Ключевые понятия

В SAP S/4HANA знакомая концепция проводок в реальном времени была расширена, и теперь такие проводки могут инициировать последующие проводки, не дожидаясь процедур закрытия периода, которые обычно требуются в проектной среде. В SAP S/4HANA 1610 подтверждение времени может инициировать вторую запись журнала о признании выручки для проектов с фиксированной ценой, проектов с учетом времени и расходов и проектов с периодическим фактурированием.

Несколько статей в журнале Financials Expert уже затрагивали изменения в учете результатов и переход к отражению финансовых процессов в реальном времени. Мы кратко повторим основы учета результатов в SAP S/4HANA, а затем рассмотрим изменения. Мы объясним, как регистрация времени в проекте может инициировать проводку признания выручки, для которой ранее нужно было сначала выполнить анализ результатов и затем расчет проекта.

Отчет о результатах и деривация признаков

Давайте в общих чертах рассмотрим отчетность о результатах в SAP S/4HANA.

В статье из журнала Financials Expert, «SAP Simple Finance: New Options in Profitability Analysis» (SAP Simple Finance: новые возможности учета результатов), опубликованной в декабре 2014, объясняется, как проводки выручки и себестоимости проданных изделий автоматически связываются с соответствующими признаками учета результатов для использования в отчетах. Предпосылки для проекта преобразования подробно описаны в SAP-ноте 2349278 (S4TWL — Profitability Analysis [Учет результатов]) и SAP-ноте 2349297 (S4TWL -Reporting/Analytics in Controlling [Отчетность/ аналитика в модуле Контроллинга]). То есть Учет результатов (CO-PA), который раньше был отдельным приложением, теперь входит в состав универсального журнала.

Если активировать бухгалтерский учет результатов, поля таблиц для всех признаков результатов в единице учета результатов будут созданы в универсальном журнале. Во время миграции существующие данные бухгалтерского учета результатов переносятся в универсальный журнал, и виды затрат объединяются со счетами. Таким образом, генерируется единый документ учета результатов, который можно использовать для внутренней и внешней отчетности. Когда в версии SAP S/4HANA Finance 1503 появился универсальный журнал, процессы контроллинга по-прежнему требовали переноса затрат в CO-PA для закрытия периода. С точки зрения проектов это означало, что для переноса затрат из проектов в CO-PA на момент закрытия периода нужно было выполнить расчет. С появлением нового подхода в версии 1610 отпадает необходимость выполнять расчет проектов компании, так как выручка для признания определяется сразу же, и соответствующая проводка создается, не дожидаясь закрытия периода.

Аджай Махешвари (Ajay Maheshwari), авторFinancials Expert, в статье «You Are Now a Step Closer to Real-Time Profitability in SAP S/4HANA Finance with Fewer Settlements» (На шаг ближе к учету анализов в SAP S/4HANA Finance в реальном времени и меньшему количеству расчетов), опубликованной в январе 2017 г., показал, как создавать отчеты по результатам для внутренних заказов, и как проводки расходов в места возникновения затрат, заказы и проекты можно расширить для обновления соответствующих признаков результатов. Он объяснил, как настроить функции деривации так, чтобы получить признаки результатов для внутреннего заказа из правила расчета, а не ожидать, пока в процессе расчета произойдет кредитование заказа (отправитель) и дебетование учета результатов (получатель).

Такой же подход можно использовать в отношении проектов клиента или проектов с фактурированием, чтобы расходы, приписанные структурному плану проекта (СПП), отображались как проводки затрат по проекту, и также были присвоены признакам результатов. Если СПП-элемент является фактурируемой позицией, то проводки выручки выполняются таким же образом и также присваиваются признакам результатов на основе правила расчета, с использованием механизмов, описанных в статье Аджая Махешвари.

Так как потребность в расчете отсутствует, правило расчета становится ненужным, и выполнять деривацию характеристик из правила расчета не имеет смысла. В качестве альтернативы, вы можете настроить считывание признаков результатов для присвоенной позиции заказа клиента. Так можно сделать, если между фактурируемым СПП-элементом и позицией заказа клиента установлено отношение «один к одному». В таком случае признаки CO-PA дополняют строку проводки, обеспечивая присвоение реальных затрат СПП-элементу и дополнительное присвоение статистических затрат признакам CO-PA. Если на момент проводки отсутствуют атрибуты результатов, например, в начале проекта нет еще правил расчета или присвоенных позиций заказа клиента, вы можете использовать новую функцию реорганизации CO-PA, чтобы обновить присвоения CO-PA в соответствующих записях журнала, созданных для СПП-элемента, после просмотра подробных данных.

Признание выручки на основе событий

Теперь подробно рассмотрим дальнейшие улучшения на примере создания дополнительной строки проводки для признания выручки, признаваемой для проекта клиента с фактурированием. На рис. 1 показаны записи журнала для подтверждения времени в проекте клиента в приложении «Отдельные позиции основного счета» (G/L Account Line Items). Это приложение доступно пользователям в роли бухгалтера Главной книги. В столбце «Запись журнала»(Journal Entry) вы видите повторяющиеся записи журнала, созданные одновременно при регистрации времени, со ссылкой на запись времени.

Рис. 1. Дополнительная проводка в приложении «Отдельные позиции основного счета» (G/L Account Line Items)

Теперь рассмотрим четыре строки проводки (записи журнала), показанные на рис. 1. Первые две строки знакомы любому специалисту по контроллингу. Выполнено кредитование места возникновения затрат (Cost Center) 10101902 и дебетование СПП-элемента (WBS Element) SW007 1.1 за один час консультирования в виде прямого перерасчета работы (RKL), на что указывает столбец «Бизнес-операция» (BusT; business transaction). Раньше, как правило, эта проводка оставалась в СПП-элементе как расход до тех пор, пока не был выполнен учет результатов и расчет для переноса значений в CO-PA при закрытии периода.

Сейчас, однако, при регистрации времени создаются две следующих строки проводки в новой бизнес-операции TBRR (transaction-based revenue recognition — признание выручки на основе операций), что привело в примере к корректировке выручки на сумму 120 евро. Корректировка выручки проводится на счет прибыли и убытков, а начисленная выручка — на счет наличия. Проводка выполняется на основе ключа признания выручки в СПП-элементе, обеспечивая признание выручки при подтверждении в зависимости от степени завершения на основе затрат. Обратите внимание, что для обоих документов в столбце «Ссылочный документ» (Ref. Doc.) указан один и тот же номер. (Мы указали номер этого документа в качестве критерия поиска в отчете, чтобы показать двойной документ.)

В облачном решении SAP S/4HANA этот тип признания выручки в реальном времени доступен для всех проводок по проекту, и готовые настройки обеспечивают присвоение подходящего ключа признания выручки верхнему фактурируемому СПП-элементу до момента первой проводки по проекту. Между позицией заказа клиента и фактурируемым СПП-элементом, который включает план фактурирования для определения плановой выручки, установлено отношение «один к одному». Настройки также обеспечивают наличие подходящего плана затрат для проекта, чтобы можно было высчитать степень завершения.

В локальном решении SAP S/4HANA группа внедрения должна обеспечить отношение «один к одному» между позицией заказа клиента и фактурируемым элементом и выбрать подходящий план затрат.

Новый процесс инициируется проводкой прямого перерасчета работ (RKL), которая выполняется при подтверждении времени, и — в случае проекта с фиксированной ценой — значениями в документе. Обратите внимание, что регистрация времени привела к начислению 75 евро в СПП-элемент и корректировке выручки в размере 120 евро. В случае контракта с фиксированной ценой реализованная выручка определяется как степень завершения на основе затрат, умноженная на запланированную выручку. В проектах с типом «оплата по факту» система моделирует фактурирование по времени и материалам для расчета реализуемой выручки.

На рис. 1 показан новый подход в знакомом приложении, тогда как SAP предлагает новые приложения, созданные для поддержки нового процесса. На рис. 2 показано новое приложение для признания выручки на основе событий в проекте (Event-Based Revenue Recognition — Projects). Это приложение доступно в роли бухгалтера по сбыту. В нем перечислены СПП-элементы, помеченные как фактурируемые элементы (Billing Elements) с соответствующим ключом признания выручки. Можно выбрать нужные фактурируемые элементы для просмотра подробных данных. Необходимо убедиться в том, что СПП-элементу присвоен правильный ключ признания выручки, определяющий тип проекта: проект с фиксированной ценой, с фактурированием по времени и затратам или с периодическим фактурированием. Обратите внимание, что ключи с разными именами определяют разные подходы к признанию выручки (столбец «Признание...» [Recognition...]).

Рис. 2. Приложение для признание выручки на основе событий (Event-Based Revenue Recognition)

Если рассматривая Рис. 1, вы задавались вопросом, что произошло во время расчета, то на рис. 3 вы найдете ответ. Для просмотра подробных данных выделите фактурируемый СПП-элемент SW007.0.1, показанный на рис. 2. Здесь вы можете просмотреть признанные затраты, фактурированную выручку (если имеется), корректировку выручки, связанную с фактическими затратами, и начисленную выручку. В случае проекта с фиксированной ценой в приложении отображаются плановые значения. Эти значения учитываются при признании выручки.

Рис. 3. Подробные данные проекта с фиксированной ценой

Огромным преимуществом SAP S/4HANA является автоматизация, но иногда руководитель проекта может знать информацию, которой в системе нет. Для ввода такой информации в верхнем правом углу отображаются две ссылки: «Ввести временную корректировку» (Enter Temporary Adjustment) и «Ввести начисления» (Enter Accruals). На рис. 4 показаны введенные вручную начисления, указывающие на осведомленность руководителя о том, что клиент будет запрашивать скидку.