Меню

3. Управление рисками при разработке систем ТОРО

|

Данная глава посвящена описанию способов избежать возможные риски, связанные с разработкой системы управления ТОРО.

3.  Управление рисками при разработке систем ТОРО

Как и все проекты внедрения информационных технологий, проект разработки системы управления на платформе SAP ERP является высоко рискованным проектом. Набор рисков достаточно велик - от потери управляемости проектом до получения неэффективной системы, не оправдывающей ожидания заказчика. На практике избежать всех возможных рисков не удается, но многолетним опытом разработки и внедрения подобных систем отработаны действенные меры по снижению или полному предупреждению рисков, связанных с разработкой систем управления ТОРО. Безусловно, все эти меры применимы и для других систем и проектов, но здесь они приводятся в контексте  Концепции построения эффективной системы управления бизнес-процессами ТОРО.

3.1.       Потеря управляемости проектом

Факторы, способствующие возникновению риска

Следствия

Действия, направленные на снижение риска

  • Недостаточно высокий ранг руководителя проекта в иерархии управления Компанией.
  • Нерегулярность в работе управляющего органа проекта и необязательность исполнения его решений.
  • Передача функций по согласованию проектных документов от руководителей служб и отделов    рядовым сотрудникам.
  • Слабое администрирование проектом, отсутствие жесткого контроля  исполнения этапов работ и качеством выполненных работ.
  • Невыполнение установленных сроков выполнения как отдельных этапов, так проекта в целом.
  • Превышение установленных бюджетных рамок проекта.
  • Имиджевые потери для Исполнителя. Факт неудачного завершения проекта достаточно быстро становится известным среди будущих потенциальных заказчиков.
  • Своевременное формирование управляющих органов Проекта.
  • Своевременное назначение ответственных и ключевых специалистов для работы в Проекте.
  • Обеспечение регулярных заседаний управляющих органов Проекта.
  • Своевременная эскалация важных открытых вопросов и проблем для разрешения на управляющие органы Проекта и его Спонсора;
  • Разработка всех необходимых стандартов и процедур управления Проектом.
  • Обязательное выполнение всех принятых стандартов управления Проектом (управление сроками, возникающими проблемами).
  • Своевременная разработка и утверждение процедур согласования документации и разрешения открытых вопросов и их обязательное соблюдение.

3.2.       Недостаточный статус Проекта в Компании

Факторы, способствующие возникновению риска

Следствия

Действия, направленные на снижение риска

  • Приоритеты проекта  по мере его исполнения становятся все менее важными для сотрудников Компании и вовлеченных в работы по проекту (прежде всего - ответственных и ключевых специалистов).
  • Коллектив будущих пользователей не принимает активного участия в проекте.
  • Решения команды проекта являются второстепенными по отношению к оперативным решениям руководителей служб и отделов, участвующих в проекте.
  • Нежелание специалистов заказчика участвовать в общепроектных мероприятиях и тестировании системы.
  • Проектная команда «исчезает» из поля зрения остальной организации.
  • Возникновение окружающей обстановка типа - “свои против чужих» (члены Проектной группы);
  • Неэффективность инвестиций, вложенных  в проект.
  • Возникновение финансовых претензий к Исполнителю на конечных стадиях расчетов по выполненным работам.
  • Имиджевые потери для Исполнителя.
  • Спонсором  проекта должен быть один из топ-менеджеров Компании, ясно осознающий  необходимость перемен в организации системы ТОРО.
  • Управляющие органы Проекта и руководство Компании должны демонстрировать постоянную поддержку проекта.
  • Участие высшего руководства Компании в заседаниях управляющих органов и общих мероприятиях Проекта.
  • Открытое, последовательное и непрерывное общение руководства Компании с членами проектной команды.
  • Вовлечение конечных пользователей в ознакомление и сквозной контроль  документов  проекта.
  • Контроль высшего руководства за прохождением контрольных точек проекта и достижения запланированных результатов в них.
  • Своевременное и адекватное стимулирование достижений и порицание неисполнения решений и поручений. Проекта на высшем уровне руководства
  • Престижное обучение и гарантии перспективы роста сотрудникам, прошедшим «горнило» проектных работ.

3.3.       Отсутствие потребителей информации предоставляемой системой

Факторы, способствующие возникновению риска

Следствия

Действия, направленные на снижение риска

  • Отсутствие спроса на информацию о ТОРО из системы  со стороны топ-менеджеров Заказчика и, как следствие, некачественное и несвоевременное занесение транзакционных данных.
  • Сохранение ранее существовавших альтернативных (внесистемных, вербальных) источников информации.
  • Слабая проработка каталогов, классификаторов и несоответствие их реальным потребностям группирования и агрегирования данных.
  • Слабое использование данных по отказам и нарушениям в работе при планировании ТОРО.
  • Нарушения процесса передачи знаний от команды консультантов специалистам Заказчика.
  • Низкая первоначальная квалификация конечных пользователей и ее «размывание» в процессе ротации кадров.
  • Недостаточная аналитическая культура у специалистов Заказчика. Отсутствие у них знаний и навыков применения методов моделирования и анализа.
  • Отсутствие ясно осознаваемых и регламентированных  критериев оценки деятельности служб ТОРО.
  • Некритичное исполнение при проектировании всех частных требований конечных пользователей, продиктованных их желанием сохранить и воспроизвести существующие принципы управления ТОРО.
  • Низкая начальная квалификация пользователей системы SAP ERP и постоянное ее «размывание» вследствие ротации кадров
  • Работа   системы «вхолостую».
  • Потеря интереса к данным предоставляемым системой.
  • Неэффективность инвестиций в проект.
  • Разработка программных интерфейсов, - обеспечивающих  интуитивно понятное взаимодействие пользователей  с системой, сделав их действиями похожими на действия, выполняемые в общепринятых офисных программах.
  • Увеличение производительность труда, снижение вероятности ошибок и несвоевременности ввода данных в системе SAP ERP путем создания интерфейса работающих по принципу «единого окна» когда большинство действий  в системе осуществляются в рамках одной экранной формы. 
  • Отход от дискретно-транзакционного метода реализации функциональных задач и переход к методам комплексного решения задач, обеспечивающим сквозной процесс исполнения функциональных обязанностей специалистов.
  • Размещение всей отчетной и аналитической информации на  общедоступном корпоративном портале, с возможностью глубокого погружения от максимально агрегированного уровня до весьма детального уровня представления данных.
  • Формирование пула «продвинутых пользователей», способных выполнять аналитические функции, за счет специалистов, участвующих в предварительных испытаниях и опытной эксплуатации системы.
  • Реализация системы дистанционного обучения и тестирования пользователей на базе портальных технологий
  • Размещение всей необходимой эксплуатационной документации (Руководства пользователей, учебные и демонстрационные материалы) непосредственно на ресурсах SAP ERP (Business Market Place).
  • Своевременное и качественное обучение  и постоянное повышение квалификации пользователей SAP путем создания системы дистанционного обучения.

3.4.       Несбывшиеся ожидания Заказчика по эффективности системы

Факторы, способствующие возникновению риска

Следствия

Действия, направленные на

Если хотите прочитать статью полностью и оставить свои комментарии присоединяйтесь к sapland

У вас уже есть учетная запись?

Войти