По мере того как электронные документы занимают место бумажных документов, большие хранилища данных также занимают место множества кабинетов с файлами, папками и другими органайзерами бумажных носителей. Несмотря на то, что объемы, форматы и местонахождение информации известны, упростить и консолидировать эту информацию стало также сложно, как и сами системы, заменившие бумагу; это приводит к снижению коэффициента ROI (return of investment – возврат инвестиций) для компаний, которые сделали инвестиции в систему управления документами. SAP Records Management, являясь стандартным компонентом SAP Web Application Server (SAP Web AS) 6.20 и выше (хотя и лицензируется отдельно) убирает это бремя. Используя новый легко расширяемый фреймворк, называемый Service Provider (SP) Framework [1], SAP Records Management предоставляет пользователям доступ ко всем документам предприятия, транзакциям, воркфлоу, и данным, независимо от модуля и разработчика, через единый ракурс – запись [2].

Данные SAP, по своей природе, меняются, что означает, что запись, содержащая данные, также должны обновляться для отражения этих изменений. В этой статье показано, как автоматически обновлять запись, чтобы не обновлять записи вручную; это позволит Вам получить максимум преимущества от внедрения SAP Records Management для реальной экономии времени и затрат. И даже если Вы не используете в настоящий момент SAP Records Management, технология, показанная в этой статье, будет полезным дополнением к инструментам, используемым при разработке.

Для показа шагов, которые необходимы для работы с показанной автоматизацией, настоящая статья основывается на примере записи клиента, созданной в предыдущей статье SAP Professional Journal, содержащей введение в функционал SAP Records Management [3]. Предыдущая статья описывает ключевые компоненты интерфейса SAP Records Management – органайзер записей (Records Organizer), который представляет собой центральный рабочий стол для администрирования записей, а также обозреватель записей (Records Browser) и построитель моделей (Records Modeler), которые представляют собой инструменты администрирования, предназначенные для просмотра и редактирования записей и ведения структуры записей, соответственно (прим. переводчика – здесь и далее в настоящей статье под термином «предыдущая статья» понимается статья -Consolidate and Integrate All of Your SAP and Non-SAP Documents, Transactions, Workflows, and Data with SAP Records Management; SAP Professional Journal, January/February 2005. Русскоязычный вариант: Объедините все Ваши SAP и неSAP документы, транзакции, рабочие потоки, и данные с помощью функционала управления записями (SAP RCM, SAP Records Management)). В предыдущей статье показано, как использовать эти инструменты для настройки простого примера записи клиента, а также как обрабатывать и управлять записями.