SAP eAcademy SCM – Procurement:  TSCM50 – Procurement I (Курс TSCM50 – Закупки, часть1), колонка1

Курс TSCM50 –Procurement состоит из 17 содержательных разделов: Процессы закупок: основы(The Procurement Process: Basics), Основные данные(Master Data), Закупка складируемого материала(Procurement of Stock Material), Закупка расходного материала(Procurement of Consumable Stock), Закупка услуг на стороне(Procurement of External Services), Функции отчетности и анализа(Reporting and Analysis Functions), Регулируемое расходом ППМ: основы(Basics of Consumption-Based Planning), Выполнение планирования(Planning Run), Изучение кейса(Mini Case Study), Источники поставок(Sources of Supply), Выбор источника поставок(Source Determination), Оптимизированный план закупок и фактурирования(Optimized Purchasing and Invoicing Plan), Процедура деблокирования документов(Document Release Procedure), Ввод счета-фактуры(Invoice Entry), Отклонения и блокировка счета (Variances and Invoice Blocks), Дополнительное дебетование, затраты на доставку и кредитовое авизо (Subsequent Debits, Delivery Costs, and Credit Memos), Ведение бухгалтерских счетов для поступления материала и ввода счета-фактуры (GR/IR Account Maintenance); по завершении курсапредлагается пройти тест на оценку полученных знаний (Post-Assessment).

Курс содержит большой объем полезной информации, о которой речь пойдет ниже.

Также к курсу прилагается HandBook, содержащий в себе содержание курса и практические упражнения.

Содержание курса

В данной колонке будет рассказано о первых 4х разделов данного курса. В последующих колонках будут освещены остальные.

Раздел Процессы закупок и организационные уровни состоит из 4 частей (указаны ниже). Раздел сам по себе описывает весь закупочный цикл, но подробно освещает три этапа: работа с заказами на поставку (транзакции ME21N, ME22N, ME23N), работа с документами материала с помощью транзакции MIGO и ввод счета-фактуры через MIRO.

В части «Процессы закупок и организационные уровни» поясняется детальный цикл закупок, включающий шаги: создание заявки на закупку (purchase requisition); определение источника поставки (source of supply) и создание запроса предложения (Request for Quotation); выбор поставщика по критериям времени, качества, цены; создание заказа на поставку (purchase order); отслеживание статуса заказа на поставку в системе; поступление материала по заказу на поставку; контроль качества полученных продуктов, принятие или отказ; ввод счета-фактуры; оплата поставщику.

В этой части поясняются процессы: перемещение запаса внутри компании с использованием заказа на перемещение, схема субконтрактинга (передача сырья подрядчику для создания готового продукта и ввод счета-фактуры за услуги), схема консигнации (хранение запаса поставщика на своем складе; при этом ввод счета-фактуры делается после списания запаса со склада).

Также в данной части описываются общие и тонкие моменты организационных уровней: клиент, балансовая единица, завод, склад, закупочная организация и группа закупок. Даются детальные отдельные примеры, а также пример на компании IDES, где представлены все орг.структуры в связанном виде.

В части «Создание заказа на поставку: основы» объясняется интерфейс работы с системным документом «заказ на поставку», возможности создавать заказ на поставку со ссылкой на другие документы (заявку, заказ, предложение, контракт), отправка заказа на поставку поставщику с помощью печатного документа, EDI, e-mail, fax.

В части «Ввод поступления материалов: основы» описываются действия в системе, необходимые для работы с транзакцией MIGO: поясняются виды движений и операции, процесс поступления материала по заказу на поставку, просмотр документа материала и связанного с ним бухгалтерского документа. Пояснения даются как с помощью схем, так и с помощью значительного количества интерактивных flash-роликов.

В части «Ввод счета-фактуры: основы» описываются: работа с транзакцией MIRO, основные части бумажного документа счета-фактуры, возможности автоматического и ручного блокирования платежа по проведенной счете-фактуре в случае отклонения от данных заказа на поставку.

Раздел Основные данные состоит из 4 частей: основная запись кредитора, основная запись материала, помощь при вводе данных, массовое ведение основных данных.

В части «Основная запись кредитора» пояснены транзакции MK01/MK02/MK03 и XK01/XK02/XK03 для ведения и просмотра данных поставщика; дано пояснение по применению групп счетов кредитора, счета кредитора и ролей, в качестве которых может выступать поставщик (получатель заказа, поставщик товаров, выставитель счета и др.)

По аналогии, в части «Основная запись материала» пояснены транзакции MM01/MM02/MM03, значение атрибутов «Вид материала» и «Отрасль», а также ракурсы основной записи материала.

В части «Вспомогательные средства ввода» поясняются следующие темы: создание основной записи кредитора и материала по образцу, ведение значений по умолчанию при создании основной записи материала (выбор ракурсов по умолчанию, заполнение организационных уровней по умолчанию при создании ОЗМ).

В части «Массовое ведение» описывается инструмент массового ведения основных данных: ОЗМ, поставщиков, клиентов, инфо-записей и прочих данных. Дается пример массового ведения ОЗМ с помощью транзакции MM17.

Раздел Закупка складируемого материала состоит из 7 частей. В разделе поясняется закупочный цикл: создание запроса/предложения поставщику, создание заказа на поставку со ссылкой на запрос/предложение, использование и анализ инфо записей, связь документов материала, основной записи материала и бухгалтерских проводок при поступлении материала на склад, а также контроль счетов с запланированными и незапланированными затратами.

В части «Условия» описывается ведение в документах закупок зависимых и независимых от времени условий, поясняется сущность схемы калькуляции в закупках. К условиям относят: цену, скидку, налог, таможенные пошлины и прочие договоренности между поставщиком (основная запись кредитора) и компанией (закупочной организацией).

В части «Запрос предложения / Обработка предложения» описывается работа с транзакциями ME41/ME47: ввод запроса поставщику (для постоянного и разового поставщика), ввод предложения от поставщика, печать запроса и предложения, а также обработка предложения и его отказ.

В части «Создание заказа на поставку со ссылкой» поясняются возможности транзакции ME21Nв части создания заказа на поставку со ссылкой на документ «Запрос предложения». Показаны возможности транзакции при выборке запросов предложения, их группирования в удобной для пользователя форме, а также сохранения вариантов и форматов представления. Данная часть сравнительно небольшая, но изложена очень понятно; именно на таких примерах нужно учиться формировать доходчивое объяснение для пользователя, у которого, как всегда, «нет времени сидеть над инструкциями».

В части «Закупочная инфо запись» поясняется ведение, использование и анализ инфо-записи. Инфо-запись содержит в себе условия (цена, скидка, фрахт), на которых определенный поставщик предоставляет товар. Инфо-запись разумно вести, когда условия поставщиков меняются в зависимости от времени (например, единица товара стоит 100 руб. в январе и 150 руб. в феврале), от количества закупаемого товара (например, скидка не предоставляется при закупке до 100 единиц товара, скидка составляет 5% при закупке от 100 до 200 единиц товара, скидка 10% при закупке более 200 единиц товара; и такой «расклад» скидок у нас в январе и феврале, а в марте уже другой и совершенно третий в летние месяцы). Инфо-запись может вестись непосредственно руками через ME11/ME12/ME13, а может создаваться/обновляться при создании закупочных документов (заказа на поставку, контракта, предложения). Также мы можем моделировать условия поставщика, а затем сравнивать эти условия в форме удобного отчета.

Данная часть содержит достаточное количество тонкостей; в части 4 содержательных flash-ролика и 4 интерактивных упражнения.

В части «Оценка материала: основы» описываются три составляющие закупок: область оценки (valuation area), класс оценки (valuation class), управление ценой (price control)

Область оценки – это уровень, на котором происходит оценка материалов. Возможны два уровня: уровень балансовой единицы, уровень завода. SAP рекомендует использовать уровень завода.

Класс оценки – это параметр в основной записи материала, определяющий выбор счета, по которому пойдет проводка в случае поступления или отпуска материала.

Под «управлением ценой» понимают назначение основной записи материала средне скользящей цены (moving average price) или стандартной цены (standard price). От этого параметра зависит, какая сумма пойдет на счет запаса при поступлении материала: либо стандартная либо из заказа на поставку; также этот параметр влияет на логику проводок: будет ли использован счет отклонений или нет.

В данной части приведен замечательный пример, поясняющий проводки при закупке того или иного материала при средне скользящей цене и при стандартной цене. Пожалуй, за подобное объяснение плюс можно поставить всей электронной академии, так как подобное доступное пояснение экономит время консультанта и оберегает от «шишек и кочек».

В части «Виды запасов, оценка, ПМ на склад» объяснены три вида запаса: свободно используемый запас, блокированный и запас на контроле качества. Пояснены виды движения между данными запасами: 321/322 (между свободно используемым и на контроле качества), 343/344 (между свободно используемым и блокированным), 349/350 (между блокированным и на контроле качества). Для списания подлежит один вид запаса – свободно используемый. Вид запаса определяется пользователем при поступлении материала на склад.

При проводке поступления материала на склад система создаёт два документа: документ материала (определяется годом и номером документа) и бухгалтерский документ (определяется балансовой единицей, годом и номером документа). При поступлении материала обновляется общее количество и общая стоимость запасов. На эту тему приводится отдельный пример.

Также результатом поступления материала являются: обновление истории заказа на поставку, отправка сообщения закупщику, создание печатного документа, создание лота контроля качества и потребность перемещения (в случае активной СУС).

В части «Контроль счетов и затраты на доставку» поясняют бухгалтерские проводки при проводке счета-фактуры от поставщика. Достаточно понятно описаны две схемы по вводу затрат на доставку: в случае запланированных затрат и в случае незапланированных. Для запланированных затрат ввод суммы осуществляется на этапе создания заказа на поставку и при проводке поступления материала и контроля счетов используется дополнительный счет «перерасчетный счет для доставки». В случае незапланированных затрат ввод суммы осуществляется на этапе контроля счетов; в этом случае возможны два варианты в зависимости от настроек системы: сумма незапланированных затрат увеличивает стоимость запасов пропорционально распределяясь между материалами, указанными в фактуре, или же, сумма незапланированных затрат идет на отдельный счет.

Раздел Закупка расходного материала описывает процесс закупок для прямого потребления; состоит из 5 частей.

В части «Расходный материал: обзор» даётся определение расходного материала и поясняются его отличия от складируемого материала. Итак, расходный материал – это товар/ТМЦ, предназначенный для прямого потребления; данная закупка сразу идет на какой-нибудь объект контировки (МВЗ, основное средство и пр.). К расходным материалам можно отнести: канцелярские и компьютерные принадлежности, вода и цветы для офисов, автомобильные шины для корпоративных автомобилей. Основные отличия в закупочном процессе: обязательность заполнения объекта контировки, необязательность ввода кода основной записи материала и поступления материала, проводки по затратным счетам.

В части «Заявка на закупку» поясняется сущность заявки на закупку. Данный документ представляет собой запрос/требование отделу закупок приобрести определенный материал или услугу. Заявка на закупку может создаваться вручную через транзакцию одного экрана ME51N/ME52N/ME53N, или автоматически с помощью инструментов MRP, SRM. На основе заявки на закупку можно создать заказ на поставку, соглашение о поставках, запрос предложения. В заявке на закупку необязательно указывать код материала, достаточно просто описание; в заявке на закупку можно указать единую и множественную контировку.

Также в данной части поясняется отдельная бизнес-функция LOG_MM_CI_3, требующая отдельной активации; бизнес-функция позволяет сохранять и использовать заявки на закупку и заказы на поставку для целей шаблонного создания.

В части «Заказ на поставку и подтверждение заказа на поставку» описывается создание заказа на поставку со ссылкой на заявку на закупку при закупке расходного материала. Поясняются правила копирования цены и использования контировок. Контировка U (неизвестная контировка) допускается в заявке на закупку, но не допускается в заказе на поставку. В случае, если в заявке указан код материала, то цена берется не из заявки, а из инфо-записи; если в заявке только описание без кода, то цена берется из заявки из поля «оценочная цена».

Для того, чтобы узнать, в каком состоянии находится заказ у поставщика полезно использовать вкладку «Подтверждение»  в позиции заказа на поставку: сюда можно вносить информацию о получении заказа поставщиком, на каком этапе комплектация товара на стороне поставщика, информацию об отгрузке и т.д.; при этом с помощью EDI это можно делать автоматически.

В части «Оцененное и неоцененное поступление материала» описываются возможные ситуации создания документа материала для расходного материала. Ситуации следующие: 1) поступления материала нет – делается только ввод счета-фактуры (операция контроля счетов); в этом случае проводка идет по затратному счету и по счету кредитора, а также счет налога. 2) неоцененное поступление материала – создаётся документ материала, но вместе с ним не создается бухгалтерского документа; в этом случае проводка идет по затратному счету и по счету кредитора, а также по счету налога. 3) создаётся оцененное поступление материала – создаётся документ материала в транзакции MIGO, вместе с ним рождается бухгалтерский документ с проводкой по затратному счету и перерасчетному счету; при контроле счетов рождается проводка по счету кредитора и по перерасчетному счету, а также по счету налога.

В данной части приводится понятный flash-ролик и интерактивный пример.

В части «Общий