Оптимизация организационной эффективности с помощью 10 функций управления документами в SAP-системе
В статье дан обзор системы управления документами SAP Document Management System (SAP DMS) с подробным описанием наиболее важных функций.
| Ключевое понятие |
| Система управления документами SAP (SAP DMS), которая представляет собой часть SAP Knowledge Provider, поставляется как стандартная функциональность вместе с устанавливаемой SAP-системой. Дополнительное программное обеспечение SAP DMS не требуется. Доступна версия R/3 4.1 и выше. Эта система является компонентом маршрутной карты SAP Project Lifecycle Management (SAP PLM), однако возможна и независимая реализация. Настоятельно рекомендуется проанализировать размер сервера, включая ресурс Basis, для оценки необходимости привлечения дополнительных аппаратных средств для хранения документов в центральном репозитарии. Для успешного внедрения системы требуется привлечь специальную проектную группу. Внедрение может занять от 4 до 6 месяцев в зависимости от объема, степени сложности и числа рабочих местоположений. |
Несмотря на постоянные попытки полностью упразднить бумажные документы и хранить все в цифровом виде, каждая организация сталкивается с огромным объемом информации (как на бумажных, так и на цифровых носителях), которую требуется не только обработать, но и обеспечить к ней постоянный доступ. С системой управления документами SAP (SAP DMS) обработка документов станет более удобной, что поможет повысить организационную эффективность и оптимизировать процесс принятия бизнес-решений. После краткого обзора SAP DMS рассмотрим 10 функций этой системы.
Система SAP DMS позволяет выполнять следующие действия:
- хранение и извлечение всех важных документов компании в центральном репозитарии, к которому можно получить немедленный доступ и который полностью интегрирован с бизнес-процессами в SAP-системе;
- проверка документов при регистрации и выводе (при необходимости);
- хранение нескольких частей или версий одного документа в целях отслеживания;
- создание индекса всех документов для простого и полного поиска;
- поиск всех документов по ключевым словам в подробном тексте документа;
- упорядочение всех документов в определенной иерархии;
- отслеживание всех документов по статусам и внедрение бизнес-функций для управления статусами документов;
- утверждение документов по отдельным цифровым подписям или их наборам;
- распределение документов (вручную или при помощи SAP Workflow) среди заинтересованных лиц;
- доступ к документам через сеть Интернет (WebDocuments);
- возможность работы с SAP DMS через SAP EasyDMS, интерфейс Microsoft Windows Explorer;
- контроль доступа к соответствующим заинтересованным лицам при помощи опций авторизации.
Оформите подписку sappro и получите полный доступ к материалам SAPPRO
Оформить подпискуУ вас уже есть подписка?
Войти
Обсуждения
2
Комментарий от
Сергей Софронов
| 18 июня 2012, 01:32
Документационная поддержка бизнес-процессов, безусловно, является одним из важных вопросов, возникающих при внедрении ERP-системы. Практически на каждом проекте внедрения мы сталкиваемся с этой задачей. По моему опыту, в случае, когда основным внедряемым функционалом являются процессы FI и MM/SD, в первую очередь возникает задача хранения оригиналов и отслеживания статусов закупочных и сбытовых договоров, а также первичных бухгалтерских документов. В ситуации, когда автоматизируем процессы ТОРО, возникает вопрос структурированного хранения проектной и эксплуатационной документации с привязкой к техническим местам в SAP.
В течение долгого времени модуль SAP DMS являлся самым «правильным» инструментом для решения этих задач, и на наших проектах для решения первоочередной задачи по управлению договорами в SAP мы применяли с 2003 г. именно его. В то же время стоит помнить о сложностях, которые несет такое «частичное» решение задачи документационной поддержки.
Давайте рассмотрим пример с управлением договорными документами. Если мы организовываем процесс хранения и отслеживания исполнения договоров в SAP DMS, то необходимо также подумать о процессе подготовки и согласования договоров – в какой системе будет проходить он? Кроме того, договор, хранящийся в SAP DMS, также востребован в других существующих на предприятии системах. Например, договоры по производственным проектам, очевидно, должны быть доступны в составе проектной документации в системе управления проектами.
Обобщая эту ситуацию, можно сделать вывод, что любое разделение контента (в данном случае значимых для производственной деятельности документов) предприятия на различные информационные системы, неизбежно порождает дублирование документов и потенциальное их расхождение в различных системах.
При этом компромиссные решения принципиально проблему не решают. Относительно примера с управлением договорами мы в наших проектах чаще всего приходили к варианту – автоматизировать подготовку и согласование договоров в отдельной системе управленческого (обще-распорядительного) документооборота, разработав при этом интерфейсы, обеспечивающие синхронизацию данных между SAP DMS и внешней системой документооборота. Но, даже не рассматривая трудоемкость создания и сопровождения таких интерфейсов, можно видеть, что проблема возникает повторно, как только возникает третья (четвертая, пятая, …) система, которой нужно обращаться к этому же договору.
Таким образом, как только мы начинаем использовать SAP DMS для обеспечения документационной поддержки отдельного бизнес-процесса, мы понимаем, что самым эффективным было бы реализовать в DMS управление всеми документами предприятия. В некоторых крупных российских компаниях такая задача была успешно решена, но это, к сожалению, на общем фоне можно считать скорее исключением, чем общей тенденцией. Общепризнанной особенностью российского документооборота является жесткая регламентированность процессов согласования документов. Даже специализированные системы документооборота далеко не всегда могут «из коробки» предоставить такие возможности как параллельно-последовательное согласование, нормирование сроков согласования в зависимости от объема документа (с учетом производственного календаря рабочих и праздничных дней), согласование «по умолчанию», механизмы посредников, делегирование полномочий, и т.д. Когда мы начинаем реализовывать все перечисленные особенности с помощью ABAP-разработок в DMS, это сразу же утяжеляет решение и значительно увеличивает сроки и бюджет внедрения. Кроме того, как многие столкнулись на практике, использование механизмов классификации SAP для создания дополнительных атрибутов документов, может в дальнейшем вызывать сложности в построении отчетов. Механизм классификации привлекает своей универсальностью, но оборотной стороной универсальности является более сложная и менее читаемая структура хранения данных (по сравнению со стандартными таблицами других модулей).
Поэтому 2 года назад, когда у SAP появился продукт SAP Extended ECM, его появление вызвало огромный интерес и вопросы – сможет ли он более широко и эффективно решить задачу управления документами? К настоящему времени, когда сразу несколько крупных российских компаний завершают проекты его внедрения, можно сделать выводы, что Extended ECM и его основной модуль Content Server позволяют реализовать эффективную систему управления контентом предприятия и организовать доступ к документам из различных транзакций SAP ERP. В качестве одного из примеров таких компаний можно привести ЛУКОЙЛ Оверсиз Холдинг Лтд, где с помощью Content Server реализован как управленческий, так и производственно-технический документооборот.
Соглашаясь с описанными в статье сильными сторонами SAP DMS, для условий российского документооборота я бы предложил рассматривать более широкий функционал SAP Extended ECM.
Комментарий от
Андрей Емельянов
| 27 января 2014, 01:02
Сергей Софронов 18 июня 2012, 01:32
Документационная поддержка бизнес-процессов, безусловно, является одним из важных вопросов, возникающих при внедрении ERP-системы. Практически на каждом проекте внедрения мы сталкиваемся с этой задачей. По моему опыту, в случае, когда основным внедряемым функционалом являются процессы FI и MM/SD, в первую очередь возникает задача хранения оригиналов и отслеживания статусов закупочных и сбытовых договоров, а также первичных бухгалтерских документов. В ситуации, когда автоматизируем процессы ТОРО, возникает вопрос структурированного хранения проектной и эксплуатационной документации с привязкой к техническим местам в SAP.
В течение долгого времени модуль SAP DMS являлся самым «правильным» инструментом для решения этих задач, и на наших проектах для решения первоочередной задачи по управлению договорами в SAP мы применяли с 2003 г. именно его. В то же время стоит помнить о сложностях, которые несет такое «частичное» решение задачи документационной поддержки.
Давайте рассмотрим пример с управлением договорными документами. Если мы организовываем процесс хранения и отслеживания исполнения договоров в SAP DMS, то необходимо также подумать о процессе подготовки и согласования договоров – в какой системе будет проходить он? Кроме того, договор, хранящийся в SAP DMS, также востребован в других существующих на предприятии системах. Например, договоры по производственным проектам, очевидно, должны быть доступны в составе проектной документации в системе управления проектами.
Обобщая эту ситуацию, можно сделать вывод, что любое разделение контента (в данном случае значимых для производственной деятельности документов) предприятия на различные информационные системы, неизбежно порождает дублирование документов и потенциальное их расхождение в различных системах.
При этом компромиссные решения принципиально проблему не решают. Относительно примера с управлением договорами мы в наших проектах чаще всего приходили к варианту – автоматизировать подготовку и согласование договоров в отдельной системе управленческого (обще-распорядительного) документооборота, разработав при этом интерфейсы, обеспечивающие синхронизацию данных между SAP DMS и внешней системой документооборота. Но, даже не рассматривая трудоемкость создания и сопровождения таких интерфейсов, можно видеть, что проблема возникает повторно, как только возникает третья (четвертая, пятая, …) система, которой нужно обращаться к этому же договору.
Таким образом, как только мы начинаем использовать SAP DMS для обеспечения документационной поддержки отдельного бизнес-процесса, мы понимаем, что самым эффективным было бы реализовать в DMS управление всеми документами предприятия. В некоторых крупных российских компаниях такая задача была успешно решена, но это, к сожалению, на общем фоне можно считать скорее исключением, чем общей тенденцией. Общепризнанной особенностью российского документооборота является жесткая регламентированность процессов согласования документов. Даже специализированные системы документооборота далеко не всегда могут «из коробки» предоставить такие возможности как параллельно-последовательное согласование, нормирование сроков согласования в зависимости от объема документа (с учетом производственного календаря рабочих и праздничных дней), согласование «по умолчанию», механизмы посредников, делегирование полномочий, и т.д. Когда мы начинаем реализовывать все перечисленные особенности с помощью ABAP-разработок в DMS, это сразу же утяжеляет решение и значительно увеличивает сроки и бюджет внедрения. Кроме того, как многие столкнулись на практике, использование механизмов классификации SAP для создания дополнительных атрибутов документов, может в дальнейшем вызывать сложности в построении отчетов. Механизм классификации привлекает своей универсальностью, но оборотной стороной универсальности является более сложная и менее читаемая структура хранения данных (по сравнению со стандартными таблицами других модулей).
Поэтому 2 года назад, когда у SAP появился продукт SAP Extended ECM, его появление вызвало огромный интерес и вопросы – сможет ли он более широко и эффективно решить задачу управления документами? К настоящему времени, когда сразу несколько крупных российских компаний завершают проекты его внедрения, можно сделать выводы, что Extended ECM и его основной модуль Content Server позволяют реализовать эффективную систему управления контентом предприятия и организовать доступ к документам из различных транзакций SAP ERP. В качестве одного из примеров таких компаний можно привести ЛУКОЙЛ Оверсиз Холдинг Лтд, где с помощью Content Server реализован как управленческий, так и производственно-технический документооборот.
Соглашаясь с описанными в статье сильными сторонами SAP DMS, для условий российского документооборота я бы предложил рассматривать более широкий функционал SAP Extended ECM.
SAP DMS + SAP Central Process Scheduling by Redwood и не обычного использования SAP Financial Closing cockpit