4.3.5 Разделение документов

Для конфигурации разделения документов мы перейдем к отдельным областям меню IMG. Основным принципом разделения является возможность проведения дополнительного анализа на основе проведенных документов. Вы можете разделять документы по разным признакам, но чтобы объяснить эту концепцию, мы решили разделить только объект места возникновения прибыли. Простой подход заключается в том, чтобы оставить все существующие объекты и использовать для разделения сегменты, чтобы составить финансовую отчетность по сегментам.

В руководстве по внедрению (SPRO) порядок другой, и опытные пользователи могут выбрать этот путь, если он кажется более удобным. Все действия производятся по следующему пути по меню:

• SPRO
  • FINANCIAL ACCOUNTING (NEW) (ФИНАНСЫ (НОВ.))
    • FINANCIAL ACCOUNTING GLOBAL SETTINGS (NEW) (ПАРАМЕТРЫ НАСТРОЙКИ: ФИНАНСЫ (НОВ.))
      • GENERAL LEDGER ACCOUNTING (NEW) (БУХГАЛТЕРИЯ ГЛАВНОЙ КНИГИ (НОВ.))
        • BUSINESS TRANSACTIONS (БИЗНЕС-ОПЕРАЦИИ)
          • DOCUMENT SPLITTING (РАЗДЕЛЕНИЕ ДОКУМЕНТА).

Определение признаков для разделения документов

Осуществляя данные действия, вы определяете объект, по которому будет проходить разделение. В нашем сценарии мы запрашиваем разделение только по месту возникновения прибыли, поэтому это будет единственным признаком, который мы активируем.

Для каждого признака мы должны определить:

• ZERO-BALANCING (ПРИВЕДЕНИЕ К НУЛЕВОМУ САЛЬДО). Эта характеристика должна иметь настройку нулевого сальдо. Флаг у нулевого сальдо подтверждает, что любые проводки по разделенным документам будут сальдироваться. Это форма двойной системы бухгалтерского учета подтверждает точность составленного на основе этих данных финансового отчета.
• PARTNER (ПАРТНЕР). Это поле может использоваться для документирования отношений отправителя-получателя в (дополнительных) строках перерасчета документа.
• MANDATORY (ОБЯЗАТЕЛЬНЫЙ). Система принимает проводки, только когда это поле может быть заполнено значением разделения документов. Это подтверждает, что это поле должно быть выбрано в момент ввода документа.

Примечание. Всегда выбирайте флаг ZERO-BALANCE (НУЛЕВОЕ САЛЬДО), так как это поможет создать выровненную финансовую отчетность. Для компании SAFA Inc. места возникновения прибыли используются при определении отделов, и мы хотим составлять финансовые отчеты по этим отделам, поэтому активация этого флага помогает выравнивать книги.

Система сама предлагает логические объекты, по которым должно проводиться разделение, основываясь на сценарии, который вы выбрали. Вы можете активировать дополнительные характеристики, если они должны быть активны в вашей книге.

На Рис. 4.21 показаны дополнительные поля, которые могут быть использованы в качестве разделяющих характеристик. Вы можете выбрать дополнительные характеристики для разделения, если это необходимо.

Рис. 4.21. Признак разделения документа для Главной книги

Определение счета с нулевым сальдо

Счет с нулевым сальдо (zero-balancing) определяется в системе в качестве контрольного счета для выравнивания строк в журнале. Для его определения пройдите по меню:

• FINANCIAL ACCOUNTING (NEW) (ФИНАНСЫ (НОВ.))
  • FINANCIAL ACCOUNTING GLOBAL SETTINGS (NEW) (ПАРАМЕТРЫ НАСТРОЙКИ: ФИНАНСЫ (НОВ.))
    • BUSINESS TRANSACTIONS (БИЗНЕС-ОПЕРАЦИИ)
      • DOCUMENT SPLITTING (РАЗДЕЛЕНИЕ ДОКУМЕНТА)
        • DEFINE ZEROBALANCE CLEARING ACCOUNT (ОПРЕДЕЛЕНИЕ ПЕРЕРАСЧЕТНОГО СЧЕТА С НУЛЕВЫМ САЛЬДО).

Счет с нулевым сальдо вводится с помощью особых кодов проводки. Для этого мы определили стандартные коды проводок (40 и 50) в системе SAP ERP. Все наши проводки будут связаны с одним контрольным счетом (см. Рис. 4.22), чтобы облегчить процесс перерасчета.

Рис. 4.22. Определение счета с нулевым сальдо

Обработка констант для неприсвоенных процессов

В этом действии в меню SPRO вам необходимо определить объекты контировки по умолчанию для строк, которые не вводятся при создании документа. Вы можете установить достаточно жесткий контроль через группы статусов полей (см. главу 3, раздел 3.2.2), чтобы избежать введения проводок без объектов контировки, но при этом вы не должны забывать об особых требованиях вашего бизнеса и учитывать, что все интерфейсы должны передавать в Главную книгу правильную информацию.

Вы можете устанавливать различные константы (constants), а затем, через правила разделения, определять разные правила для разных сценариев. Через константу вы можете определить значение по умолчанию для разных полей, таких как SEGMENT (СЕГМЕНТ). В нашем сценарии мы решили определить только место возникновения прибыли по умолчанию, так как именно к нему привязаны все операции, которые не относятся к другим объектам контировки. Это стало следствием того, что для всех проводок, фиксирующих расходы, мы определили элементы. Это, в свою очередь, означает, что система не позволит вводить проводки по операциям, не присваивая им место возникновения затрат. Ошибки могут возникнуть только с входящими проводками и балансовыми проводками, так как и те, и другие ориентированы на место возникновения прибыли. На Рис. 4.23 показана комбинация полей, которые нуждаются в проработке для завершения данной конфигурации.

Рис. 4.23. Определение констант для неприсвоенных единиц

С помощью настроек конфигурации система присваивает контировку по умолчанию для любых операций, которые не могут быть связаны с местом возникновения прибыли. Если вы не создаете место возникновения прибыли (или какой-либо другой объект), операция не пройдет, в результате чего появится сообщение об ошибке, которое сообщает, что необходимо ввести правильный объект контировки. Вы можете использовать эту операцию по своему усмотрению. В нашем примере мы позволяем системе по умолчанию присваивать значения проводкам, не привязанным к месту возникновения прибыли, а потом, в процессе финального выравнивания баланса в конце периода, мы присвоим правильную контировку этим единицам.

На Рис. 4.24 показано, что мы определили место возникновения прибыли «DEFAULT» («По умолчанию»), которому будут присваиваться все неприсвоенные процессы. Некоторые организации принимают проводки, переносящиеся по умолчанию на объект контировки, в то время как другие не позволяют делать такие проводки. Способ решить эту проблему – определить объект по умолчанию и заблокировать его для использования. Тогда любые строки по операциям с объектом по умолчанию не смогут быть заполнены.

Рис. 4.24. Место возникновения прибыли по умолчанию для неприсвоенных единиц

Активация разделения документов

Теперь вы должны убедиться, что ваши балансовые единицы готовы к активации разделения документов. Когда вы вводите новую балансовую единицу, в этой таблице появляется соответствующее