В статье описана технология работы с неструктурированными документами (сканы документов, электронные оригиналы в формате MS Office и т.д.) в среде структурированных электронных документов — транзакций SAP. Описаны как технический аспект, так и основные бизнес-сценарии работы с документами. Публикация будет полезна всем начинающим (и не очень) консультантам по документообороту, работающим на проектах SAP. Материал был написан практически «из головы», в качестве некоей шпаргалки, или методички.

Публикация здесь — это желание поделиться со всеми специалистами, чтобы передать свой опыт молодому поколению. Я отчётливо понимаю, что ни один учебный курс или методичка не позволят отдельно взятому человеку (сферическому консультанту SAP/ECM в вакууме) взять и выполнить для заказчика проект «под ключ». Поэтому опубликованный здесь материал я рассматриваю в качестве экономии драгоценного человеческого времени. Ну и рад критике, разумеется!

Описание типовых бизнес-сценариев

Система ЭА на базе стандартной технологии Archivelink охватывает собой все типы бумажных документов, подлежащих учету в связи с проведением по ним хозяйственных операций. По направлению движения все документы можно разделить на два типа:

1. Входящие документы (из внешних организаций, других информационных систем);
2. Исходящие (источником происхождения является SAP ERP).

Входящие документы, в свою очередь, подразделяются на три типовых сценария:

1. Входящие с предварительной регистрацией (документ входит в систему ЭА в момент совершения транзакции, электронный документ SAP уже существует; впоследствии может быть ассоциирован с другими существующими транзакциями).
2. Входящие без предварительной регистрации (документ помещается в ЭА до совершения транзакции, он является основанием для создания одного или нескольких электронных документов SAP).
3. Входящие документы без привязки к объектам SAP (категория документов, для которых сложно установить связь с транзакциями по причине их большого количества или полного отсутствия).

Для реализации возможности обрабатывать поток документов на практике применяют маркирование документов штрихкодами. В цепочке движения документа штрихкод служит для идентификации самого скана и того места в учётной системе (транзакции в SAP), к которой он должен быть прикреплён.

Кроме того, наличие на первой странице каждого документа ШК позволяет автоматически разобрать поток отсканированных страниц по единицам документов.

Способы маркирования документов

На исходящих документах (формируемых SAP) изображение штрихкода печатается одновременно с печатью документа на лазерном принтере.



На входящие документы, независимо от сценария, штрихкод помещается при помощи наклейки, например такой:

Входящие документы с предварительной регистрацией в SAP

Для реализации возможности регистрации штрихкодов (документов) применяются незначительные доработки пользовательского интерфейса SAP.

Входящие документы с предварительной регистрацией — это документы, попадающие в систему ЭА в момент, когда электронный документ SAP уже существует. Иными словами, документ крепится к уже совершенной транзакции. Проводку выполняет тот же сотрудник, который выполнил приём документов.

Формирование идентификационной наклейки с ШК происходит из соответствующей бизнес-транзакции. Для работы с такими документами в каждую транзакцию может быть, например, внедрена новая функциональность: кнопка «Регистрация приложений».



Сценарий работы при этом можно описать схемой:

Входящие документы без предварительной регистрации

Входящие документы без предварительной регистрацией — это документы, помещаемые в ЭА до совершения транзакции в SAP. Типичный пример использования этого сценария — обособленная от складов бухгалтерия, находящаяся географически в произвольном месте. Кладовщик, принимая поставку товара, выполняет только регистрацию каждого бумажного документа из пакета документов, но не выполняет по ним движения материалов или иные операции. Вместо этого бухгалтеру направляется задача на обработку каждого документа (или пакета документов).

Изначально ШК этих документов несет в себе информацию о типе документа и маршруте его движения. Печать наклейки со ШК производится из разработанной транзакции Z*. При выборе из справочника значения полей «Обрабатывающее подразделение» и «Тип документа» зависят друг от друга, т.е. из списка можно выбрать только те документы, с которыми работают конкретные подразделения.



Сценарий работы при этом можно описать схемой:



Входящие документы без привязки к стандартным объектам SAP – это особый подвид документов, которым нельзя поставить в соответствие стандартный бизнес-объект (например, справки), либо которым соответствует массив проводок (например, отчеты). Вследствие чего для данного подвида документов можно создать искусственный Z-объект, не содержащий проводок. На этот бизнес-объект можно просто вешать ссылки на массив заархивированных документов с атрибутами.

Исходящие документы

Исходящие документ – это документы, формируемые системой SAP. Сценарий работы с исходящими документами предназначен для архивирования подписанных контрагентом экземпляров исходящих документов.

Функциональность формирования ШК интегрирована в бизнес-транзакцию, из которой выполняется печать. Необходимость использовать наклейку со ШК отсутствует (ШК печатается одновременно с документом).

… впрочем, мы же хотели здесь говорить про сам Archivelink. Продолжим в технической плоскости.

Техническая схема взаимодействия компонент Archivelink

Описание схемы взаимодействия компонент решения SAP Document Access by OpenText на основе стандартной технологии Archivelink в сценарии массового сканирования документов со ШК: