Электронный документооборот в бизнес-ландшафте

Электронные документы только внутри компании не решают проблемы бизнеса. Для достижения полноценной отдачи от инвестиций в автоматизацию бизнес-процессов необходимо полностью исключить из них бумажные документы. До недавнего времени во многих сферах это не представлялось возможным вследствие требований законодательства, здесь последним рубежом обороны сторонников бумаги оставались счета-фактуры.

Наконец, в мае 2012 года технологии электронного документооборота одержали победу над традиционным порядком проведения бизнес-транзакций — вступил в силу приказ ФНС № ММВ-7-6/138, утверждающий формат электронных документов, что необходимо для обмена юридически значимыми электронными счетами-фактурами (ЭСФ) и рядом других документов в электронном виде.

В связи с этим ожидается рост предложения интегрированных ERP-ECM решений, поддерживающих выполнение бизнес-транзакций, таких как поставка и отгрузка товара, в полностью электронном виде, что особенно актуально для розницы и дистрибуции. Расходы на ИТ в ритейле будут самыми быстрорастущими в ближайшие три года, обещает IDC. Повышение составит около 17,4% в год, тогда как в среднем по России расходы на ИТ будут расти на 11,6%, дойдя к 2015 г. до общей суммы 41,1 млрд долл. Для поддержания таких темпов развития необходимо переходить к полностью электронным бизнес-процессам.

СЭД и ERP – лучше вместе

В соответствии с действующим законодательством, необходимым условием функционирования межкорпоративного обмена документами является наличие архива, в котором должны накапливаться все переданные и полученные документы, а также технологические документы операторов, подтверждающие факт завершения этапа приема/передачи электронного документа. Таким образом, функциональность архива, который традиционно рассматривается как часть корпоративной систем электронного документооборота, является принципиально важным требованием к реализации подобной системы.

Мы привыкли думать, что системы электронного документооборота, СЭД, востребованы исключительно в сфере управления корреспонденцией и организационно-распорядительными документами. А могут ли СЭД быть полезны за пределами канцелярии? Разумеется да, поскольку работа с документами также важна и в ходе выполнения основных бизнес-процессов.

Использование технологий управления контентом (ECM, EnterpriseContentManagement, это более широкое понятие, чем российское «СЭД») в интеграции с системами управления ресурсами (ERP), позволяет существенно повысить качество и достоверность учета, снизить стоимость корпоративных бизнес-процессов и сократить цикл выполнения хозяйственных операций.

Наиболее характерными примерами этого рода являются продукты компании OpenText, которые собраны в пакет OpenTextECMSuiteforSAPbyOpenText, а именно, такие, как управление обработкой счетов поставщиков, управление архивацией бизнес-документов и др., обладающий при этом преднастроенными возможностями для интеграции с SAP.

В частности, применительно к задаче межкорпоративного документооборота, важными технологическими преимуществами пакета являются, по крайней мере, две его особенности: встроенная тесная интеграция с бизнес-объектами SAP ERP и наличие в составе пакета продукта, обеспечивающего архивацию бизнес-контента с помощью промышленной подсистемы архивирования. Продукт SAP Archiving and Document Access by OpenText (SAP ADA) может работать с любым программным обеспечением систем архивирования, поскольку предусматривает использование штатного протокола ArchiveLink, кроме того, он обеспечивает решение и ряда других задач, например, архивирование данных СУБД SAP ERP, а также является платформой для архивирования контента всех других продуктов и приложений, входящих в пакет. Он может быть также использован и как совершенно самостоятельное приложение, что очень востребовано, например, при решении задач создания архивов первичной финансово-экономической документации.

Как подойти к решению этой задачи?

Совершенно понятно, что при возникновении любой новой бизнес-потребности, в том числе, и возникшей в связи с изменениями законодательства, оказывается, что на рынке уже присутствуют игроки, чьи технологии в той или иной степени готовы для ее удовлетворения. Эти компании воспринимают новую потребность как возможность для своего развития, и выпускают на рынок новые продукты и/или услуги, в соответствии со своими продуктовыми линейками, клиентской базой и объемом доступных инвестиций.

Таким образом, естественно, что первыми на вызов откликнулись компании, которые имели опыт и продукты для работы с промышленными архивными системами и системами управления контентом. Идеология их подхода состоит в том, что архитектурной основой решения является программное обеспечение архива/СЭД, которое взаимодействует с учетными системами и сервисами спецоператоров с помощью интеграционных возможностей имеющегося продукта.

Также задача оказалась весьма близка тем, кто и раньше решал задачи управления контентом в среде SAP, используя собственные разработки или продукты типа SAP RCM, SAP DM, которые в ранних версиях SAP ERP рассматривались как главная возможность управления бизнес-контентом, хотя в последних версиях SAP ERP, с появлением линейки продуктов от OpenText, их роль для решения задач управления контентом уже далеко не рассматривается самим производителем как ключевая.

При выборе архитектуры решения, однако, принципиально важно исходить из следующих соображений.

1. Производительность. Очевидно, что использование интеграционного решения и вообще межкорпоративного обмена на небольших объемах не будет иметь экономического смысла. В то же время, применение для розницы и дистрибуции, а также для любого крупного предприятия потребует возможности обработки не менее 250 000 – 500 000 только исходящих счетов фактур в день в пиковые периоды, не говоря уж о входящих ЭСФ и других видах документов. В этой связи, трудно ожидать, по крайней мере, без проведения специальных нагрузочных тестов, говорить о том, что решения на платформе архивных систем и/или устаревших технологий смогут обеспечить необходимую заказчику производительность.
2. Техническая политика. Очевидно, что любой заказчик заинтересован в максимально универсальном решении, которое не ограничивает его в выборе поставщиков тех или иных технологий и/или в развитии его учетной системы, а также в наибольшей степени соответствует тому, что уже у него реализовано и промышленно работает. Поэтому ориентация на какие-то конкретные архивные системы или системы документооборота может дать только краткосрочные рыночные выгоды разработчикам и, в конечном счете, не интересна самим заказчикам.
3. Гибкость и гарантии. Очевидно, что и законодательство, и собственно технологии передачи документов в настоящее время находятся буквально на начальной стадии своего развития. Следует ожидать, что уже в ближайшее время требования к процессам обмена, формат и состав документов могут измениться, равно, как могут измениться и программные интерфейсы сервисов ЭДО. Не хотелось бы о грустном, но и сам состав спецоператоров может измениться. Таким образом, заказчик должен быть уверен в том, что инвестиции в интеграционное решение по работе с сервисами ЭДО, которое таким образом становится критически важным для его бизнеса, не окажутся напрасными, и он должен иметь гарантии в том, что решение будет развиваться – как силами его поставщика, так и, в крайнем случае, без оного. То есть решение должно быть разработано с использованием общедоступных промышленных стандартов, знакомых доступным на рынке труда разработчикам, чего нельзя сказать о решениях на специализированных архивных платформах, устаревших либо собственных закрытых разработках отдельных компаний.

TerraLink xDE — промышленное решение для юридически значимого документооборота

Задачу обеспечения юридически значимого обмена документам в ходе выполнения бизнес-транзакций взялись решать специалисты компании ТерраЛинк. Причем они пошли по пути создания стандартного тиражируемого продукта, а не выполнения серии заказных работ, как это обычно делают системные интеграторы.

При разработке архитектуры продукта в первую очередь уделялось внимание возможности масштабирования его производительности, универсальности с точки зрения поддержки платформ архивирования и состава сервисов ЭДО, а также открытости и сопровождаемости.

Конечно, настройки SAP-системы у каждого заказчика уникальны, но это не может являться достаточным основанием для завышения цены на выполнение интеграционных работ на практически инфраструктрурном уровне, где специфика бизнес-процессов мало сказывается, зато нужно строгое соответствие требованиям законодательства (приказ Федеральной налоговой службы № ММВ-7-6/138, приказ Федеральной налоговой службы № ММВ-7-6/36, приказ Министерства финансов №50-н).

Программный продукт TerraLink eXtended Document Exchange (xDE), позволяет конечным пользователям создавать, передавать и обрабатывать структурированные и неструктурированные документы через операторов электронного документооборота непосредственно в привычном пользовательском интерфейсе SAP-системы.

Основные программные компоненты

TerraLink