Оглавление

Введение в цикл статей

Большой объём коммуникаций на проекте может привести к информационному параличу

Походы к минимизации вероятности возникновения информационного паралича на проекте

Заключение

Введение в цикл статей

Я часто читаю следующие комментарии к статьям о проектном управлении: всё это уже давно описано и издано в виде толстых книг, и нечего, мол, изобретать велосипед. Соглашусь, всё давно проработано, задокументировано, издано, попало в учебные материалы, изучается, сдаются успешно экзамены и т.д. Трудно найти участника современного проекта, который в той или иной степени не обладает знаниями о проектном управлении. Но тогда почему же эти знания так мало применяются на проектах, почему повторяются одни и те же ошибки, приводящие к повторяющимся проблемам? Видимо, знания нужно постоянно обновлять, в том числе изучать опыт, полученный на других проектах.

Я хочу внести свой скромный вклад в обмен опытом между проектными менеджерами, поэтому планирую опубликовать здесь ряд статей, содержащих советы по преодолению наиболее распространённых на ИТ-проектах проблем. И в первой своей статье предлагаю рассмотреть ситуацию возникновения информационного паралича на проектах.

Большой объём коммуникаций на проекте может привести к информационному параличу

ИТ-проекты часто ведут к значительным изменениям в текущей деятельности компании (организации), являющейся Заказчиком в таких проектах. Все эти изменения сопровождаются большими и разнообразными потоками информации.

Одна из главных задач руководителя проекта – обеспечить своевременную доставку необходимой информации до адресатов. При этом необходимо так регулировать её объём и распределение, чтобы адресаты успевали эту информацию обработать. Если этого не делать, то участники проекта, получая избыточный объём информации, не будут успевать её анализировать. Обработка информации остановится, наступит так называемый информационный паралич.

Подходы к минимизации вероятности возникновения информационного паралича на проекте

Рассмотрим подходы к снижению вероятности возникновения информационного паралича на примере следующих видов электронных коммуникаций:

• Электронный PR (сайт проекта, электронный журнал проекта и т.п.):
• Информационные рассылки по email, не предполагающие активного реагирования;
• Электронная переписка, предполагающая активное реагирование адресатов;
• Электронная переписка с руководителями.

Сайт проекта, электронный журнал проекта и всё что относится к PR

Всё должно быть ярко, лаконично, нести существенную информацию. Больше коротких новостей, размером не более чем пять-шесть предложений. Информация должна быть актуальной. Лучше меньше, но своевременно. Не нужны занудные интервью размером больше страницы. Уместна воодушевляющая колонка главного спонсора проекта, максимально краткая. Нужны фотографии простых участников проекта, боссов и так все знают. Тогда чтение журнала, посещение сайта не отнимут много времени, а информация будет доходить до рядовых участников проекта.

Информационные рассылки по email

Рассылки должны быть регулярными, лаконичными. Рассылаться должна только важная для всех участников проекта информация. В идеале, нужно сделать так, чтобы информация усваивалась с первого взгляда. На второй взгляд не всегда есть время. Поэтому заголовок письма должен нести информацию о проекте, содержать обязательно краткое имя проекта и тему сообщения. Хорошее решение - шаблоны тем рассылок, принятые всеми участниками проекта. Примеры использования таких шаблонов для проекта с именем, скажем, «Аврора»: «Аврора_Устав проека», «Аврора_Обучение» и даже «Аврора_Командное мероприятие». Тогда почтовые ящики участников проекта можно будет настроить так, чтобы рассылки сразу попадали в отдельную папку. Лучше эти настройки сделать