Ключевое понятие

SAP Cash Management является подкомпонентом системы SAP Receivables Management, с помощью которой можно ежедневно выполнять ведение данных ликвидности и отслеживать состояние денежной наличности компании. Здесь собираются связанные с платежами данные из других модулей SAP ERP Central Component (ECC) для создания отчетности по состоянию денежной наличности на любую требуемую дату.

В SAP Cash Management основное внимание часто уделяется связанным с платежами данным, поступающим из других модулей, однако система SAP Cash Management предлагает намного больше возможностей. Ее собственная функциональность может использоваться для оптимизации прогноза по наличности и ликвидности.

Рассмотрим подробнее два аспекта, связанных с функциональностью в системе SAP Cash Management. Первым является тот факт, что по данным управления материальными потоками (MM) мы не всегда получаем корректные значения. Стоимость по заказам на поставку отражается без налогов на закупки, например, налога на добавленную стоимость (НДС) и налога на товары и услуги (GST). Это означает, например, что в Европе стоимость локальных заказов на поставку занижается на 20-25% . Для экспортных закупок стоимость передается корректно, поскольку в этом случае предварительные налоги имеют нулевые ставки. Эта тема раскрывается в разделе "Заказы на поставку без налога (НДС)".

Второй аспект заключается в том, что будущие события в SAP-системе не регистрируются. К примерам будущих событий относятся платежи по зарплате, налоговые платежи и крупные расходы, по которым пока не созданы заказы на поставку. Рассмотрим использование отдельных (памятных) записей для этого процесса.  Эта тема раскрывается в разделе "Отдельные (памятные) записи".

Примечание.
Автор предполагает, что читатели знакомы с управлением наличностью или, по крайней мере, прочитали статью в Financials Expert How Implementing SAP Cash Management Helps in Monitoring Your Working Capital (Преимущества внедрения SAP Cash Management для мониторинга оборотного капитала) Гуанендры Мишры (Gyanendra Mishra). В этой статье представлен подробный обзор управления наличностью.

Заказы на поставку без налога (НДС)

По техническим причинам SAP-система не позволяет выполнять ведение стоимости заказов на поставку с налогами. Причины этого объяснены в SAP-ноте 9861 (обновление MM в финансовой диспозиции без налогов).

В результате того, что эти налоги не отражаются в SAP-системе, прогноз ликвидности по заказам на поставку показывает слишком низкие цифры, если компания платит НДС или сходные налоги.  Фактически, решения по данной проблеме нет. Однако в качестве обходного решения можно использовать функцию распределения для разделения сумм по нескольким периодам. Например, если известно, что 20% счетов клиент оплачивает позже срока, можно установить 80% входящих платежей на фактическую дату и 20% на более позднее время. Кроме того, функция распределения позволяет отражать неопределенность в отношении плановых сумм. Допустим, если известно, что 2% отфактурированных сумм не будут оплачены, можно определить 98% для входящих сумм. Таким образом, если общая стоимость заказа клиента составляет €1000000, то в отчетах управления наличностью будет отображаться фактическая сумма €980000.

Посредством функции распределения можно увеличить плановую сумму. Следовательно, при отсутствии каких-либо налогов в заказах на поставку можно увеличить сумму на фиксированный процент для компенсации этой недостающей суммы. Однако следует учитывать, что процент является фиксированным и будет применяться ко всем заказам на поставку. Поэтому предложенное решение подходит только при слишком больших суммах недостающего НДС по заказам на поставку и при условии использования более или менее одинакового процента для всех компаний, работающих с управлением наличностью, в течение года. Процент будет одинаковым для всех балансовых единиц. Поэтому степень точности зависит от компании.
 

Для ведения параметров настройки распределения используется код транзакции OT19. Либо можно выбрать следующий путь по меню пользовательской настройки: "Financial Supply Chain Management < Cash Management < Structuring < Define Distribution Function" (Управление финансовой цепочкой создания стоимости < Управление наличностью и ликвидностью < Управление наличностью < Структурирование < Определение функции распределения). После запуска транзакции появится экран, представленный на Рис. 1.

Рис. 1

Функция распределения

 

На Рис. 1 показан пример функции распределения. Обратите внимание на то, что используются уровни, аналогичные представленным на Рис. 6 в статье Мишры. Уровень M2 относится к заказам на поставку, а уровень S1 относится к заказам клиента. Это отображается в столбце подробного текста уровня диспозиции "Planning level" (Уровень диспозиции).

В столбце "+-" указано, добавляются или отнимаются дни от фактического срока платежа. В третьей строке, например, показано, что к сроку платежа прибавляется 7 дней для платежей, связанных с заказами клиента. Количество дней указано в столбце "Days" (Дни).

В столбце "Percentage" (Процент) отражен фактический ожидаемый процент платежей. Для заказов на поставку этот процент 105. Это значит, что фактические суммы к оплате по заказам на поставку в 1,05 раз превышают стоимость заказов на поставку. Причиной является отсутствие сумм налогов.

Для заказа клиента ожидается своевременная оплата 80% отфактурированной суммы: дни не прибавляются, установлено процентное значение 80. Кроме того, оплата 18% отфактурированной суммы ожидается на неделю позже срока: прибавляется 7 дней, установлено процентное значение 18. Предполагается, что 2% отфактурированной сумм не будут оплачены вообще: установлено общее процентное значение 98.
 

Если в транзакциях финансовой диспозиции (коды транзакций FF7A и FF7B) будет использована функция распределения, это должно быть указано на экране выбора соответствующих транзакций. На Рис. 2 показан фрагмент экрана выбора, который появляется после выполнения кода транзакции FF7B. Обратите внимание, на каком экране находится индикатор "Distribute Amounts" (Распределить суммы). Экран выбор транзакции FF7A выглядит аналогично.

Рис. 2

Экран выбора для распределения

 

Отдельные (памятные) записи

Отчет по ликвидности SAP Cash Management отражает только суммы, связанные с документами, зарегистрированными в системе SAP. Например, с заказами на поставку, фактурами клиента и банковскими перечислениями.

Это означает, что не зарегистрированные в системе будущие платежи в отчет не попадают. Для решения этой проблемы компания SAP создала отдельные (памятные) записи. Это регистрация вручную будущего платежа непосредственно в системе SAP Cash Management. Отдельная запись отображается только в модуле SAP Cash Management.

Отдельные записи можно использовать для платежей по зарплате, арендных платежей и плановых затрат на ремонт. Для периодических платежей, например, зарплаты можно выполнить копирование отдельной записи. При этом для периодических платежей сумма и сроки платежа должны быть известны заранее.

Если известен срок платежа, используйте отдельные записи, автоматически удаляемые из отчета после наступления даты платежа. Если точный срок платежа не известен, необходимо удалить отдельные записи из отчетов вручную.

Примечание.
Отдельные (памятные) записи можно использовать также и для другой функциональности SAP Cash Management, например, для концентрации наличности и казначейства. Описание прочих вариантов использования отдельных записей находится за рамками данной статьи.

Пользовательская настройка отдельных записей

Перед использованием отдельных (памятных) записей необходимо выполнить их настройку. Основной операцией настройки является определение отдельных записей. Для этого следует определить виды планирования, которые будут использоваться для отдельной записи.

Для конфигурирования видов планирования в IMG выберите в меню "Financial Supply Chain Management < Cash and Liquidity Management < Cash Management < Structuring < Manual Planning < Define Planning Types" (Управление финансовой цепочкой создания стоимости < Управление наличностью и ликвидностью < Управление наличностью < Структурирование < Составление финансовой диспозиция вручную < Определение видов финансовой диспозиции) или выполните код транзакции OT21 напрямую.

Появится экран, показанный на Рис. 3. Виду диспозиции присвоен уровень диспозиции и диапазон номеров. SAP предоставляет для отдельных записей стандартный вид диспозиции MP.

Рис. 3

Ведение видов диспозиции

 

Для отдельных записей важны два других поля: "Arch.cat." (Класс архива) и "Auto expir" (Индикатор автоматического истечения срока). Они важны, поскольку определяют жизненный цикл отдельной записи в системе.

Если отдельная запись определяется вручную как недействительная, она архивируется. После этого отдельная запись больше не отображается в отчетах по управлению наличностью. Например, может потребоваться сделать отдельную запись недействительной после создания заказа на поставку по крупному договору на техобслуживание. Однако физически она присутствует в SAP-системе и может быть восстановлена. Класс архива определяет длительность хранения отдельных записей в архиве. Для каждого класса архива установлен период хранения. После истечения этого периода отдельные записи удаляются из SAP-системы физически во время прогонов реорганизации. В данной статье такая реорганизация не описана.

Если установлен индикатор автоматического истечения срока в отдельной записи должна быть указана дата истечения срока. На эту дату срок отдельной записи истекает автоматически, и отдельная запись больше не отображается в отчетах по управлению наличностью. Например, отдельная запись с датой истечения срока 31 января отображается на эту дату, но больше не отображается с 1 февраля. Отдельные записи с автоматическим истечением срока не архивируются.

На Рис. 3 для вида диспозиции CL (используется для концентрации наличности) установлен индикатор автоматического истечения срока. Здесь также указан класс архива, поэтому если отдельная запись вида CL будет сделана недействительной вручную, она будет заархивирована, в противном случае она будет автоматически удалена.

Дважды щелкните по строке или нажмите кнопку "Field status def." (Строка статусов полей) для ведения статусов полей для отдельной записи на появившемся экране (Рис. 4). Определение статуса полей устанавливает, какие поля являются обязательными или необязательными для заполнения, а какие при создании отдельной записи не отображаются. Поля разделены на две группы: общие данные и дополнительные данные. Группа общих данных используется для отдельных записей и описана в этой статье. Группа дополнительных данных применяется при других вариантах использования для отдельных записей.

Рис. 4

Обзорный экран ведения статусов полей

 

Дважды щелкните по полю "General data" (Общие данные), как показано на Рис. 4. Появится экран, представленный на Рис. 5. На этом экране показаны доступные поля и три опции для каждого поля.