Приобретение дорогостоящей машины заставляет собственника регулярно проверять состояние этой машины и своевременно обслуживать ее, чтобы сохранить инвестированные средства. Само собой разумеется, что специалист сервисной службы должен пользоваться инструкциями по диагностике, техническими чертежами и схемами проверки, так как на него возлагается ответственность по обеспечению правильного обслуживания машины. Инвестирование в системы SAP требует от вас такой же тщательности для защиты ваших инвестиций. Использование новых функций и обновление системы (при необходимости) - это составная часть правильного обслуживания системы SAP. Но есть ли у IT-отдела доступ ко всему тому, что ему требуется для выполнения этого обслуживания?

Многие организации в сфере IT больше не обладают доступом к оригинальной проектной документации, которая была создана во время первоначального внедрения. Более того, постоянные изменения в системах SAP делают оригинальный проект устаревшим. Отдельные проектные группы создают и организуют документацию в соответствии со сложными требованиями, сформулированными для проекта. Без централизованного доступа к проектной документации SAP компании понесут невынужденные затраты, связанные с нежелательным дублированием различных материалов, замедлением передачи знаний новым сотрудникам и исполнителям и невозможностью для IT-отдела гибко адаптировать их SAP-системы к изменению бизнес-потребностей или обновлять их на более новые версии.

SAP Solution Manager разработан для того, чтобы предоставить компаниям процессно-ориентированный инструмент для хранения ключевой документации. Структура Business Blueprint связывает между собой компоненты бизнес-процессов, в том числе - проектную документацию, SAP-транзакции, документацию по конфигурации, объекты SAP IMG, сценарии проверки и материалы для обучения. Подход к хранению документов Business Blueprint - это централизованная каркасная программа (framework), разработанная для того, чтобы помочь проектным группам определить и выстроить действия для плавной передачи знаний поддерживающей организации при переходе к продуктивной эксплуатации, а также для того, чтобы группа поддержки имела доступ (к документам) для последующей поддержки и технического обслуживания, обеспечивая тем самым должное обслуживание SAP-систем. Я набросаю основные соображения по конструированию стратегии хранения документов для SAP Solution Manager.

Спланируйте: что хранить, где хранить и как хранить

Для того, чтобы разработать хорошую стратегию хранения документов, следует начать с планирования того, что хранить, где хранить и как хранить. После проведения планирования следует задокументировать определенные стандарты и процедуры, а затем опубликовать и сообщить стратегию всем участникам, чтобы сформировать упорядоченный и непротиворечивый подход. Хранилища документов, которые не были сконструированы должным образом, могут помешать IT-организации реализовать свои изначальные цели.

SAP рекомендует по меньшей мере хранить всю документацию по приложениям решений в SAP Solution Manager. Другая документация, используемая строго для управления отдельными проектами, может храниться либо в маршрутной карте, либо в оффлайновом хранилище.