Введение

В условиях трансформации экономики методы учета и стандарты также трансформируются.

Не обошел этот процесс учет аренды, и 13 января 2016 года был опубликован стандарт МСФО16 “Аренда”, затем US GAAP ASC842, а далее и российское Министерство Финансов адаптировало новые стандарты под российские реалии и выпустил ФСБУ25.

Стандарт МСФО16 стал обязательным для применения компаниями с 2019 года, ФСБУ25 становится обязательным для большинства российских компаний с 2022.

Предпосылок для введения новых требований учета аренды накопилось много, в том числе наличие более 85% операционных договоров за балансом компаний общим объемом договоров более $ 3.3 триллиона долларов (оценка Совета по МСФО), которые явным образом указывают на наличии активов и обязательств в рамках договоров. Таким образом отчетность компаний, имеющих большое количество арендных договоров, искажалось и могла неправильно трактоваться менеджментом и инвесторами.

С новыми стандартами стерлись различия между финансовой арендой и операционной, и теперь любые договора аренды рассматриваются как приобретения актива в форме права пользования имуществом в обмен на платежи.

У компаний возникло обязательство по раскрытию данных по договорам аренды в качестве арендатора: отражению актива в форме права пользования и обязательство в балансе, последующему учету процентов и платежей. Отдельным требованием является учет модификаций договоров с перерасчетами активов, обязательств и всех связанных потоков. 

Эффект от нововведения на отчетность выявляется в росте активов и обязательств компаний.

Последствия от ведения для организаций – увеличение интеграции подразделений  внутри компании (управление договорами, бухгалтерский учет, расчеты с контрагентами),  требование к взаимодействию и своевременному реагированию подразделений, вовлеченных в процесс учетам аренды.

При этом процессы учета аренды должны быть контролируемыми, полученные расчеты прозрачными, обоснованными и аудируемыми.

SAP разработал решение, которое наилучшим образом покрывает требования нового стандарта и автоматизирует сложный процесс учета договоров аренды.

Данным решением является расширение модуля RE-FX на подмодуль “Управление договорами аренды”. Оригинальное название Решения SAP Contract Lease Management based on Flexible Real Estate Management.

Решение создавалось совместно с аудиторами строго следуя предписаниям стандарта и является официально сертифицированным с 2018 года (ссылка на сертификат соответствия в SAP ноте 2255555).

«Управление договорами аренды» на базе SAP RE-FX

«Управление договорами аренды» на базе RE-FX является комплексным решением, которое поддерживает полный цикл жизни договора и оценку на основании актуальных данных согласно МСФО16, ФСБУ25 одновременно.

Основными функциями Решения являются:

1. Интегрированность

Автоматически создаются: проводки платежей и процентов в FI; карточка ОС в FI-АА; интеграция с CO.

2. Учёт в нескольких стандартах учёта

МСФО (МСФО16), РСБУ (ФСБУ 25/2018)

3. Настройка денежных потоков

Внесение фиксированных и единовременных выплат, поддержка различных видов условий договоров.

4. Автоматические проводки

Оценка договора  производится в реальном времени, обновляя значения при изменениях и запуске программы амортизации.

5. Разграничение полномочий

Возможность определения ответственных лиц за ведение карточки договора и основного средства, а также за ведение оценки.

6. Отчетность

Расширенная отчетность, покрывающая требования как к основным данных договоров, так и оценке согласно стандартам учета. Отчеты по денежным потокам, реклассификации обязательств, оценке обязательств в иностранных валютах, просмотр всех проведенных документов и созданных основных средств.

Подмодуль «Управление договорами аренды» является частью модуля RE-FX, который в свою очередь входит в SAP FI.

Являясь частью SAP Финансы, Решение бесшовно интегрируется с:

• Главной книгой (FI-GL), в части автоматического создания бухгалтерских документов на основании произведенной оценки договоров. Производится проводка всех рассчитанных значений денежного потока оценки. Решение поддерживает параллельный учёт и оценку согласно разным принципам учета, и позволяет проводить в несколько книг одновременно;
• Учетом основных средств  (FI-AA) в части создания карточек и последующего учета активов в форме права пользования. При этом рассчитанные стоимости актива, амортизации, суммы модификаций автоматически обновляются на основании данных договоров и оценки из подмодуля Управления договорами аренды. Значения, рассчитанные по разным принципам учета проводятся в разные области одной карточки актива

Интеграция с FI-AA является опциональной. В случае отсутствия интеграции, все соответствующие операции с активом управляются и проводятся напрямую из RE-FX.

• Учетом расчетов с контрагентами (FI AR/AP и BP) для проводки открытых позиций контрагентов (счет-фактура) на основании потока платежей, заведенного в RE-FX;
• Управленческим учетом и модулем «Управления проектами» (SAP PS). Контировки и объекты затрат (МВЗ, заказы, бизнес-сферы, функциональные сферы, СПП-элементы) указываются в договорах и используются для проводки расходных и доходных позиций.

Дополнительно решение может быть интегрировано системами ведения документов, такими как DMS,  RCM. Данная интеграция дорабатывается дополнительно, в стандарте предлагаются интерфейсы для создания и изменения договоров, которые могут быть использованы для таких расширений функциональности.

Пример ведения и оценки договора аренды в системе S/4 HANA

Рассмотрим ведения и оценки конкретного договора аренды с использование подмодуля «Управление договорами аренды» в системе S/4 HANA.

Операции, приведенные в примере, могут быть выполнены для нескольких договор одновременно в режиме массовой обработки.

Создание договора

Договор это соглашение между несколькими партнерами относительно одного или нескольких объектов договора.

Договор должен содержать: дату начала, срок действия и / или соглашения для уведомлений и продлений. Условия договора определяют поток платежей за использование или покупку объекта(ов) договора.

Стандартная карточка договора содержит 9 основных вкладок. Количество отображаемых вкладок может изменяться в зависимости от вида договора и его признака релевантности для оценки.

При создания карточки договора необходимо указать информацию на следующих вкладках:

1. Общие данные с быстрым вводом.

На данной вкладке указываются основные данные договора. Обязательными атрибутами являются:

• Вид договора – основной признак классификации договоров. В зависимости от выбранного вида договора, определяется пользовательский интерфейс с необходимыми вкладками и полями.
• Балансовая единица
• Название договора

2. Партнеры. Данная вкладка содержит всю необходимую информацию о деловом партнере\партнерах договора.

3. Время выполнения.  Данная вкладка содержит информацию о сроках договора, возможностях продления договоров, а также расторжения договора.

4. Объекты. Вкладка содержит информацию о арендуемых объектах: название, необходимую контировку и вид объекта.

Если RE-FX уже используется, в договорах могут использоваться ранее созданные объекты архитектурного ракурса такие как здания, квартиры, парковочные места и т.д.

При этом движимое арендованное имущество определяется как «объект договора». При использовании только подмодуля “Управление договорами аренды”,