Аннотация

В статье рассмотрена настройкасистемы SAP ERP HCM для автоматического продления отпускапри регистрации больничного листа с периодомосвобождения от работы,полностью или частично приходимся на период нахождения работника в отпуске.

Задача осложняется тем, что в компания предоставляет дополнительные оплачиваемые ежегодные отпуска, которые, как правило, предоставляются работникам непосредственно друг за другом («непрерывно»). Так как условия предоставления дополнительных отпусков разнообразны, стандартный функционал SAP ERP HCM не всегда обеспечивает автоматическую обработку продления отпуска в этой ситуации.

В статье описано:

• как активировать и настроить стандартный функционал по автоматическому продлению отпусков;
• как работает стандартный функционал, и какие имеются ограничения по его применению;
• вариант решения по продлению отпусков при условии предоставления работникам основного и дополнительных ежегодных оплачиваемых отпусков, следующих подряд, когда стандартный функционал не работает.

Статья относится к функциональной области «Управление персоналом» и решениям системы SAP ERP HCM в этой области. Материалы касаются компонентов PA (Администрирование персонала) и PT (Управление временными данными).

Статья будет полезна внешним консультантам, а также специалистам кадровой службы и специалистам по табельному учету рабочего времени предприятия, внедряющим и использующим компоненты системы SAP ERP HCM.

1. Настройка стандартного функционала для продления отпуска по причине нетрудоспособности в период его использования

При инсталляции системы SAP ERP HCM по умолчанию функционал продления отпуска при регистрации листка нетрудоспособности, выданного в период использования отпуска, отключен. Для активации этого функционала нужно сделать следующее:

1. Выбрать «категорию времени для системы отчетов» 33000003* для «продляемых»видов отпусков (Рис.1). Транзакция SM34, ракурсVC_T557I.

            Примечания:

• Конкретные даты, периоды, категории времени, виды отсутствий, лица и прочие объекты в данной статье показаны в качестве примеров.
• Категория времени 33000003 стандартная.

Рис.1 Выбор категории времени для продляемых отпусков

1. В том же ракурсе назначить для категории времени виды отсутствий – продляемые отпуска (Рис.2). Активная группировка категорий времени для отчетов определяется признаком GRDWT.В нашем примере эта группировка равна 01, а группировка подразделов персонала для видов отсутствий – 33.

      Примечание:

• ВSAPдокументации на признак на дату написания статьи имеется опечатка (версия SAPERP 6.0, пакет обновлений EHP6): На самом деле вместо таблицы T557C следует читать T557G.

Рис.2 Присвоение продляемых отпусков категории времени

1. Установить режим автоматического продления отпусков через специальные параметры (Рис.3).Ракурс V_T7RURPTCST00. Программа INFTY2001.

Рис.3 Настройка управляющих параметров для активации функций продления отпусков

MODE=1 – Активация стандартного переноса с показом пользователю диалоговых экранов для подтверждения действий.

QDR=X– Активация автоматической корректировки лимитов отпусков для сохранения использованных лимитов при продлении отпусков. Используется отчетRPTBPC10.           

1. Определить виды отсутствия – больничные, которые допускается вводить для прерывания отпусков (Рис.4). Ракурс V_T554V.В ключевом поле записи настроечной таблицы задать инфо-тип 0292.

Рис.4 Определение видов отсутствий (отпусков)

1. Проверить настройку обработки коллизий по классам временной привязки для отсутствий из инфо-типа 2001 в ракурсе V_554Y_B. Настройка должна позволять наложение («врезку») периода учитываемого вида отсутствия по болезни на периоды продляемых отпусков (но не наоборот!).

2. Работа стандартного функционала продления отпуска     

Рассмотрим возможность использования стандартного функционала системы SAPERPHCMс учётом следующих особенностей, характерных для рассматриваемой задачи продления отпуска:

1. Продляемые основной и дополнительные ежегодные отпуска имеют «лимиты» предоставления;этилимиты различаются как по количеству дней, так и по правилам генерации и использования.
2. При вводе информации о предоставлении отпуска или об изменении продолжительности отпуска(вплоть до удаления информации об отпуске из системы), для которого имеется лимиты;эти лимиты (данные о количестве дней неиспользованного отпуска)автоматически корректируются.
3. Когда отпуска предоставляются подряд (например, основной и затем сразу следует дополнительный отпуск), то в записях для второго и возможных последующих отпусков должна быть обеспечена ссылка на дату начала первого отпуска последовательности. Это требование модуля PY«Расчет зарплаты» для обеспечения одинаковой оплаты «по среднему» для всех отпусков из одной «связки».
4. При продлении отпуска конечная дата должна рассчитываться пропорционально количеству «дней наложения больничного» (периода нетрудоспособности) при соответствующем сохранении остатка лимита в инфо-типе 2006 (Лимиты отсутствий).
5. В процессе выполнения операций пользователю выдаются системные сообщения и диалоговые экраны для информирования или подтверждения дальнейших действий.

Рассмотрим результаты работы для различных вариантов.

Вариант 1. Наложение «больничного» на «одиночный» отпуск.      

При выполнении регистрации нетрудоспособности, имевшей место вовремя отпуска, в период отпуска «врезается» период болезни, как показано на Рис.5.  

Рис.5 Экран коллизии отсутствий при вводе больничного на период отпуска

При продолжении процесса регистрации болезни во время отпуска выдается сообщение (Рис.6).

Рис.6 Диалоговое окно сообщения

На этом этапе пользователь принимает решение, продолжать ли процесс автоматического продления отпуска или нет. В статье 124 ТК РФ написано: «Ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника, в случаях… временной нетрудоспособности работника…». Т.е. не всегда обязательно продлять отпуск при «больничном», а можно предоставить работнику эти дни отпуска позже.

Пусть принимается решение продолжить процесс автоматического продления. В этом случае выдается информация о продлении (Рис.7), где указывается начало и окончание второй части «разбиваемого» отпуска. Новая дата окончания отпуска рассчитывается на основании правила использования лимита продлеваемого отпуска по критерию сохранения количества дней использования лимита. Т.е. число использованных дней отпуска до ввода больничного и после ввода и продления отпуска не должно измениться.

Рис.7 Информация о предстоящем продлении

В конце процесса выполняется отчет RPTBPC10 (Структура использования отпуска и лимита), который приводит в соответствие записи инфо-типа 2006 (Лимиты отсутствий) с записями инфо-тип 2001 (Отсутствия). Отчет выдает контрольный экран (Рис.8), на котором показаны две части «разбитого» отпуска. Те же две части, например, можно увидеть при просмотре записей инфо-типа 2001 (Отсутствия) на Рис.9.

Рис.8 Экран выполнения отчета RPTBPC10

Рис.9 Список отсутствий в инфо-типе 2001

При создании записи для второй части отпуска, «разбитого» периодом болезни, в поле «Связь записей об отсутствии для среднего» в группе полей «Ссылка на отсутствие» (Рис.10) автоматически вводится дата начала отпуска до разбиения. Это обеспечивает одинаковый расчет отпускных до и после регистрации больничного листа при последующем перерасчете зарплаты после ввода больничного. Исходное использованное число дней отпуска в инфо-типе 2006 (Лимиты отсутствий) сохраняется.

Вывод по варианту 1: Автоматическое продление работает правильно.

Рис.10 Ссылка на дату начала отпуска для расчета зарплаты

Вариант 2. Наложение «больничного» на второй отпуск из двух отпусков, предоставленных работнику подряд.

При выполнении регистрации «больничного» на втором отпуске продление отпуска происходит так же, как при одиночном отпуске (вариант 1).

В записи для второго отпуска уже имелась ссылка на начало первого. При разбиении второго отпуска эта ссылка не сохраняется (как следовало бы делать в данной ситуации), а изменяется, как было описано в варианте 1.

Выводы по варианту 2:

1. Автоматическое продление работает правильно.
2. Во второй части второго отпуска вместо имеющейся ссылки на начало первого отпуска формируется ссылка на начало первой части второго отпуска.

Примечание: После завершения регистрации больничного необходимо дополнительно вручную во второй части «разбитого» второго отпуска ввести ссылку на начало первого отпуска. Это гарантирует правильный перерасчет отпускных.

Вариант 3. Наложение «больничного» на первый отпуск из двух и более отпусков, идущих подряд. Например, сначала идет основной ежегодный отпуск и за ним сразу – дополнительный ежегодный отпуск за вредные условия труда.

При выполнении процесса регистрации «больничного» выдается сообщение: «Продление отпуска невозможно. Есть другое отсутствие после болезни» (Рис.11).