SAP S/4HANA Finance: the reference guide to what’s new

Janet Salmon, Michel Haesendonckx

---

*Оригинал (англ.): SAP S/4HANA Finance: the reference guide to what’s new. Джанет Салмон, Мишель Хаезендонкс. Издательство SAP PRESS. Глава 4 (вступление). 2019, с. 149.

Корректура: Татьяна Шевченко.

Оптимизация финансовых процессов: стандартизация и автоматизация процессов в SAP S/4HANA Finance // SAP Professional Journal Россия, ноябрь–декабрь, №6 (77), стр. 42–69. @ 2019, Джанет Салмон, Мишель Хаезендонкс.

Узнайте о фундаментальных инновациях, которые способны преобразить управление вашими финансами. Разберитесь, в частности, как изменится бухгалтерская деятельность благодаря внедрению универсального журнала, улучшениям пользовательского интерфейса и обработке процессов в реальном времени. Получите представление, какую выгоду новые процессы могут принести бизнес-пользователям и как повысить эффективность системы для увеличения прибыли.

Из этой главы вы узнаете, почему организации стремятся стандартизировать и автоматизировать финансовые процессы и какую роль играет в этом SAP S/4HANA. Здесь мы рассмотрим результаты всё большего распространения центров единого обслуживания и причины отхода ИТ-специалистов от пользовательских решений в сторону стандартных решений, для сокращения расходов финансовых отделов. Система SAP S/4HANA — это результат стремления компании SAP к упрощению своих решений и переосмыслению существующих финансовых приложений.

При сравнении основных задач на повестке финансовых отделов и роли стратегического делового партнёра, которую финансы должны исполнять в организации, по-прежнему отмечается высокий уровень несоответствия между ожиданиями и реальностью.

Основная часть времени в финансовой повестке дня по-прежнему отведена выполнению оперативных задач. Разумеется, невозможно просто не выполнять эти задачи, чтобы найти свободное время. Однако можно внести ряд изменений и тратить на выполнение оперативных задач минимум времени, сократив при этом расходы на финансовые операции. Чтобы повысить эффективность выполнения оперативных финансовых задач, необходимо пересмотреть бизнес-процессы.

Кроме того, постоянно растёт потребность в актуальной финансовой информации, которая должна быть доступна в любой момент времени, а не только после закрытия периода. Такая потребность явно связана с ролью финансов как стратегического делового партнёра, предоставляющего аналитическую информацию для принятия эффективных решений.

В разделе 4.1 данной главы (см. статью «Переосмысление бизнес-процессов в SAP S/4HANA Finance» в этом номере SAP Professional Journal Россия, — №6, 2019) рассматриваются ключевые элементы переосмысления операционных (а точнее финансовых) бизнес-процессов. В разделе 4.2 (см. статью «Автоматизация финансовых процессов в SAP S/4HANA Finance» в этом номере журнала) описано, как специфичные процессы, например, управление наличностью, выверка поступления материала с получением счёта и управление разграничениями были полностью переработаны SAP и теперь могут быть автоматизированы совершенно иным способом с применением новых технологий. Наконец, в разделе 4.3 (см. статью «Перепроектирование приложений в SAP S/4HANA Finance» в этом номере журнала) представлено, как все правовые и управленческие финансовые данные объединены в универсальном журнале и какие в результате открываются возможности для перепроектирования приложений в этих двух сферах.

Переосмысление бизнес-процессов в SAP S/4HANA Finance*

Рассматриваются ключевые элементы переосмысления операционных (а точнее финансовых) бизнес-процессов в SAP S/4HANA Finance.

---

Корректура: Татьяна Шевченко.

Переосмысление бизнес-процессов в SAP S/4HANA Finance // SAP Professional Journal Россия, ноябрь–декабрь, №6 (77), стр. 43–84. @ 2019, Джанет Салмон, Мишель Хаезендонкс.

Для переосмысления оперативных финансовых задач существует две основные причины: сокращение стоимости финансовых операций (и высвобождение времени на выполнение других задач, повышающих ценность предприятия и поддерживающих модель управления организации) и переход к непрерывному закрытию. Непрерывное закрытие (continuous close) позволяет организации получать информацию в любой день месяца, а не только при закрытии в конце. Однако для этого требуется повысить эффективность выполнения задач. (В противном случае будет практически невозможно выполнять такие задачи, как выверка поступления материала/получения счёта несколько раз за период.)

Для переосмысления бизнес-процессов важно начать использовать так называемые интеллектуальные приложения. Что это означает? Если кратко, интеллектуальное программное обеспечение предприятия позволяет компаниям автоматизировать текущие операции и предоставлять сотрудникам поддержку и ценную информацию при принятии решений. Интеллектуальной с точки зрения конечного пользователя систему делает наличие следующих функциональных возможностей.

• В системе автоматизированы текущие операции, доступны пояснения, что было выполнено и для чего.
• В системе применяется профилактический подход, либо пользователь направляется по шагам процесса путём вывода определённых данных или предоставления рекомендаций/прогнозов.
• Система может адаптировать взаимодействие с пользователем, выбирая наиболее релевантный канал передачи информации и коммуникации.
• Системные функции для обработки естественного языка упрощают «разговор» с пользователем с помощью ввода речи или текста с клавиатуры. Система понимает, что нужно пользователю, предлагает ему варианты для выполнения последующих релевантных действий и т. д.

Переведя эти функциональные возможности на более технический язык, мы придём к заключению о том, что в основе перепроектирования финансовых процессов лежат определённые фундаментальные принципы:

• упрощение оперативных задач, что также позволяет автоматизировать их меньшими усилиями;
• добавление инструкций по процессам и расширенных возможностей для сотрудничества в финансовом отделе и во всей организации;
• централизация и стандартизация задач в организации.

В следующих разделах каждый из этих принципов перепроектирования рассматривается более подробно.

Упрощение, автоматизация, направление и сотрудничество (раздел 4.1.1)

Прежде всего, необходимо изучить сам процесс, его структуру и средства автоматизации. Структура процесса должна быть максимально простой, но без ущерба эффективности выполнения. Простые процессы легче автоматизировать, чем комплексные. После разработки шагов процесса можно приступать к их соединению в последовательность и обязательно реализовать инструкции или средства направления пользователя по процессу, а также возможности сотрудничества между стейкхолдерами в рамках этого процесса.

Упрощение

Очевидно, что чем проще процесс, тем эффективнее можно его выполнять.

К сожалению, сама задача упрощения процесса редко оказывается легковыполнимой. Сегодня множество финансовых процессов по-прежнему имеют очень сложную структуру. Мы часто видим, что проекты по перепроектированию процессов реализуются в рамках отдельной компании, что, безусловно, целесообразно с точки зрения выделения на фоне конкурентов. Но что насчёт амортизации основных средств, сопоставления открытых позиций, проводки операций по основным счетам и обработки входящих банковских выписок? Часто эти задачи не имеют цели получения конкурентных преимуществ, тем не менее, их необходимо выполнять.

Для упрощения существует несколько факторов.

• Многие базовые финансовые процессы являются общими в разных организациях, и всем выгоднее корректно следовать процессу с простой и чёткой, а не комплексной структурой.
• Последние технические достижения, например, базы данных с обработкой в оперативной памяти, позволяют нам оставить в прошлом многие неэффективные процессы и делают возможным максимальное упрощение систем.
• Облачные вычисления открывают перед организациями новые возможности для быстрого развёртывания и непрерывной реализации инноваций. Облачные вычисления позволяют стандартизировать и упростить процессы на основе передового опыта.

Отдельным отделам сложно перепроектировать эти процессы, сохранив функциональные и технические преимущества, поэтому организациям важно полностью взять эту задачу на себя.

Автоматизация

Мы подошли ко второму принципу: автоматизации (atomation).

Даже сегодня многие задачи выполняются с помощью специализированного решения на базе электронных таблиц. Некоторые электронные таблицы являются очень гибкими, но помимо возможных проблем с качеством данных они несут в себе недостатки в виде отсутствия инструкций по процессам. Поэтому организации переходят к автоматизированным процессам, а компания SAP вкладывает средства в эту область с самого начала, видя в этом ключевую задачу в отношении систем ERP .

Однако классическая автоматизация всегда выполняется на основе правил. Обратимся к выверке между открытыми позициями и входящими платежами. Это простой процесс, однако даже при его автоматизации на основе правил, которые проверяют сумму, номер счёта-фактуры, идентификатор делового партнёра и другие данные, многие позиции остаются несопоставленными. Поэтому специалисту по бухгалтерии дебиторов приходится снова и снова отыскивать соответствующие позиции вручную.

Технологическое развитие открыло перед нами возможности машинного обучения. В дополнение к производительности механизма на основе правил приложение на базе машинного обучения может «замечать» сопоставленные вручную позиции, извлекать логику сопоставления и применять далее эту логику к несопоставленным позициям в будущем. Уже сегодня возможности машинного обучения влияют на финансовые процессы. Как это происходит, мы подробно рассмотрим в разделах 4.1.4 и 4.2.1.

Инструкции по процессам

Третьим принципом перепроектирования бизнес-процессов является наличие инструкций по процессам (process guidance), т. е. система направляет пользователя и после выполнения одного шага может автоматически переводить его на экраны выполнения следующих шагов. Рассмотрим пример такого направления в SAP S/4HANA. На Рис. 4.1 показана скидка с учётом прогноза по наличности с выделением сроков планового платежа для входящих счетов-фактур.

Рис. 4.1. Процессы с инструкциями в SAP S/4HANA, встроенные в приложения SAP Fiori

Представьте, что вы изучаете ситуацию с наличностью в вашей компании. На основе информации, доступной в SAP S/4HANA, вы заключаете, что имеется свободная наличность и решаете эффективно использовать её. Обзор плановых платежей, аналогичный представленному на Рис. 4.1, позволяет определить возможности направления свободной наличности на оплату счетов-фактур ранее запланированного срока и получить скидки за досрочный платёж.

Внимательно посмотрите в нижний правый угол Рис. 4.1. Именно здесь пользователь SAP Fiori видит указания по выполнению процесса. Следующим шагом предлагается открыть приложение «Управление отдельными позициями поставщика» (Manage Supplier Line Items), идентификатор SAP Fiori F0712. Здесь доступна информация по скидкам (и даже предоставляется прямой доступ для совершения платежей), см. Рис. 4.2.

Рис. 4.2. Приложение «Управление отдельными позициями поставщика» (Manage Supplier Line Items) с информацией о скидках

Также один из вариантов инструкций по процессу для пользователя можно наблюдать, когда система помогает пользователю в определённый момент выбрать тему, с которой требуется работать. Допустим, вы отвечаете за управление дебиторской задолженностью. Если вы понимаете, что приближается срок её погашения, целесообразно будет проанализировать вашу дебиторскую задолженность. С другой стороны, если вы видите, что этот срок наступит ещё не скоро, такой анализ будет не самой первоочередной задачей. Просто добавляя эту информацию на главный экран, система помогает вам более эффективно выстроить рабочий процесс и не тратить время на углубление в финансовые вопросы, не требующие вашего внимания в данный момент.

В SAP S/4HANA для этого реализованы KPI, встроенные в транзакционную среду. На основе всех транзакций в среде SAP S/4HANA на лету рассчитывается период погашения дебиторской задолженности в нашем примере или другой KPI, например, процент просроченной дебиторской задолженности (см. Рис. 4.3, здесь он равен 61,53 %), когда пользователь открывает панель запуска SAP Fiori. Информация представлена четко и понятно, что позволяет пользователю сконцентрироваться на работе в верном направлении.

Рис. 4.3. KPI на панели запуска SAP Fiori

Это возможно благодаря встроенным функциям аналитики в SAP S/4HANA, а именно приложениям SAP Fiori (более подробно эта тема рассматривается в Главе 5).

Гибкое сотрудничество

Инструкции по процессам и определение ключевых областей работы с помощью встроенных средств аналитики направлены на руководство действиями конкретного пользователя. Однако для многих процессов требуется участие нескольких пользователей.

Оптимизировать такие процессы можно двумя способами: использовать специфичное для процесса приложение мониторинга, которое уже доступно в системе (например, для финансового закрытия на уровне юридического лица или концерна, см. Главу 7), или использовать предварительно разработанный поток операций для направления различных пользователей по структурированной последовательности действий для выполнения процесса. Независимо от процесса важно поддерживать гибкое сотрудничество между пользователями. Этот принцип обычно отсутствовал при работе с решениями на базе электронных таблиц и во многих классических средах ERP.

Важным инструментом является новый цифровой ассистент, SAP CoPilot, который поддерживает не только сотрудничество, но и множество способов взаимодействия с системой: пользователи как обычно выполняют ввод с клавиатуры или щелчки мышью, но теперь благодаря средствам обработки естественного языка они могут также применять голосовые команды. Рассмотрим ключевые элементы SAP CoPilot.

• В SAP CoPilot реализовано понимание бизнес-контекста, т. е. ассистент может понимать бизнес-ситуацию, в которой он активирован, и превентивно предлагать решения на основе развиваемых «навыков». Навыки SAP CoPilot выбирает с помощью ключевых слов и синонимов. Например, если при использовании навыка «Покажи» (Show Me) пользователь просит SAP Co-Pilot показать доступные предложения (например, пользователь говорит: «Покажи предложения!»), SAP CoPilot возвращает список доступных предложений поставщика. Коды транзакций или пути навигации при этом не требуются.
• Это самообучающаяся система, которая использует технологию машинного обучения для получения знаний на основе опыта или данных за прошлые периоды.
• SAP CoPilot действует логически во всех приложениях SAP, используя для этого одну личность и одну память. Таким образом, неважно, в каком приложении SAP Fiori вы работаете, вы всегда взаимодействуете с системой или системами единообразным способом с помощью SAP CoPilot.
• Этот ассистент является открытым и расширяемым для сторонних решений, что позволяет любому пользователю расширять навыки SAP CoPilot посредством ботов, агентов и API.

В разделе 4.2.2 рассмотрим ещё один практический пример интеграции SAP CoPilot в рамках анализа выполнения выверки поступления материала и получения счёта в SAP S/4HANA.

Централизация (раздел 4.1.2)

Как показано в разделе 4.1.1, можно перепроектировать бизнес-процессы с помощью новых технологических элементов. Однако организации также работают над централизацией периодических процессов (в финансах и других сферах), объединяя их в центр единого обслуживания. В этом разделе представлено два инструмента централизации для финансов: SAP Shared Service Framework и Central Finance.

SAP Shared Service Framework

Способы организации глобальных бизнес-сервисов развиваются во всех областях финансовой сферы. Рассмотрим разные виды организации единого обслуживания

• К основному виду относятся уникальные единые сервисы (singular shared services), когда по-прежнему применяются фрагментированные процессы с локальными сферами ответственности. В основном, сюда относится группирование сотрудников в определённом местоположении.
• Следующий уровень — переход к глобальной организации (global organization), когда в стандартизованных процессах определены региональные сферы ответственности. Такой подход является более упрощённым, чем уникальное единое обслуживание.
• На следующем уровне находятся единые сервисы, ориентированные на процессы (process-driven shared services), где для глобальных процессов указаны владельцы, а для сквозных глобальных процессов установлены стандарты, что позволяет экономить на масштабе.

SAP Shared Service Framework применяется в разных случаях, но максимальные преимущества можно получить при выборе третьего. С точки зрения технологии базовые функции этого инструмента связаны с управлением сервисами (включая их маршрутизацию и поставку), управлением коммуникацией и аналитикой для обеспечения использования следующих элементов эффективной модели единого обслуживания:

• широкий выбор каналов связи;
• управление сложными случаями;
• прозрачность соглашений об уровне обслуживания;
• чётко определённые сферы ответственности за эффективное выполнение и поставку услуг;
• прозрачность посредством встроенной аналитики услуг.

Поскольку в настоящее время инструмент SAP Shared Service Framework напрямую интегрирован в среду SAP S/4HANA, вы получаете прямой доступ к механизмам автоматизации SAP. Например, реализована прямая интеграция с несколькими важными инструментами.

• Сюда относится рабочий список для управления инкассо и спорами и полнофункциональное решение SAP Receivables Management, см. Рис. 4.4
• Также сюда относится пульт управления SAP Financial Closing для упрощённой коммуникации и автоматизированного выполнения процесса закрытия.

Рис. 4.4. Обработка дебиторской задолженности в SAP Shared Service Framework

Также посредством машинного обучения можно реализовать интеллектуальную автоматизацию. Каковы же преимущества применения машинного обучения для оптимизации обработки сервис-тикетов посредством их автоматической классификации? Центры взаимодействия с клиентами работают в условиях постоянного роста объёма обращений клиентов и ускорения взаимодействия с ними. В результате сервисным агентам приходится управлять растущим числом взаимодействий одновременно, выполняя при этом требования клиентов по сокращению времени отклика и бесшовной передаче данных с использованием разных каналов взаимодействия. В SAP Service Ticketing входящие сервис-тикеты клиентов автоматически классифицируются и направляются нужному агенту. Агенты получают рекомендации по решениям для оптимизации операционной эффективности. Как показано на Рис. 4.5, эти позиции появляются в рабочем списке пользователя на основе применяемой логики машинного обучения.

Рис. 4.5. Рабочий список сервис-тикетов, сгенерированный посредством машинного обучения

В SAP Service Ticketing эффективные нейронные сети, хорошо проработанные на огромном объёме данных за прошлые периоды. Модель понимает семантику неструктурированных сообщений в тикетах, присваивает тикет наиболее вероятной категории и рекомендует решения или статьи из базы знаний в помощь агенту. Эти рекомендации формируются на основе информации из аналогичных тикетов, ответы на которые были недавно введены в систему. Со временем качество работы модели повышается, поскольку обрабатывается все больше сервис-тикетов, а пользователи оставляют обратную связь.

Central Finance

Помимо разработки центра единого обслуживания сделать обработку финансовых операций централизованной можно путём гармонизации выполнения отдельных шагов процесса, в идеале в единой технической среде.

Если организация использует одну среду ERP, это может сработать. Однако многие организации выполняют бизнес-процессы в разных средах ERP, вероятно, по причине роста компании в результате слияний и приобретений. В таком случае даже при настройке организации единого обслуживания отдельным специалистам по дебиторской задолженности по-прежнему придётся регистрироваться в разных системах ERP для сопоставления и выравнивания открытых позиций с входящими платежами.

SAP S/4HANA предлагает новый способ централизации выполнения этих задач и других финансовых процессов без входа в разные приложения. Это модель развёртывания Central Finance.

В Главе 12, посвящённой отчётности концерна, показано, что система SAP S/4HANA развернута в виде экземпляра Central Finance, что позволяет организациям централизовать все данные из разных частей организации в один источник достоверных данных путём переноса всех отдельных финансовых проводок в среду Central Finance. Однако на этом преимущества Central Finance не заканчиваются. На основе этих централизованных финансовых проводок дополнительный вариант использования предполагает центральное выполнение последующих финансовых транзакций из самой системы Central Finance. Поскольку по сути это обычная система SAP S/4HANA, выполнение финансовых транзакций относится к её стандартным функциональным возможностям (разумеется, при условии наличия данных, необходимых для выполнения транзакции).

В Табл. 4.1 представлены основные и второстепенные области фокуса в сфере финансов, которые являются типичными вариантами для централизации в Central Finance. Уже доступны оперативные финансовые транзакции, связанные с бухгалтерией Главной книги, бухгалтерией кредиторов и дебиторов. В Central Finance доступны дополнительные функции, в том числе разделение производственных отклонений для детализации отчётов по доходности. Дело в том, что данные калькуляции перенесены в систему Central Finance из исходного приложения ERP вместе с финансовыми проводками в пакете, который называется последующим (backpack). Эта функциональность добавлена в версию SAP S/4HANA 1809.