Управление корпоративным контентом уже умерло, не так ли? — Нет, развивается!

Автор: Джо Шепли (Joe Shepley) | 18 июня 2014

Сейчас много говорят о том, что Управление корпоративным контентом (ECM) отживает или уже отжило свое. Кто-то утверждает, что этот тип поставщика создан, чтобы дать имя громоздким универсальным программным продуктам, которые вместо реального понимания потребностей пользователя применяют принцип швейцарского ножа — предполагается, что все функции будут удобны для всех и каждого, а в действительности оказывается, что пользу могут извлечь лишь некоторые.

Другие говорят, что это специализированный инструмент, созданный консультантами и ораторами от отраслей для облегчения продвижения их собственных знаний, привлечения посетителей в их блоги и роста продаж услуг клиентам.

В то же время некоторые считают, что ECM — это некогда полезная сфера, утратившая свою эффективность. Когда-то она была нужной, однако с приходом новых методов создания, распределения и потребления контента она устарела по сравнению с системами привлечения и записи, управления жизненным циклом информации и прочими.

Я думаю, все это по большей мере сводится к семантике, чем к чему-то реальному или значимому. С моей точки зрения, деятельность организаций заключается в четырех действиях: управление финансовыми активами, материальными ценностями, кадровыми ресурсами и информацией. ECM, как и весь смежный набор аббревиатур (RM, RIM, IG, ILG, ILM, IM, EIM), — это просто различные способы правильно (или, по возможности, лучше) назвать управление информацией.

Исходя из этого, глупо говорить, что ECM отживает свое. Разнообразным организациям всегда будет необходимо должным образом управлять информационными активами, и, как в случае с диетой и тренировками, уже не наступит момент, когда можно будет забыть об этом и снова заниматься бизнесом — управление информацией и так находится в самом сердце бизнеса.

Лучший взгляд на ситуацию

Я предпочитаю рассматривать вопрос «смерти» ECM в рамках четырех квадратов, представленных на Рис.1, что является стандартным способом планирования услуг согласно требованиям рынка.

Рис.1 Панирование услуг в координатах рыночного представления и производственной сложности

Как правило, новая область (или отнесенные к ней услуги) изначально находится в правом верхнем углу, т.е. для рынка она представляется сложной, но перспективной, и ее обслуживание действительно вызывает затруднения (эта стадия также известна как «головоломка»). В качестве примера области, находящейся сейчас в этом квадрате, можно привести «Интернет вещей».

Со временем области сдвигаются влево и вниз, по мере того, как специалисты становятся более искушенными, а рынок накапливает опыт в обращении с ними. В конечном итоге некогда передовые области с их головоломными амбициями становятся товарами широкого потребления — дешевыми и легкодоступными.

Эволюция ECM

Приняв подобную структуру за точку отсчета, мы можем спланировать эволюцию ECM в рамках четырех квадратов, как показано на Рис.2.

Рис.2 Планирование ECM в координатах рыночного представления и производственной сложности

ECM, начиная с управления документами в 1980-х гг., долго считалось головоломкой для рынка, что было вполне оправданно. В конце концов, в течение многих лет первостепенной задачей ECM было оцифровывание основных деловых документов (например, заявления на ипотеку) и автоматизация связанных с ними процессов (процесс подачи заявления на ипотеку). Высокая стоимость, большой риск, достойное вознаграждение.

По мере развития ECM, выхода за рамки управления документами и расширения взаимодействия с информацией фирмы, хранящейся в электронном виде, рынок продолжал высоко оценивать систему — даже когда специалисты привыкли к работе с ней в 1990-х и начале 2000-х гг.

Однако в середине 2000-х гг. рыночное представление о ECM начало съезжать вниз, чему способствовало несколько факторов.

1. Одно время программное обеспечение ECM обещало положить конец проблемам с контентом, но по большей части потерпело неудачу.
2. Компания Microsoft попала в точку с выпуском SharePoint в 2007 году, предоставив массовому пользователю «достаточно хорошие» возможности ECM.
3. Новые области, такие как облачные решения, социальное сотрудничество и мобильный доступ, ограничивают пространство ECM до такой степени, при которой рынок начинает искать новые способы управления информацией.

По моему мнению, именно это лежит в основе споров на тему «смерти» ECM, а не какое-либо действительное изменение степени важности управления информацией для организаций.

Чем больше все меняется...

Эта история должна быть хорошо знакома тем, кто много повидал. Можно аналогичным образом отследить судьбу различных областей, таких как управление знаниями, корпоративный поиск, управление веб-содержанием и т. д. Нельзя сказать, что эти области (или фундаментальные задачи бизнеса, решаемые с их помощью) не важны, просто, подобно модным словечкам, они приелись рынку, двигающемуся дальше.

Но если мы отбросим моду на слова и обратим внимание на разнообразие методов управления информацией для достижения бизнесом результатов, мы увидим совсем другую тенденцию.

Рис.3 Планирование управления информацией в координатах рыночного представления и производственной сложности

За последние тридцать лет, независимо от области или модного наименования, ценность управления информацией для рынка нисколько не снизилась, а мы, как специалисты, совершенствуем свои навыки. Частично такое самосовершенствование, я считаю, отражается в улучшении нашего языка, так что, возможно, стабильный поток новых и уже устаревших модных словечек является индикатором здоровья отрасли, а не отвлекающим фактором или фоновым шумом.

Послесловие

Разумеется, невозможно разрешить проблему мнимой «смерти» ECM с помощью одной записи в блоге — или, может быть, вообще. Но, надеюсь, это краткое изложение моего видения рынка может помочь по-новому взглянуть не только на ECM, но на управление информацией в более широком контексте. И я бы не отказался от хорошего диалога касательно этой ситуации, так что, если я не прав, а вы все поняли правильно, или если вы просто хотите обсудить, — присоединяйтесь!

Об авторе:

Джо Шепли (Joe Shepley), профессиональный стратегический консультант, живущий и работающий в Чикаго. В настоящее время занимает пост вице-президента и ведущего специалиста в Doculabs, помогая организациям усовершенствовать процессы и технологии управления информацией.

Нет уж, умерла – значит, умерла!

Автор: Александр Бейдер, TerraLink

Вот уж чего другого, а социальных революций нам в России хватило за глаза, и еще детям аукнется, повторять не хотелось бы. Но с рынком дело обстоит иначе, тут законы через Думу не проведешь, и научный прогресс нашего мнения не спросит. Либо ты на волне прогресса, либо безнадежно отстал. И всякие объяснения по поводу того, что таков жизненный цикл любой новации на рынке или про то, что Microsoft выпускает продукцию не очень, но массово – это все в пользу бедных. Если рассматривать рынок как простую линейно развивающуюся сущность по строго квадратам от правого верхнего к правому нижнему (через два левых), в соответствии с моделью доброго г-на Джо Шепли, то тут есть только две стратегии – урвал и сбежал (на фазе 2) или переквалифицировался в председателя жилищной управляющей компании (на фазе 4).

Мы видим воочию, что со временем изменяется не только состав продвигаемых на рынок продуктов и спрос на них, но качественно, революционно, и, причем, на глазах, меняется сам рынок. Буквально еще совсем немного времени назад, никто в России, по большому счету, не воспринимал всерьез возможность использования технологий управления документами в интересах бизнеса. Слова «интеграция документооборота с бухучетом» даже еще в нулевые годы звучали также, как для ортодоксов или диетологов звучат слова «смешение молочного с мясным».

Документооборот воспринимался только применительно к управлению корреспонденцией и контролю исполнения поручений. Это все было только для канцелярии, а не для серьезных людей. Архивация бизнес-контента в среде SAP и возможность прямого доступа к бизнес-документу из пользовательского интерфейса ERP-системы - это были мега-революционные новации, в лучшем случае, на это шли, как на эксперимент, и то, только наиболее продвинутые CIO. Сегодня обеспечение бизнес-пользователей SAP ERP документированной информацией в целях сокращения затрат времени на ее поиск и предоставления ее проверяющим органам, повышения гибкости и информационной безопасности реализованных бизнес-процессов – это уже не экзотика, а насущная потребность. Заказчики и спонсоры сегодня тоже другие, это уже бизнес, это CFO, а не ИТ. Программное обеспечение сего, не могу не упомянуть, только для конкретики, SAP Document Access by OpenText, - необходимый архитектурный компонент почти любого современного внедрения SAP-системы.

Это и означает, что рынок изменился, и он предъявляет радикально новые требования к системам управления контентом. Сегодня недостаточно просто прикрепить скан договора к транзакции ME33K. Для дальнейшей работы необходимо предоставить полный комплект документов, подтверждающих целесообразность заключения данного контракта на закупку, причем гарантировать юридическую значимость этих документов, корректность бизнес-процесса их обработки, и их сохранность в течение всего установленного законом срока их хранения. А после этого – немедленно и гарантированно уничтожить. Но – все не так просто – при этом надо оставить запись о факте уничтожения! Как говорила моя предыдущая теща, заведующая отделением одной из кремлевских больниц – «историю болезни мы пишем не для себя, а для прокурора».

Но и это еще не все! Потребности в обеспечении работы бизнес-пользователей с неструктурированной информацией растут геометрически. Им необходим доступ к своим контрактам и заказам на поставку в любом месте, в любое время. С планшетников, через WEB, через Outlook и, уж куда деваться, через SAP GUI, если уж на то пошло. Следовательно, мы, как консультанты, должны учитывать необходимость предоставления доступа к бизнес-контенту из любого привычного пользователю интерфейса, или как сейчас модно говорить, управления пользовательским опытом.

А ведь искомый документ надо еще уметь гарантированно и конфиденциально передать по каналам связи, согласовать его прием к учету, и, в неблагоприятных случаях, быстро найти по всем производственным системам и передать суду для исследования (иначе хуже будет), и плюс многое чего еще на всем уже известные темы облачности и социальности. Все эти технологии работы с контентом уже плохо вписываются в рамки того, что мы до сих пор понимали под ECM. Для определения всего объема технологий и методологий работы с корпоративной информацией компания OpenText, являющаяся стратегическим партнером компании SAP AG, использует термин EIM – Enterprise Information Management. Это отражает самые последние изменения потребностей рынка в работе с бизнес информацией, вызывает на сцену новые продукты, новые методологии, консультантов нового поколения.

Так что, если дело касается лично меня, то определенно могу заявить, что, без всякого пессимизма, я ловлю в далеком отголоске рынка, что случится еще на моем консалтинговом веку. Думаю, что еще парочка революций на ниве документооборота в обозримом будущем нам обеспечена. Смею надеется даже, что это не будет в феврале и октябре…

Итак, ECM – это уже только маленькая часть того, что относится к ведению EIM. Рынок работы с информацией изменился, ECM умерло, да здравствует EIM!