо-типах, которые играют ключевую роль в вашей работе с HCM. Мероприятие по персоналу состоит из инфо-типов, в которые вы должны вводить данные во время проведения мероприятия по персоналу. Например, при приеме нового сотрудника на работу вы последовательно обрабатываете все поля, которые необходимо заполнить для выполнения этого мероприятия по персоналу.

Следовательно, инфо-типы относятся к логически связанным областям данных. В следующей таблице перечислены инфо-типы, которые необходимо вести для мероприятия по персоналу Прием на работу в администрировании персонала.

Инфо-тип	Название
0000	Мероприятия
0003	Статус расчета зарплаты
0001	Организационное присвоение
0002	Личные данные
0006	Адреса
0007	Нормативное рабочее время
0008	Основная зарплата
0009	Банковские реквизиты
0012	Данные о налогах
0013	Данные о взносах в фонд социального страхования
0020	Пенсии по старости
0016	Отдельные части договора
0019	Отслеживание сроков (выполнения задач)
2006	Лимит отсутствий

Инфо-типы для мероприятия по персоналу «Прием на работу»

Все эти основные данные необходимо ввести при приеме на работу нового сотрудника. Для того чтобы запустить мероприятия по персоналу, введите код транзакции PA40 в поле команды или пройдите по пути меню SAP Easy Access:

• Персонал (Human Resources)
  • Менеджмент персонала (Personnel Management)
    • Администрирование (Administration)
      • Основные данные персонала (Hr Master Data).

Система отобразит первый экран мероприятий по персоналу. Введите дату поступления на работу, а также табельный номер нанимаемого сотрудника. Затем выберите вид мероприятия Прием на работу (Employment) и щелкните по кнопке Выполнить (Execute). Обработка вида мероприятия Увольнение с работы (Leave) (когда сотрудник покидает предприятие) выполняется сходным образом.

Заполните инфо-типы, необходимые для каждого мероприятия; они уже были перечислены в таблице выше. Для каждого инфо-типа ведите соответствующие поля. После ввода всех данных щелкните по кнопке Сохранить (Save). Затем система SAP предложит следующий инфо-тип, который необходимо заполнить для того, чтобы завершить мероприятие.

Во многих инфо-типах уже проставлены значения по умолчанию. Кроме того, система SAP проверяет достоверность (plausibility) введенных данных и задает вопросы по сомнительным значениям.

У каждого инфо-типа есть временная привязка (time constraint), определяющая, может ли инфо-тип содержать несколько записей. Есть четыре вида временных привязок:

• Временная привязка 0. Существует одна запись инфо-типа. Она не меняется в течение всего периода существования основной записи персонала.
• Временная привязка 1. Должна существовать одна действительная запись инфо-типа.