SAP SuccessFactors Employee Central

The Comprehensive Guide

Luke Marson, Murali Mazhavanchery, Rebecca Murray

---

*Оригинал (англ.): SAP SuccessFactors Employee Central. The Comprehensive Guide. Люк Марсон, Мурали Мажаванчери, Ребекка Мюррей. Издательство SAP PRESS. Глава 12. 2018, с. 427–456.

Корректура: Анастасия Гурьева.

Управление данными времени в SAP SuccessFactors Employee Central // SAP Professional Journal Россия, январь–февраль, №1 (78), стр. 55–81. @ 2020, Люк Марсон, Мурали Мажаванчери, Ребекка Мюррей.

Используйте расширенные функции управления персоналом: от найма, увольнения, расписаний и программ пособий до интеграции с SAP ERP и сторонними облачными приложениями. Сконфигурируйте критически важные функции управления персоналом с помощью пошаговых инструкций по настройке управления должностями и персоналом, а также ведения информации о заработной плате и налогах в Employee Central.

Система учёта времени отсутствия на рабочем месте (time off) — основной способ (помимо, разумеется, зарплаты) компенсации труда сотрудников в организации. Учёт времени отсутствия позволяет сотрудникам отслеживать запрашиваемое и фактическое время отсутствия, а руководителям дает инструмент для планирования адекватного графика использования ресурсов.

Регистрация времени отсутствия на рабочем месте сейчас применяется повсеместно. Всё больше компаний предлагают сотрудникам различные варианты политики отпусков как дополнительный или альтернативный способ поощрения. При этом компаниям требуется эффективный инструмент определения правомерности и отслеживания предоставления таких преимуществ. Вместе с учётом времени отсутствия на рабочем месте функции регистрации данных времени формируют полный процесс управления данными времени и обеспечивают взаимную поддержку при совместном внедрении.

Функции табеля рабочего времени для расчёта зарплаты и учёта времени отсутствия на рабочем месте, реализованные в решении Employee Central, позволяют определять правомерность, просматривать подробные данные счетов времени, а также регистрировать погашения и выплаты. Учёт времени отсутствия на рабочем месте можно применять совместно с другими функциями или отдельно от них. Табель рабочего времени для расчёта зарплаты можно использовать вместе с учётом времени отсутствия на рабочем месте, поскольку здесь применяются многие базовые объекты, определённые в функциях учёта времени отсутствия.

Функции табеля рабочего времени для расчёта зарплаты и учёта времени отсутствия выполняются на базе структуры Metadata Framework (MDF), которая описана в Главе 5. Поэтому для каждой функции применяются практически аналогичные структуры настройки и шаги конфигурирования. Вы также увидите некоторое сходство между терминами, когда мы будем рассматривать каждую из этих функций.

В этой главе представлена общая терминология управления данными времени (Раздел 12.1, — см. статью «Обзор общей терминологии управления данными времени» в этом номере SAP Professional Journal Россия, — №1, 2020). После её изучения можно переходить к описанию функциональности табеля рабочего времени для расчёта зарплаты (Раздел 12.2, — см. статью «Табель рабочего времени для расчёта зарплаты» в этом номере журнала). Далее мы рассмотрим учёт времени отсутствия на рабочем месте и узнаем, какие интерфейсы и функции доступны для пользователей разных типов (Раздел 12.3, — см. статью «Учёт времени отсутствия на рабочем месте» в этом номере журнала).

Комментарий от редколлегии

Данная статья будет интересна консультантам SAP SuccessFactors по модулю кадрового делопроизводства (Employee Central). Перед прочтением желательно ознакомиться с принципами, базовыми функциями и моделью данных модуля Employee Central.

В данной главе приведены основные термины и объекты необходимые для работы с модулем в части управления временем. Для объектов приведены примеры их использования и даны ссылки на более детальное описание сопутствующих тематик. Подробно рассмотрены первичные настройки для конфигурации системы управления рабочим временем и управления отсутствиями. Разделы управления временем позволяют вовлечь как самих работников, так и их руководителей в процесс учета и контроля рабочего времени, что позволяет снять нагрузку со специалистов по персоналу.

Анастасия Гурьева

Обзор общей терминологии управления данными времени*

Здесь представлена общая терминология управления данными времени в SAP SuccessFactors Employee Central.

---

*Оригинал (англ.): SAP SuccessFactors Employee Central. The Comprehensive Guide. Люк Марсон, Мурали Мажаванчери, Ребекка Мюррей. Издательство SAP PRESS. Раздел 12.1. 2018, с. 427–433.

Корректура: Анастасия Гурьева.

Обзор общей терминологии управления данными времени // SAP Professional Journal Россия, январь–февраль, №1 (78), стр. 57–81. @ 2020, Люк Марсон, Мурали Мажаванчери, Ребекка Мюррей.

Табель рабочего времени для расчёта зарплаты и учёт времени отсутствия на рабочем месте формируют функциональность управления данными времени в Employee Central. Эти функции самообслуживания разработаны для упрощения ввода данных отработанного времени и бронирования времени отсутствия сотрудниками. Перед тем, как подробно рассматривать каждую функцию, необходимо ознакомиться с общей терминологией табеля рабочего времени для расчёта зарплаты и учёта времени отсутствия, а также с особенностями присвоения профилей управления данными времени сотрудникам. Эти профили определяют поведение различных аспектов функций табеля рабочего времени для расчёта зарплаты и учёта времени отсутствия для сотрудника, особенно в отношении бронирования времени отсутствия.

Объекты (раздел 12.1.1)

Для получения чёткого представления о функциях табеля рабочего времени для расчёта зарплаты и учёта времени отсутствия требуется изучить различные объекты, применяемые в модулях управления данными времени. Знание соответствующих терминов пригодится при рассмотрении возможностей и настройки каждой функции. Вы должны хорошо ориентироваться в этих терминах, чтобы выполнять сбор требований или конфигурирование учёта времени отсутствия на рабочем месте (включая данные отпусков) и табеля рабочего времени для расчёта зарплаты. Ниже представлены общие объекты управления данными времени.

• «Тип времени» (Time Type)

  Тип времени — это особая категория рабочего или нерабочего времени, на которую списываются часы. К типам времени относятся «Стандартное рабочее время» (Regular Working Hours), «Сверхурочное время» (Overtime Hours), «Отпуск по уходу за ребёнком» (Maternity Leave), «Отпуск по болезни» (Sick leave) и другие. В табеле рабочего времени для расчёта зарплаты вид времени может представлять как рабочее время (или присутствие (attendance)), так и время отсутствия. В учёте времени отсутствия на рабочем месте тип времени относится только ко времени отпуска. На Рис. 12.1 показан пример типа времени «Отпуск по болезни» (Sick leave).

Рис. 12.1. Тип времени «Отпуск по болезни» для Франции

• «Счета времени» (Time Accounts)

  На счетах времени указано время, доступное в данный момент для использования по соответствующему типу времени. Они работают аналогично банковским счетам. Время можно добавлять на счёт или списывать с него. В зависимости от настройки системы для некоторых счетов времени доступен овердрафт. Раздел «Счета времени» (Time Accounts) доступен для просмотра пользователями. Это весьма удобно, поскольку сотрудники видят точное число дней, которое они могут взять в качестве отпуска или больничного. Если эти дни накапливаются в зависимости от числа отработанных дней, то сальдо счетов времени будет постоянно расти в каждом периоде вплоть до списания. Сотрудник может иметь несколько счетов времени (например, «Отпуск» (Vacation), «Отгул» (PTO), «Больничный» (Sickness) и т. д.). На Рис. 12.2 показано, как счета времени отображаются в системе для конечных пользователей. В этом примере показано два счёта времени: «Больничный» (Sickness) и «Отпуск» (Vacation).

Рис. 12.2. Счета времени

• «Тип счёта времени» (Time Account Type)

  Любому виду времени, для которого требуется использовать счета времени, необходимо присвоить «Тип счёта времени» (Time Account Type). Этот индикатор обеспечивает автоматическое создание счетов времени (см. Рис. 12.3).

  «Типу счёта времени» (Time Account Type) можно присвоить созданное бизнес-правило, чтобы автоматически регистрировать начисления времени для сотрудников. При создании типа счёта времени необходимо указать, является ли данный счёт постоянным (один счёт для сотрудника с постоянными начислениями) или регулярным, который действует в течение одного года с ежегодным продлением (пролонгацию можно настроить для определённых периодов времени). На Рис. 12.3 показан тип счёта времени для «Отпуска по болезни в текущем году» (Sickness Current Year).

Рис. 12.3. Тип счёта времени

• «Календарь праздничных дней» (Holiday Calendar)

  Календарь праздничных дней — локальный календарь, отражающий все государственные праздники и другие важные дни, которые необходимо учитывать при обработке запроса сотрудника на отсутствие. Сотруднику можно присвоить только один календарь праздничных дней, даже если для данного местоположения поддерживается несколько таких календарей. На Рис. 12.4 представлен сконфигурированный календарь праздничных дней для Великобритании на 2013 год.

Рис. 12.4. Календарь праздничных дней для Великобритании, 2013

• «График рабочего времени» (Work Schedule)

  График рабочего времени описывает типичный режим работы сотрудника, как показано на Рис. 12.5. При объединении графика рабочего времени с календарём праздничных дней можно точно определить плановое рабочее время, счёт для оплаты сверхурочной работы или работы в праздники, а также выполнить соответствующие списания со счетов времени, если в графике запланировано отсутствие.

Рис. 12.5. Стандартная рабочая неделя с понедельника по пятницу с восьмичасовым рабочим днём

Объекты табеля рабочего времени для расчёта зарплаты

Некоторые объекты табеля рабочего времени для расчёта зарплаты являются специфичными для этой функции.

• «Группа типов времени» (Time Type Group)

  Группа типов времени содержит все типы времени, которые должны учитываться при проверке времени.

• «Вид повременной оплаты» (Time Pay Type)

  Вид повременной оплаты — это индикатор, который определяет группу видов времени как релевантную для расчёта зарплаты.

• «Профиль регистрации данных времени» (Time Recording Profile)

  В профиле регистрации данных времени указаны все виды времени, к которым у сотрудника есть доступ в табеле рабочего времени. Пример представлен на Рис. 12.6.

Рис. 12.6. Профиль регистрации данных времени для записи сверхурочного рабочего времени за неделю

• «Допустимость регистрации данных времени» (Time Recording Admissibility)

  Допустимость регистрации данных времени определяет, на какой период в прошлом сотрудник может изменять табели рабочего времени, которые уже были отправлены.

• «Оценки времени» (Time Valuations)

  Оценки времени используются для вычисления рабочего времени и переноса результатов в часах в систему расчёта зарплаты. Здесь учитываются списания со счёта времени.

• «Результат оценки времени для сотрудника» (Employee Time Valuation Result, ETVR)

  Результат оценки времени для сотрудника — это отдельное вычисленное значение времени по суммам для всех видов повременной оплаты (Time Pay Types). Это значение отправляется в систему расчёта зарплаты для обработки.

Объекты учёта времени отсутствия на рабочем месте

Как и для табеля рабочего времени для расчёта зарплаты, для функции учёта времени отсутствия существует собственный объект: профиль вида времени (Time Type Profile).

Профиль вида времени — это выделенная совокупность типов времени, присвоенных сотрудникам в зависимости от местоположения, типа и классификации трудоустройства. Если все штатные сотрудники на полный рабочий день в Канаде получают одинаковое количество времени на отпуск, больничный и обучение, целесообразно настроить один профиль для присвоения всем этим сотрудникам. На Рис. 12.7 показан сконфигурированный профиль вида времени.

Рис. 12.7. Профиль данных времени для учёта стандартного отсутствия и отсутствия на рабочем месте

Профили (раздел 12.1.2)

Поля «Профиль данных времени» (Time Profile), «Календарь праздничных дней» (Holiday Calendar), «График рабочего времени» (Work Schedule) и «Профиль регистрации данных времени» (Time Recording Profile) в портлете сотрудника «Информация о должности» (Job Information) формируют профиль управления данными времени. Эти поля находятся в разделе «Информация о времени» (Time Information) портлета сотрудника «Информация о должности» (Job Information), который представлен на Рис. 12.8.

Рис. 12.8. Раздел с данными времени в информации о должности

Далее в разделе 12.2 можно познакомиться с описанием функциональности табеля рабочего времени для расчёта зарплаты (см. статью «Табель рабочего времени для расчёта зарплаты» в этом номере SAP Professional Journal Россия, — №1, 2020).

Табель рабочего времени для расчёта зарплаты*

 

Здесь описана функциональность табеля рабочего времени для расчёта зарплаты в SAP SuccessFactors Employee Central.

---

*Оригинал (англ.): SAP SuccessFactors Employee Central. The Comprehensive Guide. Люк Марсон, Мурали Мажаванчери, Ребекка Мюррей. Издательство SAP PRESS. Раздел 12.2. 2018, с. 433–440.

Корректура: Анастасия Гурьева.

Табель рабочего времени для расчёта зарплаты // SAP Professional Journal Россия, январь–февраль, №1 (78), стр. 62–81. @ 2020, Люк Марсон, Мурали Мажаванчери, Ребекка Мюррей.

Спомощью табеля рабочего времени для расчёта зарплаты сотрудники могут вводить данные по отработанному времени, на основе которых будет рассчитываться зарплата. Табель рабочего времени структурирован по неделям. Число записей времени, которое можно ввести, не ограничено. Можно также присвоить МВЗ и установить процесс утверждения для еженедельной отправки данных. После ввода записей сотрудники могут сразу же просмотреть своё зарегистрированное рабочее время и результаты оценки времени, в том числе количество часов сверхурочной работы. После утверждения записи консолидируются в одно значение времени, которое при необходимости можно отправить в систему расчёта зарплаты. Табель рабочего времени для расчёта зарплаты предполагает два разных варианта использования.

• Регистрация всех данных

  В случае регистрации всех данных (positive time recording) в табеле рабочего времени для расчёта зарплаты вводится всё отработанное время для каждого сотрудника (с почасовой оплатой). Эти записи сравниваются в системе с плановым рабочим временем сотрудника для определения базовой оплаты, оплаты за сверхурочную работу и работу в праздники.

• Регистрация сверхурочного рабочего времени

  Регистрация сверхурочного рабочего времени (overtime recording) предполагает ввод (штатным) сотрудником количества отработанных часов сверх нормы по стандартному графику в табель рабочего времени для расчёта зарплаты. Далее подсчитываются часы сверхурочной работы. В зависимости от сконфигурированных бизнес-правил могут применяться повышенные ставки оплаты.

Оба сценария поддерживают регистрацию надбавок и дежурств с вызовами.

Тип регистрации зависит от принятой практики и установленных настроек, однако структура табеля рабочего времени всегда одинакова. В этом разделе описаны области табеля рабочего времени.

Структура табеля рабочего времени (раздел 12.2.1)

Табель рабочего времени для расчёта зарплаты состоит из четырёх ключевых областей для ввода и отслеживания количества часов.

• «Ввод данных» (Data Entry)

  Основной точкой ввода данных является область Ввод данных (Data Entry). Здесь отображается ряд столбцов, каждый из которых относится к определённому дню недели. Выбранный день выделяется синим цветом. Эти столбцы готовы к вводу данных. Данные можно указать с помощью полей ввода.

• «Сводка за неделю» (Weekly Summary)

  Сводка за неделю отображается справа от недельного календаря и содержит текущую неделю, месяц и год. Здесь также отображается общее число зарегистрированных часов и разбивка результатов оценки времени для представленной недели. Кроме того, указан статус табеля рабочего времени. Возможные статусы:

  • «К отправке» (To Be Submitted);
  • «К утверждению» (To Be Approved);
  • «Утверждено» (Approved);
  • «Проект поправки» (Draft Amendment): для изменений после утверждения;
  • «Поправка к утверждению» (Amendment to be Approved): изменения отправлены на повторное утверждение;
  • «Отменено» (Cancelled).

  В случае регистрации данных по дежурствам или надбавкам отображается соответствующий индикатор.

• «Подробные данные» (Details)

  Область «Подробные данные» (Details) находится непосредственно под областью «Ввод данных» (Data Entry). Эту область можно развернуть или свернуть для экономии места. Здесь указано количество времени, зарегистрированного в области «Ввод данных» (Data Entry), присвоенной виду времени по умолчанию. С помощью дополнительных строк и столбцов в области «Подробные данные» (Details) пользователь может добавить значения отработанного времени, просмотреть запрошенное время отсутствия, разбить и присвоить начальное отработанное время разным видам времени при необходимости. Отработанное время может быть распределено между несколькими МВЗ. Также здесь регистрируется время дежурств и надбавки.

• «Кнопки в табеле рабочего времени» (Time Sheet Buttons)

  Последняя область табеля рабочего времени для расчёта зарплаты содержит кнопки для подтверждения и сохранения записей данных, сохранения в виде черновика, а также для отмены и для удаления частично введённых значений.

На Рис. 12.9 показан пример табеля рабочего времени для расчёта зарплаты с областями «Ввод данных» (Data Entry) и «Сводка за неделю» (Weekly Summary).

Рис. 12.9. Табель рабочего времени для расчёта зарплаты с областью ввода данных и сводкой за неделю