Реклама. АО «БОСС. Кадровые системы». ИНН: 7735500387
erid: 2Vtzqux8wvf

Организовать эффективную работу с документами помогает комплексная автоматизация кадрового делопроизводства, которая охватывает все этапы жизненного цикла документа: создание, использование, хранение и уничтожение. 

И хотя часть компаний продолжают использовать разработки иностранных вендоров, практика показывает, что автоматизировать кадровый учёт и организовать электронный архив лучше с помощью российского ПО. 

Отечественные решения учитывают особенности делопроизводства в России и оперативно обновляются под изменения в правовой базе. Благодаря чему предотвращаются риски штрафов и санкций за нарушение нормативных требований, а также организуется бесперебойная работа кадровой службы. Поэтому сегодня переход на российские разработки становится не просто вопросом технологической независимости, а необходимостью для устойчивого развития бизнеса.

В статье рассмотрим, как комплексная автоматизация кадрового документооборота с использованием систем “БОСС” и “Цитрос Архив” от компании SL Soft позволяет бизнесу выстроить прозрачную работу с кадровыми документами от их создания до хранения и уничтожения.

Сложности кадрового делопроизводства

Кадровый документооборот включает огромное количество типов документов. На одного сотрудника в год создается в среднем 89 документов, а для компании с 5 тысячами сотрудников – около 445 тысяч экземпляров. При этом сроки хранения документов варьируются от года до бесконечности.

При организации хранения документов, в том числе и кадровых, возникают следующие проблемы:

• Хранение в системах, не предназначенных для этого – ERP, BPM, CRM и других, в отдельных случаях – размещение в сетевых папках. Это приводит к дублированию информации и риску ее утраты, низкому уровню безопасности данных. 
• Смешанное хранение: не все кадровые документы можно перевести в электронный вид. Например, приказы об увольнении и акты о несчастных случаях на производстве ведутся только на бумаге. Но для удобства сотрудников создаются “электронные образы” (скан-копии) бумажных документов, и компания прибегает к смешанному хранению. 

При этом подходе используется оцифровка бумажных архивных и новых документов, которые изначально могут быть созданы только на бумаге. 

• Хранение электронных документов. Со временем электронные форматы устаревают и теряют воспроизводимость. Сроки действия электронной подписи в цифровых документах истекают, документы становятся недействительными и непригодными для использования в судебных процессах. Кроме того, нужно вовремя уничтожать документацию по истечении срока хранения.

Комплексная автоматизация кадрового документооборота

Исключить эти проблемы помогает синергия систем кадрового делопроизводства и архива. В основе метода лежит интеграция трех ключевых систем:

1. HRM-системы «БОСС», которая автоматизирует управление персоналом, расчет заработной платы, учет рабочего времени и формирование отчетности. Продукт служит источником документов для электронного архива.
2. HCM-системы «БОСС», которая оптимизирует организационный менеджмент, оценку персонала, управление KPI и премированием. В контуре продукта также происходит генерация кадровых документов.
3. Системы «Цитрос Архив» для долговременного хранения документов с поддержкой процессов архивного делопроизводства и обеспечением юридической значимости электронных документов. Далее из хранилища документы могут передаваться на порталы “Работа России”,  “АИС Налог-3” и другие.

Как правильно хранить кадровые документы

Строгое соблюдение законодательства – важный критерий архивного делопроизводства. При этом нужно учитывать требования к форматам и составу электронных кадровых документов, а также к самим системам хранения электронных документов (СХЭД).

Требования к документам

С 1 марта 2023 года действует Приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н. Теперь кадровики должны оформлять электронные кадровые документы в строго определённых форматах. Если раньше допускались файлы в PDF, Word, JPEG, то сейчас каждый документ должен состоять из трёх частей: основной в PDF, электронной подписи в SGN и описания в XML.

Требования к СХЭД

В 2023 году вступил в силу Приказ Росархива № 77, который установил новые требования к системам и ввел понятие «электронный архивный документ» (ЭАД). В частности, СХЭД должна хранить электронные архивные документы вместе с метаданными, обеспечивать процессы конвертации и/или миграции электронных архивных документов вместе с метаданными, формировать проекты актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, а также формировать уведомления об истечении сроков хранения электронных архивных документов.

Наряду с требованиями, определенными в рамках нормативных и законодательных актов, современная СХЭД должна поддерживать сложные процессы делопроизводства. Например, быстро переводить бумажные документы в электронный вид с уже распознанным текстовым слоем с помощью встроенного OCR-сервиса. Или обеспечивать быстрый поиск архивных документов за считанные секунды благодаря интеллектуальным инструментам.

Юридическая значимость электронных документов

С бумажными документами всё относительно просто: для придания им юридической силы достаточно наличия обязательных реквизитов, таких как, например, подпись уполномоченного лица и печать организации. Однако с электронными документами ситуация сложнее. Согласно 63-ФЗ «Об электронной подписи», юридическая значимость электронного документа обеспечивается электронной подписью (ЭП). У любой ЭП есть срок действия, по истечении которого документ, подписанный ею, теряет свою юридическую силу. Это может привести к серьезным последствиям, таким как невозможность использования документа в суде или нарушение договорных обязательств.

Как сохранить юридическую значимость электронных документов?

Для решения этой проблемы в системе «Цитрос Архив» есть несколько способов поддержания юридической значимости документов на протяжении всего срока их хранения:

1. Ручное переподписание
   Уполномоченный сотрудник вручную подписывает документ новой ЭП. Это аналогично процедуре удостоверения подписи на бумажных документах с проставлением штампа «Подпись верна».
2. Автоматическое переподписание
   Система автоматически подтверждает юридическую значимость документа с использованием обезличенного квалифицированного сертификата подписи, выданного ФНС России. До истечения срока действия текущей ЭП система переподписывает документ, создавая цепочку подписей, подтверждающих его действительность.
3. «Перештамповка»
   Этот способ подходит для подписей архивного формата (CAdES-A). Система без повторного подписания добавляет новый действующий штамп времени в исходную подпись и продлевает срок ее действительности. Для документов с подписями других форматов предусмотрена функция «усовершенствования» подписей до формата CAdES-A.

Эффект от комплексной автоматизации кадрового документооборота

Сквозной процесс кадрового документооборота предоставляет компаниям множество преимуществ:

• создается единое контролируемое информационное пространство для хранения кадровых документов;
• автоматически соблюдаются нормативные требования по работе с документами;
• повышается уровень безопасности данных за счет четкого разграничения прав доступа к документам и фиксации пользовательских действий.

Исходя из практики внедрения систем “Цитрос” и “БОСС” мы наблюдаем у клиентов весомые результаты:

Заключение

Автоматизация кадрового документооборота —  не просто тренд, а необходимость для современных компаний. Решения “Цитроса” и “БОССа” упрощают и ускоряют процессы управления персоналом, обеспечивают долгосрочное хранение и юридическую значимость электронных документов, соответствуют требованиям законодательства, что особенно важно при его регулярных изменениях. Комплексный подход к автоматизации помогает компаниям снизить издержки, повысить эффективность и минимизировать риски, связанные с кадровым делопроизводством.

Подробнее о решениях SL Soft →