Ключевое понятие

Лимит стоимости в документах заявки и заказа на поставку применяется для настройки эталонной стоимости проекта или заготовки работ/услуг в случае, когда затраты и, возможно, сама работа/услуга неизвестны на начальном этапе заказа работы/услуги (незапланированная работа/услуга).

Недавно, я принимал участие в проекте внедрения с требованием клиента по надлежащему управлению затратами на незапланированные работы/услуги и проекты, а также непредвиденные расходы в рамках поставки работ/услуг. Компания планировала использовать систему SAP для сокращения нецелесообразных расходов и обеспечения выполнения поставщиками условий по незапланированным работам/услугам, установленным в существующих договорах. Я расскажу о нескольких стратегиях контроля, которые я применял с лимитом стоимости в заказе на поставку для реализации данного требования клиента в системе SAP.

Незапланированными называют работы/услуги, стоимость или спецификации которых на момент заказа неизвестны. Затраты и другие спецификации становятся известны только после выполнения таких работ/услуг. Например, затраты на ремонт электропроводки неизвестны до установления причины неисправности, оценки ущерба и определения требуемого ремонта.

Примечание.

Заказ плановых и незапланированных работ/услуг может осуществляться в рамках одного заказа на поставку. В этом случае при наличии полной спецификации для плановой работы/услуги лимит стоимости применяется для определения бюджета на незапланированные работы/услуги. Этот шаг позволяет выполнять плановую работу/услугу в дополнение к другим неуказанным работам/услугам, но с применением лимита затрат.

Контроль перерасхода денежных средств на заготовку незапланированных работ/услуг с помощью лимита стоимости

Заготовка незапланированных работ/услуг может выполняться для проекта с аутсорсингом, когда на этапе размещения заказа невозможно определить их точную стоимость. Иногда во время создания заказа на поставку и вплоть до поставки услуги спецификация, затраты и продолжительность остаются неизвестны. В рамках реализации проекта могут предоставляться непредвиденные работы/услуги. В таких сценариях поставщики иногда выставляют счета с завышенными суммами, в которые могут быть включены нерелевантные работы/услуги. Случается даже, что поставщики включают в счет-фактуру незапланированные работы/услуги по сговору с сотрудниками компании. В системе SAP все эти трудности можно преодолеть с помощью функциональности лимита стоимости.

Лимит стоимости — это функция в заявке или заказе на поставку, которая позволяет согласовать предельную стоимость незапланированных работ/услуг по проекту.

Бизнес-сценарий

В результате неисправности системы электропитания на фабрике компании из строя вышло несколько установленных здесь электрических приборов. Для устранения этой проблемы выбран поставщик, предоставляющий электротехнические услуги. Поставщик должен установить причину неисправности электросети и устранить ее, а затем определить пострадавшие приборы и починить их. Для реализации данного проекта также может потребоваться заменить ряд деталей. При размещении заказа на поставку для получения данной услуги покупатель не может с точностью указать число дней, уровень работы или электрозапчасти, которые потребуется заменить и, следовательно, не может определить точную стоимость услуги. В этом случае работа/услуга считается незапланированной.

Для обеспечения корректной обработки затрат на такую работу/услугу отдел закупки на основе оценки устанавливает лимит стоимости в заказе на поставку работы/услуги. Например, для работы/услуги по системе электропитания можно установить лимит стоимости $3 500. Это означает, что, если поставщик выставляет счет на сумму выше $3 500, пользователь или ответственный за процесс не сможет принять работу. При этом контроль счетов или итоговый платеж будет невозможен до корректировки лимита покупателем, а такая корректировка производится только после тщательной проверки поставленной услуги. С другой стороны, если политика компании не допускает корректировки лимита стоимости, поставщик вынужден работать в рамках лимита стоимости или бюджета.

При наличии такого средства контроля, вы можете избежать необоснованных расходов и сократить затраты.

В описанном выше сценарии покупатель из отдела закупки с помощью соответствующей функциональности в системе SAP может установить лимит стоимости для работы/услуги по системе электропитания.

Рассмотрим другой пример. Организации требуется поставщик услуг по уборке. Заказчик хочет указать объем уборки, чтобы поставщик не превысил требуемый объем работ в том случае, если точную стоимость услуги невозможно установить заранее (незапланированная работа/услуга). Для этого в системе SAP используется договор с сочетанием лимита стоимости для обеспечения выполнения поставщиком указанного пункта договора по незапланированной работе/услуге в заказе на поставку.

В рассмотренных выше сценариях затраты на незапланированные работы/услуги можно контролировать с помощью лимита стоимости и договора для предотвращения ненужных расходов.

Процесс заказа незапланированных работ/услуг

Шаги для заказа незапланированных работ/услуг показаны на рис. 1.

Рис. 1. Шаги для заказа незапланированных работ/услуг

Процесс заказа незапланированной работы/услуги можно начать с заявки или непосредственно с документа заказа на поставку. Для незапланированной работы/услуги спецификации могут быть неизвестны. В поле с кратким описанием работы/услуги, возможно, придется ввести общее описание услуги или проекта.

Примечание.

Если требования к указанной работе/услуги неизвестны, для заказа на поставку можно использовать тип контировки U (неизвестно). Контировка указывается при вводе предоставленной услуги в ведомость работ/услуг.

В некоторых организациях функциональные отделы должны установить требования к незапланированной работе/услуге отдельно от отдела закупки. В таких случаях для фиксации требований и определения лимитов стоимости можно использовать заявку. В противном случае отдел закупки несет единоличную ответственность за настройку лимитов стоимости в заказе на поставку незапланированных работ/услуг.

На момент заказа незапланированной работы/услуги ее подробные данные (цена и прочие спецификации) неизвестны, но после выполнения поставщиком заказа их можно указать в ведомости учета работ/услуг со ссылкой на заказ на поставку. Если цена такой услуги или услуг превысит установленный в заказе на поставку лимит стоимости, выдается сообщение об ошибке. Дальнейшая обработка работы/услуги будет возможна только после того, как покупатель или ответственный сотрудник отдела закупки откорректирует лимит стоимости в разрешенной степени (если такое действие допускается политикой организации). Если выполненная услуга принята ответственным за процесс сотрудником или отделом для оценки работы/услуги с точки зрения соответствия условиям соглашения об уровне обслуживания, такая работа/услуга принимается через ведомость учета работ/услуг с последующей проводкой.

Примечание.

В одной ведомости учета работ/услуг невозможно обработать незапланированные работы/услуги с разными типами контировки.

После проводки ведомости учета работ/услуг поставщик может выставить счет-фактуру для оплаты. Это действие инициирует контроль счетов со ссылкой на ведомость учета работ/услуг или заказ на поставку. Если сумма в счете-фактуре совпадает со стоимостью предоставленной услуги, либо если разница между этими суммами находится в пределах допуска, счет-фактура будет успешно проведен. В противном случае счет блокируется.

Пошаговое руководство по применению лимита стоимости для контроля перерасхода денежных средств

Как было сказано выше, размещение заказа на незапланированную работу/услугу выполняется, как правило, с помощью документа заказа на поставку. Стандартным видом документа заказа на поставку SAP для заказа работы/услуги является рамочный вид документа. Заказать незапланированную работу/услугу можно несколькими способами: через ссылку в заказе на поставку на существующую заявку с незапланированной работой/услугой или напрямую с помощью заказа на поставку без ссылок на другие документы. Вы также можете работать непосредственно с заказом на поставку, но при этом следует контролировать соответствие незапланированной работы/услуги условиям существующего договора, чтобы поставщики могли указывать для услуг только те цены позиций, которые согласованы в договоре.

В описанных примерах используются сценарии, требующие размещения ссылки на заявку и применения договора.

Бизнес-сценарий 1

В этом сценарии демонстрируется запрос на предоставление незапланированной работы/услуги с помощью заявки с лимитом стоимости с целью контроля бюджетного распределения по проекту. Также рассмотрим заказ незапланированной работы/услуги посредством заказа на поставку со ссылкой на заявку и ее обработку в ведомости учета работ/услуг.

Маркетинговый отдел организации должен выполнить заготовку брендинговых работ/услуг в рамках проекта рекламного оформления здания к Рождеству. На реализацию этого проекта маркетинговому отделу выделен бюджет 41 000,00 евро. В данном случае маркетинговый отдел несет ответственность за управление бюджетом и установку лимита стоимости брендингового проекта.

Поскольку маркетинговый отдел должен определить лимит стоимости проекта, необходимо с помощью заявки передать требования по проекту в отдел закупки для последующей обработки.

Для этого в системе SAP маркетинговый отдел должен создать документ заявки, после чего отдел закупки создает заказ на поставку незапланированной работы/услуги со ссылкой на заявку. После выполнения поставщиком работ/услуг создается ведомость учета работ/услуг с подробными данными предоставленных незапланированных услуг.

Задача 1: отдел маркетинга создает заявку на незапланированную работу/услугу.

Для создания заявки на незапланированную работу/услугу используется транзакция ME51N или следующий путь по меню SAP: «Logistics ▶ Materials Management ▶ Purchasing ▶ Purchase Requisition» (Логистика ▶ Управление материальными потоками ▶ Закупки ▶ Заявка). На экране «Purchase Requisition» (Заявка) выберите узел «ME51N — Create» (Создать). Откроется экран, показанный на рис. 2.

Рис. 2. Присвоение вида документа рамочной заявки

Измените вид документа на «Framework requisn.» (Рамочная заявка). Откроется экран, показанный на рис. 3.

Рис. 3. Заполненная рамочная заявка для брендингового проекта

Теперь заполните рамочную заявку релевантными данными. Обратите внимание на то, что в данном случае можно указать тип контировки U (неизвестно). Используйте этот тип контировки. Для заготовки работ/услуг используется тип позиции D. На рис. 3 показана заполненная рамочная заявка для заготовки работ/услуг по брендинговому проекту.

После присвоения соответствующего типа контировки, типа позиции и завода, а также после ввода краткого описания требуемой работы/услуги в раздел обзора позиций рамочной заявки необходимо установить лимит стоимости незапланированной работы/услуги на вкладке «Limits» (Лимиты), см. Рис. 4. В данном случае установите общий лимит в размере 35 000,00 евро и предполагаемую стоимость 30 000,00 евро согласно распределению бюджета на брендинговый проект.

Рис. 4. Лимиты стоимости для брендингового проекта

Обратите внимание на следующие аспекты.

• Общий лимит соответствует самому высокому пороговому значению. Превышение этого лимита недопустимо. Если установлен флажок «No limit» (Без лимита), общий лимит деактивирован, следовательно, лимит стоимости не проверяется и не контролируется. При необходимости общий лимит можно изменить в сохраненном документе заказа на поставку.
• Для определения итоговой стоимости заказа на поставку в системе SAP используется предполагаемая стоимость (которая должна соответствовать предполагаемой сумме к оплате по брендинговому проекту). Это значение используется для обработки статистической отчетности, определения суммы обязательств в Контроллинге (CO) и выбора стратегии деблокирования заказа на поставку.
• В договоре устанавливаются лимиты стоимости по позициям, что обязывает поставщика предоставлять услуги по согласованным в договоре ценам.
• Параметр «Other limit» (Другой лимит) используется в сценариях, в которых поставщик может при необходимости предоставлять непредвиденные услуги, не указанные в списке незапланированных работ/услуг в договоре.

Теперь выберите пиктограмму сохранения  в строке меню, чтобы сохранить рамочную заявку. В строке статусов появится сообщение о создании заявки с номером xxxxxxxxxx.

Задача 2: отдел закупки создает заказ на поставку незапланированных работ/услуг со ссылкой на созданную ранее маркетинговым отделом заявку и присваивает поставщика, который будет предоставлять услуги по брендинговому проекту.

Для заказа работы/услуги через заказ на поставку с использованием лимита стоимости и со ссылкой на существующую заявку используется транзакция ME21N. Либо можно выбрать следующий путь в меню SAP: «Logistics ▶ Materials Management ▶ Purchasing ▶ Purchase Order ▶ Create» (Логистика ▶ Управление материальными потоками ▶ Закупка ▶ Заказ на поставку ▶ Создать). В разделе «Create» (Создать) выберите узел «ME21N -Vendor/Supplying Plant Known» (Поставщик/завод-поставщик известен). Появится экран, показанный на рис. 5. Измените вид документа на рамочный заказ.

Рис. 5. Выбор вида документа «Framework order» (Рамочный заказ)

Для размещения ссылки на документ в заказе на поставку (в данном случае на заявку) щелкните по пиктограмме варианта выбора  на панели «Document Overview» (Обзор документов). Появится список возможных ссылочных документов, см. Рис. 6. Нажмите «Purchase requisitions» (Заявки).

Рис. 6. Ссылка на заявку

Выберите «Purchase requisitions» (Заявки). Появится экран поиска документов заявки (рис. 7). Укажите релевантные критерии поиска: дата заявки (запроса), вид документа, группа закупок и закупочная организация. Далее щелкните по пиктограмме выполнения  для создания соответствующего документа заявки (рис. 7).

Рис. 7. Экран поиска документа заявки

Теперь номер созданной ранее заявки отображается в результатах поиска, см. Рис. 8. Выберите этот номер документа и щелкните по пиктограмме копирования для включения заявки в документ рамочного заказа. (Это необходимо для размещения в заказе на поставку ссылки на документ.)

Рис. 8. Преобразование заявки в рамочный заказ

Далее в рамочный заказ автоматически вводятся данные из заявки.

(Примечание.

При создании рамочного заказа напрямую вводить данные вручную не требуется) Присвойте выбранного поставщика услуги (рис. 9).

Рис. 9. Рамочный заказ на выполнение незапланированной работы/услуги

Теперь в строке меню выберите пиктограмму сохранения, чтобы сохранить рамочный заказ. В строке статусов отображается сообщение об успешном создании рамочного заказа с номером xxxxxxxxxx.

Примечание.

Если вам требуется возможность изменения цены в ведомости учета работ/услуг, в рамочном заказе необходимо установить флажок «Price Change in Entry Sheet Allowed» (Разрешить изменение цены в ведомости учета).