Виды документов можно использовать, чтобы различать между собой все документы, создаваемые в результате осуществления проводок, вводимых в систему SAP ERP. Вид документа ведет себя как идентификатор, но он также связан с некоторыми управленческими функциями, такими как присвоение определенного диапазона номеров типу документа, что важно для контроля соблюдения порядкового номера за каждым документом, который создается.

SAP предоставляет систему стандартизации документов по видам, которая подходит для многих организаций. По возможности желательно использовать её для ваших документов, но можно также её расширять, вводя дополнительные виды документов.

Обычно причиной создания пользовательских видов документов является необходимость в определении проводок, которые предусмотрены в разных интерфейсах, а также классификацию отдельных компонентов для видов документов в разных интерфейсах. Если вы решили адаптировать виды документов под свою организацию и создать новый вид документа, вам понадобится сделать шаги, описанные далее.

Шаг 1 Обозначение видов документов

Виды документов обозначаются двузначными буквенно-цифровыми кодами. (Рис.1). Код, используется для классификации бухгалтерских документов и проведения различий между подлежащими проводке бизнес-операциями. Вид документа вводится в заголовке документа и относится ко всему документу.

Рис.1 Обозначение видов документов

Вид документа имеет следующие функции:

• Разграничение бизнес-операций. Вид документа сразу позволяет узнать, какая бизнес-операция рассматривается. Это полезно, например, при просмотре позиций документа для счета.
• Управление проводкой по видам счетов (кредитора, дебитора или основным). Вид документа определяет, на какие виды счетов можно выполнить проводку конкретного документа.
• Назначение номеров документам. Каждому типу документа присваивается свой диапазон номеров. Номера для создаваемых документов берутся из этого диапазона номеров. Первичные документы из одного диапазона номеров должны храниться вместе. Таким образом, тип документа управляет сохранением документа.
• Применение процедуры расчета с кредитором от суммы нетто. Это означает, что любая скидка и сумма нетто рассчитываются (и проводятся), когда проводится счет от кредитора.

Виды документов определены на уровне манданта. Стандартная система уже содержит виды документов, которые можно использовать или изменить. Прежде чем удалить виды документов, проверьте, используются ли они в системе в настоящее время.

Рис.1а Назначение вида документа

Для новых пользователей SAP я составил список ключевых видов документов в табл.1, основываясь на стандартных настройках системы SAP.

Таблица документов 1.

В версии SAP ERP 6.0 и New GL есть два варианта представления видов документов: в ракурсе регистрации и ракурсе бухгалтерской книги.

Все виды документов в модуле «Финансы» определяются (Рис.2) с использованием следующего пути по меню: SPRO-Financial Accounting (New) (Финансы нов.)-Accounting Basic Settings (New) (Параметры настройки: Финансы нов.)-Document (Документ)-Document Types (Виды документов)-Define Document Types for Entry View (Определение видов документов ракурса регистрации) или транзакция OBA7.

Рис.2 Определение видов документов

Двойной щелчок по любой строке необходим, чтобы перейти к деталям параметров настройки конфигурации для конкретного вида документов, как показано на рис 3, рис.4.

Рис.3 Стандартные виды документов

Рис 4. Детали параметров настройки конфигурации для вида документов

В таблице 2 объясняется цель некоторых ключевых полей конфигурационного экрана.

Таблица 2. Конфигурационные настройки для конфигурации вида документа

Примечание* В системе предусмотрен поиск документов по полю Ссылочный номер (транзакция FB03). Поэтому, если вы будете корректно задавать информацию о документах с помощью комбинации типа документа, даты проводки и ссылочного поля, вы с легкостью сможете определять местонахождение документов.

Каждому типу документа необходимо назначить диапазон номеров. Без диапазона номеров вы не сможете использовать вид документа. Также можно делать диапазоны номеров по разным видам документов.

Каждый документ в системе SAP имеет номер документа, с помощью которого вы можете осуществлять поиск документа после его создания.

Шаг 2. Внутренняя и внешняя нумерация документов.

Чаще всего