Ключевое понятие

Аналитическая инструментальная панель (dashboard) – набор KPI для конкретной области бизнеса. Основной задачей является предоставление из всего объема собранных данных за период важной информации, которая позволит понять, что произошло, почему это произошло и какие изменения следует внести в будущем для оптимизации процессов и повышения бизнес-производительности.

Процесс создания отчетов по временным данным из "Табеля рабочего времени" (CATS) с технической точки зрения не представляет трудностей. Однако это только верхушка айсберга для группы управления проектами в организации в "простой" работе над проектом по регистрации временных данных. Любая организация, которая работает с критической массой бизнес-пользователей, включенных в процесс регистрации временных данных, вскоре понимает, что трудности есть и их немало: постоянно необходимо следить за качеством данных, необходимо поддерживать дисциплину среди бизнес-пользователей, требуется доступность тщательно задокументированных процедур, обязательно следует осуществлять эффективное управление изменениями.

Как подсказывает наш опыт, критическое число пользователей, заполняющих табели учета рабочего времени (таймшиты) в CATS, которое может заставить организацию перейти от ручного управления к автоматизированному контролю посредством ряда разработанных показателей эффективности (KPI), составляет порядка 1000 бизнес-пользователей. Если в организации высок уровень внутренней или внешней ротации, это усложняет общую картину еще больше. Под внутренней ротацией подразумевается движение персонала между отделами в рамках одного юридического лица (или страны), а под внешней ротацией в глобальной организации подразумевается перемещение сотрудников между странами. Кроме того, не прекращается общее движение – прием на работу новых и уход из компании прежних сотрудников. Количество новых и покинувших компанию сотрудников также влияет на рабочую нагрузке при ведении основных данных.

Такой мониторинг и проверки качества может потребовать очень много времени, поскольку каждый пользователь в среднем может легко создавать три или четыре отдельных позиции ежедневно. Другими словами, средний бизнес-пользователь может работать над тремя или четырьмя проектами или заданиями в один день, что и дает три или четыре отдельных позиции на каждого сотрудника ежедневно. Не имеет значения, когда фактически вводятся данные – в тот же день или в конце недели. Пример, который позволяет представить возможный объем данных: 1000 пользователей работают 20 дней в месяц и создают по 3 отдельные позиции ежедневно = 60000 позиций ежемесячно. С финансовой стороны невозможно недооценить качество данных. неважно, используются ли данные для проектов клиента (что требует своевременного биллинга по ресурсам для обеспечения эффективного потока денежных средств) или инвестиционных проектов (для гарантии своевременной капитализации и заявок на финансирование для партнеров по совместным предприятиям, например, в нефтяных компаниях-поставщиках).

В процессе создания и обработки временных данных (табелей рабочего времени, таймшитов) участвуют три основных группы пользователей. Первая и самая крупная группа – сотрудники, заполняющие табели. Вторая группа состоит из утверждающих временные данные. Этими утверждающими обычно являются менеджеры проектов, но это также могут быть и владельцы бюджетов, ответственные за различные проекты. Таким образом, утверждающие по временным данным должны утвердить или отклонить данные в отчетах от первой группы бизнес-пользователей. В бухгалтерский учет переносятся только утвержденные временные данные. Поэтому вторая группа должна работать быстро.

Наконец, в третью группу входят администраторы временных данных. Эти сотрудники обрабатывают основные данные, используемые первыми двумя группами бизнес-пользователей, и гарантируют своевременное отражение приема на работу и увольнения с точки зрения основных данных персонала в процессе регистрации временных данных. Кроме того, администраторы временных данных несут ответственность за изменение данных организационного присвоения для бизнес-пользователей, которые перемещаются в организации (но это может относиться и к функциям HR).

Своевременное исполнение своих обязанностей всеми тремя группами бизнес-пользователей крайне важно для обеспечения качества данных и, следовательно, точности финансовых данных на более поздних этапах. Все действия должны поддерживаться предельно четкими операционными процедурами, понятными каждому новичку без дополнительной помощи. Отсутствие таких операционных процедур часто используется как оправдание тому, что им не следуют. Далее рассмотрим примеры, демонстрирующие важность своевременных действий описанных выше групп бизнес-пользователей (Табл. 1).

Кто?	Что?	Почему это важно?
Сотрудники, заполняющие табели	Табели не заполнены в срок.	Временные данные не переданы в бухгалтерский учет в том же отчетном периоде, что создает пробел между рабочим периодом и учетным периодом, усложняя дальнейшую обработку отчетов и выверку. Кроме того, это отрицательно влияет на поток денежных средств вследствие позднего признания затрат.
Сотрудники, заполняющие табели	Отклоненные временные данные не откорректированы в срок.	Временные данные не переданы в бухгалтерский учет в том же отчетном периоде, что создает пробел между рабочим периодом и учетным периодом, усложняя дальнейшую обработку отчетов и выверку. Кроме того, это отрицательно влияет на поток денежных средств вследствие позднего признания затрат.
Утверждающие временных данных	Временные данные не утверждены в срок.	Временные данные не переданы в бухгалтерский учет в том же отчетном периоде, что создает пробел между рабочим периодом и учетным периодом, усложняя дальнейшую обработку отчетов и выверку. Кроме того, это отрицательно влияет на поток денежных средств вследствие позднего признания затрат.
Администраторы временных данных	Для основных данных нового сотрудника не настроены опции регистрации временных данных.	Ответственный за регистрацию временных данных не может своевременно создать отчет по временным данным. Биллинг клиентов и капитализация невозможны.

Табл. 1

Матрица процессов в разрезе участвующих групп пользователей, проблем и финансовых последствий

Для решения этих проблем и эффективного контроля процесса формирования временных данных предлагается внедрить инструментальную панель управления с регулярным обновлением критических KPI CATS. С помощью этой панели менеджеры смогут отслеживать поток операций и определять узкие места или задержки в процессе формирования табелей.

На базе таблицы CATSDB из SAP ERP Central Component (ECC) достаточно создать дешборд любым BI инструментом, поскольку в ней содержатся все наиболее важные данные по процессу регистрации временных данных. В принципе, с этой таблицей можно работать без привязки дополнительных таблиц данных. Тем не менее, для повышения удобочитаемости отчетов, можно использовать таблицы, перечисленные в Табл. 2.

Таблица	Цель использования
PA0105	Ссылка на пользователя в системе
PA0001	Имя записи HR
CSKS	Описание МВЗ
CSLA	Описание вида операции
AUFNR	Описание заказа на работу (если используется как контировка в CATS)
PRPS	Описание СПП-элемента (если используется как контировка в CATS)
AFKO/AFVC	Описание сетевой операции (если используется как контировка в CATS)

Табл. 2

Список таблиц SAP ECC для использования с таблицей CATSDB для привязки текстовых описаний

Внедрение KPI с помощью SAP Lumira

Вместо изучения отчетов с непомерным количеством детальных данных, можно использовать аналитические инструментальные панели для визуализации KPI, которые являются критически важными для создания анализа табелей. Это позволяет менеджерам быстро проверить статус процессов CATS и определить, у каких отделов или пользователей появились проблемы с заполнением табелей, их утверждением или ведением основных данных.

SAP Lumira является одним из последних инструментов для разработки инструментальных панелей от SAP и позволяет визуализировать данные всего за несколько щелчков мышью. Однако перед работой с Lumira необходимо настроить правила вычисления KPI, которые отсутствуют в исходных данных. Рассмотрим несколько простых шагов, с помощью которых можно использовать платформу SAP HANA для моделирования данных, вычисления KPI и наполнения инструментальных панелей SAP Lumira.

В этом разделе описан процесс настройки KPI в инструментальной панели SAP Lumira. В Табл. 3 приводится обзор KPI, которые требуется настроить в SAP Lumira.

Идентификатор KPI	Описание KPI	Формула или критерий KPI	Целевая группа пользователей и цель	Аналитики для KPI
1.0	Среднее число дней между фактической рабочей датой и датой ввода данных	Разница между CATSDB-WORKDATE и CATSDB-ERSDA (дата создания)	Ответственные за регистрацию временных данных и операционная дисциплина	По отделу (МВЗ) и по периоду
1.1	Альтернативой среднему числу может быть максимальное число дней	Разница между CATSDB-WORKDATE и CATSDB-ERSDA (дата создания)	Ответственные за регистрацию временных данных и операционная дисциплина	По отделу (МВЗ) и по периоду
2.0	Среднее число дней между датой ввода данных и датой утверждения или отклонения временных данных	Разница между CATSDB-ERSDA (дата создания) и CATSDB-APDAT (дата утверждения). Если дата утверждения временных данных отсутствует, используется текущая фактическая дата.	Утверждающие временных данных и операционная дисциплина	По отделу (МВЗ) и по периоду
2.1	Альтернативой среднему числу может быть максимальное число дней	Разница между CATSDB-ERSDA (дата создания) и CATSDB-APDAT (дата утверждения). Если дата утверждения временных данных отсутствует, используется текущая фактическая дата.	Утверждающие временных данных и операционная дисциплина	По отделу (МВЗ) и по периоду
3.0	Среднее число часов ежедневно в отчетах по отделу	Общее число часов в отчетах, разделенное на количество авторов отчетов по временным данным для отдела X за период X, и разделенное на число рабочих дней в периоде X	Нет	По отделу (МВЗ) и по периоду

Табл. 3

Обзор примеров KPI

Подготовка исходных данных в SAP HANA One

Мы выбрали SAP HANA One в качестве механизма базы данных для инструментальных панелей Lumira, которые позволяют выполнять расчеты, агрегацию данных и обработку для KPI. Можно выбрать любую другую СУБД, но SAP HANA эффективно работает с большими наборами данных и напрямую подключается к SAP Lumira. Поэтому для данного упражнения был выбран именно этот вариант.

Таблицы базы данных можно обновить автоматически из любой исходной системы (SAP ECC или Oracle) с помощью инструментов BusinessObjects Data Services. Для простоты рассмотрим подготовленную модель данных в SAP HANA One на базе Amazon Web Services (AWS). Все записи CATS находятся в таблице HANA One, необработанные данные импортированы из плоского файла. Плоский файл создан в ECC с использованием стандартного отчета.

Ссылка на SAP HANA One AWS и пошаговые инструкции для запуска инстанции: https://aws.amazon.com/marketplace/pp/B009KA3CRY/ref=mkt_ste_hp_car_ec_HANAOne

Для импорта плоского файла в HANA One перейдите в SAP HANA Studio и выберите в меню "File > Import > SAP HANA Content > Data From Local File" (Файл > Импорт > Содержимое SAP HANA > Данные из локального файла), см. Рис. 1. Нажмите кнопку "Next" (Дальше). Появится экран (здесь не показан), на котором можно выбрать целевую систему, схему и исходный файл. Следуйте указаниям мастера. Необходимо указать имя таблицы, в которой хранятся исходные данные. В данном случае исходные данные хранятся в таблице AA_CATSDB4.

Рис. 1

Импорт таблицы из плоского файла

Проектирование ракурса атрибутов (Attribute View)

На основе исходных данных из таблицы AA_CATSDB4 был разработан ракурс атрибутов (Attribute View) AT_CATS в SAP HANA Studio для деривации всех необходимых атрибутов, отсутствующих для KPI CATS (Рис. 2) – например, дней ввода или числа дней на утверждение. Для перехода к экрану, показанному на Рис. 2, выберите в меню "Systems > HDB (SYSTEM) SAP HANA One > Content > demodata > Attribute Views > AT_CATS" (Системы > HDB (SYSTEM) SAP HANA One > Содержимое > Демонстрационные данные > Ракурсы атрибутов > AT_CATS).