Автоматизация любого процесса направлена на минимизацию участия человека в этом процессе, как например, конвейер по производству электросхем, на котором сборка осуществляется автоматически, а качество производства контролируют специальные датчики. Однако, не все автоматизированные процессы могут обходиться без участия человека. Например, такие, как управление персоналом (модуль SAP HCM). Возьмем процесс ухода в отпуск: сотрудник сначала обращается к своему руководителю, решает вопрос своей замены, потом берет заявление на отпуск, печатает, заполняет, начинает собирать подписи, позже относит его в отдел кадров, где сотрудники кадров уже вводят руками данные и проводят мероприятия в системе SAP. Очевидно, такой процесс можно упростить и автоматизировать. Однако таких процессов в системе управления персоналом достаточно много: приём/перевод/увольнение сотрудника, изменение основных данных по персоналу, согласование мероприятия, создание нового отдела или штатной должности, поиск сотрудников.

1. SAP HCM Processes and Forms

Processes and Forms - это технология, направленная на автоматизацию бизнес процессов по изменению основных данных в HR. Processes and Forms уже входит в основной модуль EA-HR, дополнительной установки не требуется. Начиная с EHP2, шаблоны для согласования были основаны на интерактивных PDF формах, что негативно сказывалось на производительности и удобстве использования. Сейчас, с выходом EHP7, появилась возможность создавать формуляры в формате FPM, так как FPM реализуется с помощью Web Dynpro, пользовательский интерфейс полностью преобразился, стало более удобно использовать и быстрее разрабатывать сами формы. На рис. 1 показаны примеры форм.

Рис.1 Примеры формы на FPM и PDF.

Процесс согласования построен на базе SAP Workflow, поэтому нет ограничение в цепочке согласования, при построении потока, хоть десять согласующих, хоть двадцать параллельных обработчиков. Это достаточно важный функционал, так как чем больше компания, тем больше и сложнее процесс согласования. Всегда есть возможность доработать поток согласования, добавив "расширенные уведомления" или согласования заявки из письма, пришедшего на email (рисунок 2)

Рис. 2 Пример сообщения в почте.

Целевая аудитория

SAP HCM Processes and Forms предназначен не только для работников кадровой службы и для руководителей но, как видно из приведенного выше примера, для всех сотрудников организации. С помощью этой технологии успешно автоматизируется реализация потребности сотрудника в компенсации отпуска, когда он сам через SAP Portal может инициировать, данный процесс.

Наличие SAP Portal, для развертывания Processes and Forms необязательно, заявки могут запускаться по ссылке, из SAP GUI или из HR Renewal (Рисунок 3). HR Renewal один из новых инструментов, предназначенных для работников HR. Он представляем собой новый пользовательский Web интерфейс разработанный на технологии UI5, и одна из целевых задач его - это работа с Processes and Forms, кстати, также как и SAP Fiori он поставляется компанией SAP бесплатно.

Рис. 3 Окно интерфейса HR Renewal.

Выгода использования

При внедрении процесса согласования на базе Processes and Forms, как любого другого автоматизируемого процесса, должна быть явно указана выгода, выигрыш организации. Поэтому отметим критерии выигрыша:

- Автоматизация бизнес процесса. После внедрения модуля SAP HCM, компании получают ряд преимуществ, централизованное ведение данных, надежный расчет заработной платы и так далее. Однако, в компаниях сотрудники по старинке работают с документацией и ее согласованием, тратя на это уйму времени.