Карта автоматизации: рекомендации по обследованию бизнес процессов и выбору инструментария оптимизации: SAP ERP, RPA (robotics)

14 января 2019 |

Статья рассматривает алгоритм обследования бизнес процессов для дальнейшей их автоматизации (Карта автоматизации). Карта автоматизации предлагает шаги по обследованию процессов, которые включают также выбор инструментов автоматизации, SAP ERP RPA, AI. В статье разобран практический пример.

1. Преамбула

Информация будет полезна как российским, так и международным компаниям, которые стремятся к трансформации в контексте цифровой реальности, сокращению издержек и увеличению прибыли за счет усовершенствования и стандартизации моделей ведения бизнеса.

Интерес представляется для ключевых пользователей системы, владельцев бизнес процессов, консультантов по внедрению SAP, специалистов RPA.

Для понимания текста требуется знание модуля финансы SAP ERP, основного определения RPA (robotic process automation) .

2. Аннотация

В статье на практическом примере рассматриваются:

- карта автоматизации: вопросники, алгоритм принятия решения по автоматизации;

- бизнес кейсы двух процессов: один – внедрение SAP, другой внедрение роботизированного решения RPA.

3. Карта автоматизации

Назначение карты автоматизации – обеспечить детальное обследование бизнес процесса на предмет его зрелости, а также выбор инструментов автоматизации, саму автоматизацию, модель поддержки.

Вопросы, на которые должна помочь ответить карта автоматизации:

- Достаточно ли стабилен и зрел бизнес процесс?

- Требуется ли автоматизировать бизнес процесс?

- Какую технологию выбрать для автоматизации?

3.1 Виды автоматизации

Справка (Википедия):

«Автоматизация - одно из направлений научно-технического прогресса, использующее саморегулирующие технические средства и математические методы с целью освобождения человека от участия в процессах получения, преобразования, передачи и использования энергии, материалов, изделий или информации, либо существенного уменьшения степени этого участия или трудоёмкости выполняемых операций.

Автоматизация позволяет повысить производительность труда, улучшить качество продукции, оптимизировать процессы управления, автоматизация требует комплексного, системного подхода к решению задачи.»

Любой рутинный процесс, который стабилен (не меняется в зависимости от воли человека), последователен (может быть описан с помощью последовательности шагов), выполняется по расписанию и занимается много времени для выполнения, может и должен быть автоматизирован. На схеме (Рис.1.) отображены виды автоматизации.

Рис.1. Виды автоматизации

На данный момент выделяют следующие виды автоматизации:

1. Процессная (Делать) – связана с оптимизацией текущих процессов:

Приложения (apps – от англ applications(приложение) – в случае если весь бизнес процесс ведется в одном приложении, есть смысл рассмотреть модели автоматизации внутри этого приложения. Например, запланировать шаги выполнения задачи в SAP в фоновом режиме в определнном порядке и временных интервалах; другой пример – макрос в Excel.
RPA - в случае если процесс ведется в нескольких приложениях сразу (есть также ряд других условий) можно внедрить технологии RPA (роботы), выделяют 2 вида RPA: процесс выполняется роботом, но с участием человека (подтверждения, инициация выполнения), без вмешательства человека (Робот действует самостоятельно).

Справка (Википедия):

"RPA в традиционных системах автоматизации документооборота: разработчик программного обеспечения создает список действий для автоматизации задачи и взаимодействия с внутренней системой с использованием внутренних интерфейсов прикладного программирования (API) или выделенного языка сценариев. Напротив, RPA-системы разрабатывают список действий, наблюдая за тем, как пользователь выполняет эту задачу в графическом пользовательском интерфейсе приложения (GUI), а затем выполняет автоматизацию, повторяя эти задачи непосредственно в графическом интерфейсе. Это может снизить барьер для использования автоматизации в продуктах, которые в противном случае не могли бы использовать API для этой цели."

2. Анализ и предсказание результата (Думать) – анализ существующих данных, выявление паттернов поведения и предсказание результатов, основываясь на статистических выкладках и алгоритмах:

Машинное обучение - самообучаемые алгоритмы анализа данных.

Справка (Википедия):

"Машинное обучение (англ. machine learning, ML) — класс методов искусственного интеллекта, характерной чертой которых является не прямое решение задачи, а обучение в процессе применения решений множества сходных задач. Для построения таких методов используются средства математической статистики, численных методов, методов оптимизации, теории вероятностей, теории графов, различные техники работы с данными в цифровой форме."

Различают два типа обучения:

Обучение по прецедентам, или индуктивное обучение, основано на выявлении эмпирических закономерностей в данных.
Дедуктивное обучение предполагает формализацию знаний экспертов и их перенос в компьютер в виде базы знаний.»

Искусственный интеллект – в данном контексте чат боты, личные ассистенты, виртуальные собеседники.

3.2 Предпосылки и проблемы автоматизации

При построении карты автоматизации должны быть учтены следующие пункты, указанные на рисунке 2.

Рис.2. Проблемы автоматизации

Проблемы, которые могут возникнуть в противном случае:

- Стабильность и учет исключений: бухгалтерское закрытие, робот который делает проводки начислений (5000 документов за час) вдруг остановился, анализ показал, что требуется срочно внести изменения в код – согласно регламенту изменения в код должны быть согласованы с главным программистом, архитектором, протестированы и так далее. В итоге – задержка закрытия.

- Анализ процесса – операционист описал по шагам бизнес процесс, команда автоматизации внедрила робота, немного позднее архитектор решения SAP проанализировал задачу и сказал, что быстрее и дешевле было бы оптимизировать процесс внутри SAP без внедрения робота.

- Вовлеченность – группа по правам и полномочиям в SAP получает запрос на создание юзера с правами ведения основной записи поставщика и при этом еще и платежей поставщику. Проект заморожен, так как согласно внутренней политике компании – это нарушение безопасности (Робот может изменить банковский счет поставщика и повести оплату на этой счет).