Оглавление

1. Преамбула

2. Аннотация

3. Требования заказчика к решению

3.1. Организационная структура компании

3.2. Операционная модель компании

4. Объем проекта внедрения

5. Рекомендации компании SAP

5.1. Бизнес функции

5.2. Протоколы настроек

5.2.1. Организационная структура

5.2.2. НДС

5.2.3. Учет ОС

5.2.4. Банки

5.2.5. Особенности миграции основных данных

6. Прочие советы и рекомендации

1. Преамбула

Статья предназначена для консультантов SAP ERP, SAP S4 Hana, S4 Retail. Для понимания информации необходимо обладать опытом внедрения системы SAP ERP модулей финансы и контроллинг (FICO).

2. Аннотация

В статье описана практика перехода на платформу S/4 HANA 1610 в контексте бизнеса реального холдинга. Даны рекомендации по управлению проектом внедрения и настройке модулей FI, обеспечивающие выполнение специфицированных требований Заказчика. Описана организационная структура бизнеса и действующая бизнес-модель.

Предоставлены практические советы по переходу на новую платформу: активация бизнес-функций, миграция данных, учет основных средств, банковские расчеты, ссылки на полезные ноты и материалы.

3. Требования заказчика к решению

3.1. Организационная структура компании

В качестве примера организации приведена реально существующая компания (название изменено): сеть магазинов, включающая три управляющие компании, три дистрибьюторских центра (они выполняют роль складов), более тридцати собственных магазинов, отчитывающихся перед управляющими компаниями, франшизы. На рисунке 1 представлена организационная структура компании.

Рис. 1 Организационная структура предприятия

Задача консалтинговой компании заключается во внедрении продукта SAP S4 HANA 1610 Retail.

На текущий момент организация ведет учет в среде SAP ERP ECC 6 – установка дополнительных пакетов поддержки не требуется.

Некоторые функциональности уже активированы и не требуют дополнительных изменений в операционной модели или гармонизации:

• гибкая главная книга активирована,
• бизнес партнеры активированы,
• «мастер данные» частично гармонизированы:

• групповой, операционный планы счетов едины для всех балансовых единиц; альтернативный план счетов един для офиса в Москве и Сургуте, для офиса в Санкт-Петербурге используется отличный альтернативный план счетов(компания была приобретена недавно, данные были перенесены в SAP ECC 6, но не гармонизированы);
• вариант финансового года един;
• идентичные группы поставщиков и покупателей для Москвы и Сургута, отличные для Санкт-Петербурга;
• классы основных средств одинаковые для офисов в Москве и Сургуте, для офисов в Санкт-Петербурге некоторые классы отличаются;
• единый подход к учету НДС (коды НДС).

В текущей системе активирован ведущий регистр – IFRS (отчетность для штаб квартиры в Европе) и дополнительный RFBU, для целей управленческого учета ежемесячно проводятся корректировки в ведущем регистре(резервы).

Отчетность по налогу на прибыль готовится вне SAP: данные выгружаются из системы и затем в Excel расчет и подготовка декларации. В Москве и Сургуте разниц между учетом РСБУ и Налоговым учетом нет. Требуется готовить всю отчетность в SAP.

В Санкт-Петербурге есть нормирование рекламы и представительских расходов (это влияет на расчет базы по налогу на прибыль) – требуется предусмотреть возможность ведения корректировок в SAP – для централизации учета.

Для реализации франчайзинговой схемы используются 3 разные разработки для 3х городов.

Компаниями используются несколько интерфейсов:

- интеграция с HR системой, одна системы 2 разработки: для офиса в Москве и Сургуте, для офиса в Санкт-Петербурге;

- интеграция с внешней системой подготовки договоров с клиентами;

- интеграция с внешней системой подготовки заказов для поставщика в Китае.

3.2. Операционная модель компании

Основные бизнес процессы компании в рамках операционной модели представлены на рисунке 2.

Рис. 2 Модель основных бизнес процессов компании

Спецификации бизнес-процессов модели.

Первая группа:

• Покупка материалов у поставщиков в Азии дистрибьюторским центром (в составе заказа на поставку отдельно отражены строки: материал, стоимость доставки, эко налог(специфика страны поставщика)).
• Поставка материалов из дистрибьюторского центра в магазины.
• Продажа клиентам.

Вторая группа:

• Покупка материалов у местных поставщиков дистрибьюторским центром (в составе заказа на поставку отдельно отражены строки: материал, стоимость доставки).
• Поставка материалов из дистрибьюторского центра в магазины.
• Продажа клиентам.

Третья группа:

• Прямая закупка магазином у поставщика и продажа конечному покупателю.

Четвертая группа:

• Покупка у местного поставщика дистрибьюторским центром – продажа товара в интернет-магазине (физически товар все еще в дистрибьюторском центре), доставка товара на почту и отправка клиенту.

4. Объем проекта внедрения

Подход к решению:

Ответственные бизнес-пользователи должны предоставить релевантные данные для миграции на новую платформу.

1. Гармонизация основных данных для трех управляющих компаний: в различных городах должен быть единый оперативный план счетов, одинаковые классы основных средств.
2. Минимизация использования разработок и стандартизации: максимальное использование стандартных инструментов SAP, разработки будут минимизированы.

Задача консультантов провести оценку текущих разработок, найти стандартное решение SAP если оно есть. Если требуется перенос разработки, необходимо привлечение ABAP специалиста для проверки актуальности этой разработки и изменения кода.

5. Рекомендации компании SAP

5.1 Бизнес функции

Решение S4 HANARetail 1610 является новым в линейке отраслевых продуктов SAP.

Ядро функциональности остается прежним в том смысле, что изменения характерные для S4 1610 также коснутся ритейла.

Например:

- универсальный журнал,

- бизнес-партнеры (ведение записей для поставщиков и покупателей в одном и том же интерфейсе, транзакции XK0*/XD0* не активны),

- подход к учету первичных и вторичных элементов затрат (они будут созданы как счета в транзакции FS00),

- основная запись материала (длина номера материала и тд).

Более подробно изменения SAP S4 1610 относительно решения SAP ERP ECC 6 описаны в официальном документе SAP - SAP Simplification list 1610 - https://uacp.hana.ondemand.com/http.svc/rc/PRODUCTION/pdfa4322f56824ae221e10000000a4450e5/1610%20000/en-US/SIMPL_OP1610.pdf

Для данного примера были активированы: система настройки и тестирования, она же «песочница», а также продуктивная система.

Перед активацией бизнес функций необходимо проверить:

- область оценки должна быть задана на уровне завода,

- проверить наличие бизнес-функций со статусом «определяемые пользователем».

Сами бизнес функции различны для решении SAP ERP ECC и SAP S4 Retail:

Для S4 Retail необходимо активировать:

Ссылочная нота: 2304479 - SAP S/4HANA Conversion Pre-Checks: Information for Industry Solution ISR_RETAIL

5.2  Протоколы настроек

5.2.1 Организационная структура

Для расчетов между собственными компаниями внутри концерна используется стандартная функциональность SAPIntercompany (передача данных осуществляется автоматически посредством IDOC: в момент выставления счета-фактуры компании-продавца к компании покупателю, для компании покупателя автоматически создается счет от поставщика). Эта функциональность не была изменена для S4.

Требования к внешней отчетности

Каждая из организационных единиц: управляющие компании, дистрибьюторские центры и магазины являются отдельными юридическими лицами и поэтому готовят отдельно: Баланс, Отчет о прибылях и убытках, Налоговые декларации(Прибыль, НДС, Налог на имущество, Налог на Транспорт).

Требования к внутренней отчетности

Заказчик определил следующие показатели эффективности деятельности (Учет результатов(Profitability Analysis)):

• Прибыль (Гросс Маржа или детализированный Отчет от Прибылях и убытках) в разрезе:
  • Магазинов (Балансовые единицы);
  • Географического положения (Балансовые единицы);
  • Канала сбыта (Например, Интернет-магазин);
  • Брендов (перепродажа) / Продуктов / Единиц (собственные бренды) (Материалы);
  • «Семейств» товаров (сегменты (не путать с Объектами Учета Результата, которые тоже заведены))

Для удовлетворения требований модели архитектура решения включает в себя основные организационные единицы: компании, балансовые единицы; концерн (сегменты для учета результатов), контроллинговую единицу: иерархии МВЗ и МВП.

Компании, бизнес-партнеры для Intercompany:

3 управляющие компании, 3 дистрибьюторских центра,несколько компаний для собственных магазинов и 3 компании (Dummy) для франчайзинговой схемы.

Настройка бизнес-партнеров приведена на рисунке 3.

Рис. 3 Настройки бизнес-партнеров

Описание отдельных бизнес партнеров представлено на рисунке 4.

Рис. 4 Основная запись бизнес партнера

Балансовые единицы были заведены для каждой из управляющих компаний, дистрибьюторских центров, магазинов.

Настройка франчайзинговой схемы

Для настройки франчайзинговой схемы SAP рекомендует два подхода:

- каждую франчайзинговую компанию завести как отдельную балансовую единицу;

- завести одну балансовую единицу «Dummy», разделение по отдельным франшизам вести в разрезе МВП и МВЗ.